Noodvergaderingen van de raad van bestuur: waarom flexibiliteit en dynamiek cruciaal zijn

De afgelopen weken zie ik steeds meer nieuwsberichten, LinkedIn-posts en tweets over ontslagen bij bedrijven in alle sectoren, van elke omvang en overal. Sommige sectoren worden echter harder getroffen dan andere. Neem bijvoorbeeld de reisbranche. Grote hotelketens moeten duizenden werknemers tijdelijk naar huis sturen, terwijl andere bedrijven massale ontslagen moeten doorvoeren om in deze onzekere tijden slank en operationeel te blijven. Sommige bedrijven zetten hun werknemers zelfs voor langere tijd op onbetaald verlof.

Dit zijn allemaal ontzettend moeilijke beslissingen voor het topmanagement en de raad van bestuur. Niemand, ikzelf incluis, wil hierover oordelen. Maar om tot die moeilijke beslissingen te komen, moesten er spoedvergaderingen van de raad van bestuur worden gehouden — die allemaal onvermijdelijk virtueel moesten plaatsvinden. Gezien de regelgevings- en nalevingsproblemen waar veel raden van bestuur mee te maken hebben, is de De SEC heeft onlangs richtlijnen gepubliceerd om beursgenoteerde bedrijven, beleggingsmaatschappijen en aandeelhouders te helpen hun bestuursvergaderingen virtueel te houden in de nasleep van de coronapandemie. Dat is dus goed nieuws en een stap in de goede richting.

Maar het is helaas zo dat de werkwijze bij bestuursvergaderingen doordrenkt is van ouderwetse tradities die archaïsch en contra-intuïtief lijken in de digitale omgeving waarin we leven en werken. Maar hoe goed zijn bestuursleden er nu op voorbereid om zich aan te passen in deze tijd van COVID-19? Wat staat hen op dit moment in de weg? Zou technologie het doorslaggevende verschil kunnen zijn tussen overleven en mislukken na de crisis?

Om deze vragen te beantwoorden, heb ik gesproken met Ben Kepes, directeur van Diversity Ltd. Naast zijn bestuursfuncties bij allerlei organisaties is hij ook analist in de tech-sector en heeft hij artikelen geschreven voor grote bladen zoals GigaOm en Lezen en schrijven. Tijdens de Covid-19-pandemie zet zijn bedrijf, Cactus Outdoor, de hele fabriek in voor de productie van hun mondkapje, gemaakt in Nieuw-Zeeland van wol en biologisch katoen.

Hier zijn wat fragmenten uit ons gesprek.

Hoe verloopt het traditionele proces voor het organiseren van een bestuursvergadering? Hoe lang kan het duren om alle bestuursleden op één lijn te krijgen en het eens te worden over een datum, tijdstip en agenda?

Ben: Voor de meesten van ons die tegenwoordig aan onze digitale en mobiele apparaten gekluisterd zitten, is het proces van bestuursvergaderingen organiseren is behoorlijk ouderwets en inefficiënt. Meestal begint het ermee dat je aan het begin van het jaar om de tafel gaat zitten om alvast voor de komende 12 maanden geschikte data voor vergaderingen vast te leggen. Oh, en had ik al gezegd dat dit meestal met pen en papier gebeurt? Omdat zoveel bedrijven op dit moment voor belangrijke en moeilijke beslissingen staan – en ze moeten die snel nemen – werkt dit verouderde proces gewoon niet als je in een crisissituatie zit.

Daarnaast kan het soms een eeuwigheid duren (zo voelt het tenminste) voordat de bestuursleden het eens worden over een dag en tijdstip die voor iedereen uitkomen. En omdat ze zo hoog in de organisatie zitten (en hun verantwoordelijkheden enorm veel gewicht en invloed hebben), kan hun beschikbaarheid zomaar ineens veranderen. Dit zorgt voor nog meer vertraging bij het organiseren van spoedvergaderingen van de raad van bestuur – en leidt vaak zelfs tot afzeggingen. Afgezegde bestuursvergaderingen zijn een luxe die geen enkel bedrijf zich op dit moment kan veroorloven.

Zou dit uiteindelijk kunnen leiden tot vertragingen bij het bespreken en oplossen van belangrijke onderwerpen of kwesties die de bedrijfsgroei en het rendement op de investering (ROI) positief of negatief kunnen beïnvloeden?

Ben: Het gaat er eigenlijk om hoe goed bestuur eruitziet voor een dynamische organisatie die haar weg probeert te vinden in een veranderende omgeving. Het idee dat raden van bestuur van techbedrijven verouderde vergaderprocessen en -methoden gebruiken, is tegenstrijdig. Dat zegt veel over hun vermogen om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden. Op dit moment hangt het voortbestaan of de ondergang van raden van bestuur af van hun wendbaarheid en aanpassingsvermogen.

De trieste realiteit is dat bestuursleden soms hun taken niet nakomen door vertragingen en inefficiëntie als gevolg van agendaconflicten. Voor iedereen die in een raad van bestuur zit, is het van cruciaal belang om je manier van werken aan te passen en bepaalde tools zoals Doodle en Zoom te gebruiken. Die maken het makkelijk en efficiënt om die spoedvergaderingen te plannen die uiteindelijk kunnen bepalen of je deze onzekere tijden goed doorkomt.

