De stand van zaken op het gebied van vergaderen in 2019

In een nieuw rapport van Doodle, ’s werelds toonaangevende platform voor afsprakenplanning, zijn meer dan 6.500 professionals in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en de VS ondervraagd en zijn 19 miljoen afspraken geanalyseerd die in 2018 via het platform zijn gemaakt.

• De gemiddelde professional zit drie uur per week in vergaderingen – wat betekent dat tweederde van alle vergaderingen overbodig is of tijdverspilling

• In totaal gaan er het komende jaar 24 miljard uur verloren aan zinloze vergaderingen

• Meer dan een derde (37%) van de professionals vindt dat onnodige vergaderingen de grootste kostenpost voor hun organisatie vormen

• 76% van de professionals geeft de voorkeur aan persoonlijke ontmoetingen boven telefoongesprekken of videochats

• De ochtend is veruit het beste moment om een vergadering te houden – 70% van de professionals geeft de voorkeur aan vergaderingen tussen 8.00 en 12.00 uur

Het online planningsplatform Doodle kondigt vandaag de lancering aan van zijn uitgebreide Doodle Meeting Report 2019, een gloednieuw, diepgaand overzicht van de huidige stand van zaken rond vergaderingen op de werkplek, gebaseerd op eigen gegevens en nieuw onderzoek onder 6.026 professionals in het Verenigd Koninkrijk, Duitsland en de VS.

Doodle wordt elke maand door meer dan 30 miljoen mensen gebruikt bij bedrijven als Apple, Google en Amazon en is wereldwijd marktleider op het gebied van online planning. Het rapport biedt een uitgebreid overzicht van de tijd die verloren gaat aan afgezegde of overbodige vergaderingen, inefficiënte werkwijzen en de voorkeursmethoden voor vergaderen, en bevat commentaar van deskundigen, waaronder organisatiekundigen en psychologen.

De belangrijkste bevindingen zijn onder meer:

Slecht georganiseerde vergaderingen hebben een grote invloed op de winst

Slecht georganiseerde vergaderingen kosten bedrijven elk jaar enorm veel tijd en geld. Werknemers in het VK, Duitsland en de VS zitten elke week twee uur vast in zinloze vergaderingen, wat neerkomt op 13 dagen per jaar. De gemiddelde werknemer heeft drie vergaderingen per week, die gemiddeld een uur duren. Proportioneel gezien vinden werknemers dat tweederde van de vergaderingen die ze bijwonen, overbodig is.

De kosten van slecht georganiseerde vergaderingen worden het sterkst gevoeld in het VK, waar 40% van de professionals dit ziet als de grootste kostenpost voor hun organisatie, vergeleken met 38% in Duitsland en 34% in de VS. Doodle heeft ook de cumulatieve jaarlijkse kosten, in tijd en uren, berekend voor bedrijven in de onderzochte landen*:

Als we dieper ingaan op de specifieke persoonlijke gevolgen, gaf meer dan een kwart (26%) aan dat slecht georganiseerde vergaderingen hun relatie met klanten beïnvloeden, terwijl anderen vinden dat ze voor verwarring zorgen op de werkvloer (43%) en hun vermogen om hun werk daadwerkelijk te doen belemmeren (44%).

Dit wordt ondersteund door de bevinding dat een derde (33%) van de professionals merkt dat ze bij de meeste vergaderingen waar ze aan deelnemen geen bijdrage kunnen leveren – wat erop wijst dat te veel uitnodigingen een grote verspilling van tijd op het werk zijn.

Doodle heeft meer dan 19 miljoen vergaderverzoeken en reacties daarop geanalyseerd om te bepalen hoe lang het gemiddeld duurt voordat iemand op een uitnodiging voor een vergadering reageert. Daarbij zijn de landen met de meest en minst efficiënte manier van vergaderingen plannen in kaart gebracht:

Het meest efficiënt

• Italië – 5 uur en 24 minuten

• Polen – 5 uur en 30 minuten

• Israël – 5 uur en 48 minuten

Minst efficiënt

• Zweden – 10 uur en 18 minuten

• Zwitserland – 10 uur en 30 minuten

• Frankrijk – 10 uur en 45 minuten

Paul Axtell, schrijver van „Meetings Matter“ opmerkingen over de gevolgen van slecht georganiseerde vergaderingen:

“De gevolgen van slechte vergaderingen hebben ook invloed op het gedrag van mensen zelf. Als ze het gevoel hebben dat een vergadering niet werkt voor hen, gaan ze uiteindelijk ander werk meenemen en aan het multitasken slaan, in plaats van zich op het gesprek te concentreren.”

Medewerkers zijn ook degenen die de minder voor de hand liggende kosten van slechte vergaderingen betalen, doordat ze niet helemaal op de hoogte zijn en niet goed georganiseerd zijn. Daardoor moeten ze soms werk mee naar huis nemen, waardoor ze niet kunnen ontspannen en tot rust komen. Op korte termijn kunnen mensen deze problemen wel even doorstaan, maar op lange termijn betalen ze een hoge prijs door de extra stress."

