वैश्विक कार्यस्थल में बैठकों का समय निर्धारण

हमारा काम करने का तरीका बदल गया है और यह सिर्फ कोविड-19 के कारण नहीं है। पिछले दशक में, तकनीकी प्रगति - जैसे कि बेहतर वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग और अनुसूचीकरण ऐप्स  - दुनिया भर के सहकर्मियों के साथ काम करना पहले से कहीं ज़्यादा आसान कर दिया है।

हालाँकि, वह सहजता अपने साथ अपनी चुनौतियाँ भी लाती है। आप कैसे अपॉइंटमेंट तय करें जब लोग दुनिया भर में फैले हों तो क्या एक बड़े समूह के साथ काम करना मुश्किल होता है? या क्या आपको किसी को नाराज़ होने से बचाना पड़ता है क्योंकि आपका काम करने का तरीका उनके तरीके से अलग है? आइए कुछ समस्याओं पर नज़र डालें जो एक अंतरराष्ट्रीय कार्यालय में काम करने के साथ आती हैं और हम उन्हें कैसे दूर कर सकते हैं।

मीटिंग समय क्षेत्र योजना 

अगर आपने कभी किसी अंतरराष्ट्रीय कार्यालय में काम किया है, तो आप जानते हैं बैठकों का प्रबंधन विभिन्न समय क्षेत्रों में काम करना वास्तव में सिरदर्द हो सकता है। चाहे आप लंदन में एक सहकर्मी के साथ कॉल शेड्यूल करने की कोशिश कर रहे हों या सिडनी में किसी क्लाइंट से संपर्क कर रहे हों, यह समझना सभी के लिए सबसे अच्छा समय पहले तो आप एक साथ क्यों हैं, इस वजह से भी ज़्यादा जटिल महसूस हो सकता है।

लेकिन तनाव न लें, घबराएँ नहीं या अपना लैपटॉप पास की दीवार पर न फेंकें। थोड़ी सी योजना और सही उपकरणों के साथ, समय क्षेत्रों का प्रबंधन यह बहुत आसान हो सकता है। आपकी मदद के लिए यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं:

सचेत रहें. हमेशा याद रखें कि जो आपके लिए काम करता है, वह जरूरी नहीं कि हर किसी के लिए काम करे। सुनिश्चित करें कि आप पहले से योजना बनाएँ और सोचें कि आपकी बैठक में किसे शामिल होना चाहिए। एक बार जब आपको पता चल जाए कि आप कर सकते हैं एक पोल बनाएं जो विभिन्न समय क्षेत्रों को ध्यान में रखता है। पर्याप्त विकल्प प्रदान करें और आपको निश्चित रूप से उपयुक्त समय मिल जाएगा।

स्पष्ट अपेक्षाएँ निर्धारित करेंयदि आप यह सुनिश्चित कर लें कि बैठक में क्या हासिल करना है, इसकी अवधि सहित, यह सभी को अनुमति देगा कि पहले से योजना बनाएँ और अपने दिन उनके अनुकूल समायोजित करें। यदि आप एलए में हैं, तो बर्लिन में सहकर्मियों के साथ होने वाली बैठक को आपकी शाम का समय लेना पड़ेगा, इसलिए उन्हें यह बताएं कि आपको कितना समय चाहिए और आप किन विषयों पर चर्चा करना चाहते हैं, ताकि वे उस शाम के लिए पर्याप्त समय आरक्षित कर सकें।

ब्रेक लेने का ध्यान रखेंबिंदु आम तौर पर ब्रेक के प्रति सचेत रहना महत्वपूर्ण है, लेकिन दुनिया भर के लोगों से मिलने पर यह और भी अधिक जरूरी हो जाता है। जो आपके लिए सुबह की शुरुआती बैठक हो सकती है, वह किसी और के लिए देर रात की हो सकती है। वे पहले से ही अधिक थके हुए हो सकते हैं और लंबे समय तक ध्यान केंद्रित करने में कम सक्षम हो सकते हैं। सभी को बोलने के लिए प्रोत्साहित करें और यदि बैठक उनकी गति से बहुत तेज़ चल रही हो तो विराम मांगने के लिए कहें। सही तरीके से उपयोग किए जाने पर ब्रेक अधिक उत्पादक बैठक सुनिश्चित करेंगे।

सांस्कृतिक प्रभाव

प्रौद्योगिकी ने शायद हमारे लिए इसे आसान बना दिया है कहीं भी मिलें, लेकिन एशिया से यूरोप और उत्तरी अमेरिका तक व्यापारिक संस्कृति में बहुत भिन्नता होती है।