Ik heb Doodle bij drie of vier traditionele besturen geïntroduceerd Ik zit erbij. Het heeft een enorme impact gehad op hun vermogen om ad-hoc- en spoedvergaderingen te plannen en te houden (zoals zoveel organisaties op dit moment moeten doen). Maar voor de besturen die het nog op de ouderwetse manier doen, kan het niet optimaal benutten van technologie en tools zoals Doodle en Zoom ertoe leiden dat bestuursvergaderingen simpelweg niet doorgaan.

Het gevaar dat er geen spoedvergaderingen van de raad van bestuur worden gepland, is reëel en ernstig. Het zorgt ervoor dat organisaties als een stuurloos schip door onstabiele situaties moeten laveren. Dit is geen haalbaar scenario in noodsituaties, zoals de huidige coronacrisis. Het bestuur moet snel kunnen reageren, aangezien de situatie dagelijks verandert. Het is dus van cruciaal belang dat besturen snel, effectief en regelmatig communiceren. Hier spelen tools voor werken op afstand, zoals Doodle Zoom, een sleutelrol om dat mogelijk te maken.

Denk je dat slecht geleide bestuursvergaderingen direct invloed kunnen hebben op hoe een organisatie omgaat met (en het doorstaat) een noodsituatie of crisis? Kun je daar wat meer over vertellen?

Ben: Absoluut. Dit is een tijd waarin mensen regelmatig bij elkaar moeten komen en snel beslissingen moeten nemen in een voortdurend veranderende omgeving. Een bestuur dat niet in realtime op die veranderingen kan reageren, komt deze crisis (of welke andere crisis dan ook) niet door – of houdt het helemaal niet vol.

De meeste raden van bestuur, vooral bij beursgenoteerde bedrijven, werken in een sterk gereguleerde omgeving (zoals Sarbanes-Oxley, de EU-AVG, enz.). Er zijn dus heel wat wettelijke verplichtingen waar je rekening mee moet houden als het om compliance gaat. Maar het probleem is dat raden van bestuur vaak volgens een 90/10-verhouding werken: 90% gericht op compliance en 10% op bedrijfsstrategie. Te midden van de huidige coronacrisis is deze verhouding niet houdbaar en ook niet toekomstbestendig.

Voor goed bestuur hebben besturen een agenda, een tijdschema, doelen, resultaten, bestuursdocumenten en andere essentiële elementen nodig. Maar als al die ‘rommel’ uiteindelijk een belemmering vormt voor het bestuur om strategisch te denken en te handelen, of zelfs irrelevant is, dan mist het in ieder geval de kern van crisisaanpak. Wat ik heb gemerkt, is dat wanneer een raad van bestuur integreert technologieën en tools zoals Doodle en Zoom in hun werkwijze, kun je het zien als een maatstaf om te bepalen of een raad van bestuur toekomstbestendig en geschikt is voor zijn taak. Dat is nu belangrijker dan ooit.

Wat is één tip die je zou geven aan besturen die ineens haastig spoedvergaderingen moeten organiseren?

Ben: Bijna elke raad van bestuur waar ik in zit, komt minstens één keer per week bijeen (en sommige zelfs dagelijks). Dat kunnen korte updates van 30 minuten zijn, of juist diepgaande gesprekken die wel een paar uur kunnen duren. Zelfs organisaties die op dit moment potentieel grote groeikansen hebben (zoals e-commerce, bezorgdiensten, logistiek, magazijn/distributie) moeten snel kunnen reageren op veranderende situaties. Dat betekent dat bestuursleden constant op de hoogte moeten blijven. Maar als ze niet de de juiste middelen om contact te leggen, af te spreken en af te stemmen met andere bestuursleden, beleggers en aandeelhouders, dan hebben ze grotere problemen aan hun hoofd.

Er zijn twee cruciale kenmerken van een goed bestuursprogramma: aanpassingsvermogen en dynamiek. Een belangrijk onderdeel daarvan is dat je op ad-hocbasis vergaderingen kunt inplannen. Elke organisatie besteedt tegenwoordig veel tijd aan het praten over digitale transformatie. Maar veel topmanagers (en besturen) zien dit vooral als iets dat draait om de klantervaring en verkoopcontactmomenten. Het is echter veel meer dan dat en heeft betrekking op elk onderdeel van hoe een organisatie werkt. Besturen die tools gebruiken zoals Doodle en Zoom Op bestuursniveau is dit nog een voorbeeld van digitale transformatie. Als een bestuur geen digitale mentaliteit laat zien, hoe kan het dan verwachten dat de organisatie een crisis overleeft, laat staan groeit nadat de crisis voorbij is?

Bekijk deze video om van dichtbij te zien hoe de Doodle-Zoom-integratie precies werkt – en hoe het je bestuur kan helpen om binnen enkele minuten spoedvergaderingen te organiseren.