Persoonlijk is het beste

Hoewel we dankzij de technologie overal ter wereld aan vergaderingen kunnen deelnemen, geven we nog steeds duidelijk de voorkeur aan persoonlijke ontmoetingen.

76% van de ondervraagde professionals noemde dit als hun favoriete vorm, terwijl andere methoden laag scoorden:

• Telefonische vergaderingen – 7%

• Videogesprekken – 5%

• Instant messaging – 4%

Toen ze werden gevraagd naar de voordelen van persoonlijke ontmoetingen, waren de respondenten duidelijk over de onmiskenbare voordelen van een persoonlijke ontmoeting:

• 95% van de professionals vindt ook dat persoonlijke ontmoetingen een effectieve manier waren om relaties op het werk op te bouwen

• minder dan de helft (47%) zei hetzelfde over instant messaging

Steven Rogelberg, Chancellor’s Professor en hoogleraar management aan de Universiteit van North Carolina, en auteur van ‘The Surprising Science of Meetings’ opmerkingen over deze bevinding:

“Onderzoek naar vergaderingen is echt superbelangrijk. Er is misschien geen enkele andere werkactiviteit die zo vaak voorkomt, en waar toch zo veel over geklaagd wordt.

“Hoewel het dankzij de technologie steeds makkelijker is geworden om op afstand bij elkaar te komen – en dat is natuurlijk een goede zaak – heeft het toch iets heel bijzonders als mensen daadwerkelijk bij elkaar komen om elkaar persoonlijk te ontmoeten. De communicatie is dan vaak rijker en genuanceerder, omdat er zoveel verbale en non-verbale signalen zijn. Deze extra dimensies zorgen niet alleen voor een dieper begrip, maar helpen ook om relaties daadwerkelijk te versterken, omdat de intentie achter de communicatie makkelijker te doorgronden is en je je er beter in kunt inleven, waardoor misverstanden wat makkelijker te voorkomen zijn. In tegenstelling tot een virtuele vergadering, waar je je makkelijker op de achtergrond kunt verstoppen en aan andere dingen kunt werken, zorgen persoonlijke ontmoetingen meestal voor meer verantwoordelijkheid en betrokkenheid.”

Wat maakt een vergadering goed of slecht?

De deelnemers werden ook gevraagd wat een goede of slechte vergadering maakt. Uit de resultaten blijkt dat een duidelijke opzet essentieel is voor een goede vergadering, terwijl afleidend of inefficiënt gedrag vergaderingen in de weg staat:

Wat maakt een vergadering nou eigenlijk goed?

• Duidelijke doelen stellen – 72%

• Een duidelijke agenda opstellen – 67%

• Dat er niet te veel mensen in de kamer zijn – 35%

Wat maakt een vergadering slecht?

• Mensen die tijdens vergaderingen bellen of sms’en – 55%

• Deelnemers die elkaar onderbreken – 50%

• Mensen die niet luisteren naar wat anderen te zeggen hebben – 49%

• Mensen die te laat komen of te vroeg weggaan – 49%

• Mensen die heel lang over koetjes en kalfjes praten – 46%

Dr. Sankalp Chaturvedi, universitair hoofddocent Organisatiegedrag en Leiderschap aan het Imperial College London, geeft zijn mening over wat een goede vergadering is:

“Het geheim van een geslaagde en tijdsefficiënte vergadering is een goede voorbereiding. De agenda mag niet te lang zijn. Anders loop je het risico dat je te veel tijd kwijt bent aan de eerste punten en dat de latere punten overhaast worden afgehandeld. De agenda moet ruim van tevoren worden rondgestuurd, inclusief de doelen van de vergadering en wat er verwacht wordt, en specifieke details over de onderwerpen en de tijdsindeling.”

Gabriele Ottino, CEO van Doodle, zegt hierover:

“Iedereen kent wel de ellende van saaie, zinloze vergaderingen. Ze komen elke dag voor, maar het cumulatieve effect is eerlijk gezegd schokkend! Als je niet van plan bent om de efficiëntie van vergaderingen binnen je organisatie te verbeteren, verspil je enorm veel geld en tijd. Veel organisaties zullen hieronder lijden door een nonchalante aanpak bij het plannen en leiden van vergaderingen, en dan met name die 25% van de professionals die gemiddeld vijf of meer vergaderingen per week hebben.

We hebben dit rapport laten maken omdat we beter wilden begrijpen wat een slechte vergadering nou eigenlijk is, en hoe dat dagelijks invloed heeft op mensen. Het positieve is dat er achter die enorme financiële gevolgen simpele problemen schuilgaan die makkelijk opgelost kunnen worden. Dingen als een duidelijke agenda opstellen, alleen relevante mensen uitnodigen en goed plannen zijn makkelijk te doen, en als we ons aan deze principes houden, is er een duidelijke kans om flink te besparen, verspilde tijd te verminderen en de ergernis bij medewerkers te verminderen – waar iedereen baat bij heeft.”