Denk klein: het hoe en waarom van kleinere vergaderingen

Stroomlijnen en vereenvoudigen: of je nu bij een kleine start-up werkt of bij een grote multinational, in 2018 richt je bedrijf zich waarschijnlijk op het slank, flexibel en aanpasbaar houden van de bedrijfsvoering. Maar terwijl je je communicatie stroomlijnt, op je budget bezuinigt en je werkprocessen optimaliseert, mag je niet vergeten om ook aandacht te besteden aan je vergaderingen.

Waarom zou je kleinere vergaderingen houden?

De voordelen van kleinere bijeenkomsten liggen voor de hand. Door je volgende bijeenkomst kleinschaliger aan te pakken, word je gedwongen om je echt te concentreren op je gastenlijst. Wie behoeften Wie moet erbij zijn? Wiens inbreng is waardevol? Wie brengt een uniek perspectief mee op de agendapunten? Door een groep sleutelfiguren uit te nodigen die allemaal belang hebben bij de uitkomst van de vergadering, zorg je ervoor dat de discussie goed onderbouwd is en op koers blijft. En niemand hoeft een vergadering uit te zitten waarbij zijn of haar inbreng niet nodig of niet relevant is – wat betekent dat niemand het gevoel heeft dat de vergadering zinloos was en tijd heeft weggenomen van dringender werk.

Kleinere vergaderingen houden de deelnemers gemotiveerd. Uit een recent onderzoek van Gallup bleek dat werknemers in kleine bedrijven (denk aan 10 mensen of minder) het meest betrokken zijn. Bovendien was de betrokkenheid bij werknemers in grotere bedrijven aanzienlijk lager. Hetzelfde geldt voor vergaderingen: hoe groter de vergadering, hoe minder kans dat de deelnemers zich persoonlijk verantwoordelijk voelen voor de voortgang of de resultaten ervan.

En, simpel gezegd, kleinere vergaderingen verlopen meestal sneller en zijn constructiever. Als er minder mensen aan het woord zijn, verloopt de discussie vlotter. En een kleinere groep kan in minder tijd tot overeenstemming komen of een strategie vastleggen dan een grotere groep.

Wanneer moet je het doen?

Hoewel er heel wat vergaderingen zijn die duidelijk baat hebben bij een kleinere opzet, zoals brainstormsessies en strategische vergaderingen, zijn er ook vergaderingen waarbij een kleinere opzet juist contraproductief kan zijn. Teamupdates en sessies om informatie te delen, waarbij de communicatie vooral in één richting gaat, zijn niet de beste kandidaten voor een kleinere deelnemersgroep.

Hoe doe je dat?

Hoe klein moet zo’n kleine vergadering dan eigenlijk zijn? De Het magische aantal is zeven deelnemers, plus of min één of twee. Bij minder dan vijf kan het lastig zijn om energie en enthousiasme in je gesprekken te brengen; bij meer dan negen is de kans groot dat niet iedereen de kans krijgt om een zinvolle bijdrage te leveren. Of je kunt altijd de ‘Twee-pizza-regel’ van Jeff Bezos in gedachten houden: de CEO van Amazon is een bekend voorstander van kleine vergaderingen en gelooft naar verluidt dat als er meer dan twee pizza’s nodig zijn om iedereen bij een vergadering te voeden, de vergadering te groot is. Je hoeft natuurlijk niet echt twee pizza’s te bestellen om de regel toe te passen… maar het kan geen kwaad!

Omgaan met de verandering

Ook al zijn de voordelen van kleinere vergaderingen duidelijk, als je bij een bedrijf werkt waar grotere vergaderingen de norm zijn, moet je misschien wat tactvol te werk gaan als je het aantal deelnemers wilt verminderen. Je moet voorkomen dat er ego’s gekwetst worden, terwijl je tegelijkertijd de communicatie soepel laat verlopen.

Vertel je team dat er een verandering in de vergadercultuur op komst is, en leg duidelijk uit waarom die verandering nodig is. Zo zal iemand die plotseling niet meer wordt uitgenodigd voor een vergadering waar hij of zij normaal gesproken bij is, het niet persoonlijk opvat.

Wees strategisch met je uitnodigingslijst. Nodig iemand niet automatisch uit alleen omdat hij of zij een hoge functie bekleedt. Streef naar diverse perspectieven en vermijd het uitnodigen van deelnemers die alleen maar bestaande meningen zullen versterken. En nodig niet steeds dezelfde kleine groep uit voor elke bijeenkomst: zorg voor wat afwisseling!

Zorg voor een duidelijke communicatiestrategie. Verspreid de notulen en de uitkomsten van vergaderingen meteen en zorg ervoor dat de deelnemers aan de vergadering snappen dat ze ervoor verantwoordelijk zijn om de inhoud van de vergadering door te geven aan de rest van het team.

Een kleine stap…

Overweeg eens om je volgende vergadering wat kleinschaliger te houden: de kans is groot dat die dan korter, productiever en boeiender wordt. En als dat je nog niet overtuigt, dan misschien dit wel: bij een kleine vergadering hoef je niet te vechten om dat laatste stukje pizza!