के लिए व्यावसायिक कार्यकारी और सीईओ अंतरराष्ट्रीय स्तर पर काम करते समय, संचार से लेकर शिष्टाचार तक, बाधाओं का एक खतरनाक जाल बिछा होता है, और यदि आप सहकर्मियों और ग्राहकों के साथ मजबूत संबंध बनाना चाहते हैं तो इन सभी को सही ढंग से पार करना महत्वपूर्ण है।

बैठक से पहले, यह समझने के लिए समय निकालें कि जिन लोगों से आप मिल रहे हैं, उनकी संस्कृति आपकी अपनी संस्कृति से कैसे भिन्न है। इसमें किसी विशेष क्षेत्र की विशिष्ट रीति-रिवाज़ों या परंपराओं पर शोध करना, अपनी संचार शैली और लहजे को अनुकूलित करना या एक एक-से-एक बैठक अपने कार्यालय में किसी ऐसे व्यक्ति के साथ काम करें जिसके पास प्रासंगिक जीवन अनुभव हो। इसे अपने ज्ञान आधार और व्यक्तिगत विकास को बढ़ाने का एक शानदार तरीका समझें।

बैठक के दौरान, तैयारी में आपने जो ऊर्जा खर्च की है, उसे बर्बाद न करें। विभिन्न काम करने के तरीकों के प्रति सम्मान दिखाना और खुले विचारों वाला होना महत्वपूर्ण है। रूढ़ियों और पूर्वधारणाओं से बचें और यदि भाषा की बाधाएँ उत्पन्न हों तो धैर्य रखें। कुछ वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण यह लाइव अनुवाद की सुविधा प्रदान करता है, लेकिन अपने प्रारंभिक चरण में यह समाधान प्रदान नहीं कर सकता। यदि आपको लगता है कि संचार में समस्या हो सकती है, तो बैठक को सुगम बनाने में मदद के लिए एक पेशेवर दुभाषिया नियुक्त करने पर विचार करें।

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि सांस्कृतिक अंतर चुनौतीपूर्ण हो सकते हैं, लेकिन वे सीखने और विकसित होने का एक बड़ा अवसर भी हैं। सचेत रहें और यह समझने का प्रयास करें कि हर कोई आपके जैसे काम नहीं करेगा और न ही आपके जैसे जीएगा।

बैठक के बाद, उन मतभेदों को न भूलें। आप कैसे सहकर्मियों या ग्राहकों से संपर्क बनाए रखें वे अलग हो सकते हैं। उनके काम करने के तरीकों को समझना सुनिश्चित करें और उसी के अनुसार अपना फॉलो-अप तैयार करें।

सही उपकरणों का उपयोग

आपके पास उपलब्ध तकनीक की अच्छी समझ और एक मजबूत इंटरनेट कनेक्शन होना महत्वपूर्ण है। वैश्विक बैठकों में महारत.

चाहे आप एक व्यापारिक नेता या उद्यमीआपके पास जो समय है वह सीमित है और आपको इसका अधिकतम लाभ उठाना चाहिए। सही उपकरणों का उपयोग करना आपका गेम-चेंजर है।

अनुसूचीकरण सॉफ़्टवेयरबिंदु जैसे उपकरण Doodle चाहे आपके प्रतिभागी कहीं भी हों, प्रबंधन बैठकों को आसान बनाएं। बुकिंग पेज और ग्रुप पोल उदाहरण के लिए, यह टाइम ज़ोन को स्वचालित कर सकता है, निमंत्रण और अनुस्मारक भेज सकता है और एक ऐसी प्रक्रिया को जिसे आसानी से आपका पूरा दिन लग सकता है, मिनटों में पूरा कर सकता है।

वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग. वहाँ कई अलग-अलग विकल्प मौजूद हैं, लेकिन असली तरकीब यह है कि आप अपने लिए सबसे उपयुक्त विकल्प खोजें और आपके कार्यप्रवाह में एकीकृत होता है सुचारू रूप से।

सहयोग. यदि आपकी टीमें दुनिया भर में फैली हुई हैं, तो एक साथ काम करने का तरीका खोजना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। जैसे उपकरण धीमा यह संचार को प्रासंगिक बनाए रखने में मदद कर सकता है और एक ही कमरे में न होने पर भी एक साथ काम करना आसान बना सकता है।

अनुवाद. वे कॉपी तैयार करने के लिए उपयुक्त नहीं हो सकते, लेकिन बैठक में मदद करने के लिए Deepl जैसे उपकरण भाषा की बाधाओं को पार करने में मदद कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि बैठक समाप्त हो सके। कार्रवाई योग्य परिणाम.