समय क्षेत्रों के पार बैठक निर्धारित करना

हाल की रिपोर्टों से पता चलता है कि संगठन खर्च करते हैं पंद्रह प्रतिशत तक उनके सामूहिक समय का जो वे बैठकों में बिताते हैं। यह आँकड़ा वरिष्ठ प्रबंधन के लिए 50 प्रतिशत तक बढ़ जाता है। इसके बावजूद, कार्यकारी 67 प्रतिशत से अधिक बैठकों को असफल मानते हैं और 92 प्रतिशत तक उत्तरदाताओं ने बैठक के दौरान एक साथ कई काम करने की बात स्वीकार की है। ये आँकड़े स्पष्ट रूप से बताते हैं कि बैठकों को जल्दी से निर्धारित करना इतना चुनौतीपूर्ण क्यों हो सकता है। संक्षेप में, लोग इनके लिए उतने उत्साहित नहीं हैं। यदि आप किसी कार्यक्रम के लिए बैठक समय निर्धारित करने के प्रभारी हैं, तो अन्य लोग शायद आपके काम से ईर्ष्या नहीं करते। इसे और भी जटिल बनाने वाली बात यह है कि बैठक को विभिन्न समय क्षेत्रों (टाइम ज़ोन) में निर्धारित करने का प्रयास करना।

महामारी के आगमन के बाद से, दूरस्थ कार्य अपवाद के बजाय एक सामान्य प्रवृत्ति बनता जा रहा है। डिजिटल नोमैड्स मुख्यधारा में आ चुके हैं और कंपनियों के पास अंतरराष्ट्रीय स्तर पर फैली कार्यबल होने की संभावना काफी बढ़ गई है। एक मीटिंग प्लानर के रूप में, सभी के लिए उपयुक्त समय और तारीख ढूंढना लगभग उतना ही समय लेने वाला हो सकता है जितना कि मीटिंग खुद। यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं जो आपका काम आसान बना सकते हैं।

1. अनुसूची में ओवरलैप की जाँच करें

पहले तो यह स्वयंसिद्ध लग सकता है, लेकिन यह आपके प्रतिभागियों के बीच टकराव पैदा किए बिना शेड्यूलिंग विंडो को सीमित करने का एक बहुत ही बढ़िया तरीका हो सकता है। जब आप विभिन्न समय क्षेत्रों में बैठक कर रहे होते हैं, तो आपके प्रतिभागियों के कार्यदिवस का केवल एक हिस्सा ही सामान्य होता है। इस ओवरलैप से अवगत रहने से आप सभी की उपलब्धता के अनुसार बैठक का समय तय करना आसान हो जाएगा।

2. मीटिंग शेड्यूलर का उपयोग करें

परंपरागत रूप से, लोग चर्चा के माध्यम से बैठकें निर्धारित करने की कोशिश करते हैं। इससे अक्सर ईमेल थ्रेड में लंबी-चौड़ी आदान-प्रदान होती है, जिसमें प्रतिभागी अपनी पसंदीदा समय के लिए जोर लगाते हैं। हालांकि, जब विभिन्न समय क्षेत्रों में बैठक समन्वयित करनी हो, तो ईमेल या चैट के माध्यम से ऐसा करना न केवल अप्रभावी होता है, बल्कि यह उल्टा भी पड़ सकता है। Doodle का ऑनलाइन शेड्यूलिंग टूल, उदाहरण के लिए, एक कार्यक्रम निर्धारित करने की प्रक्रिया का अधिकांश भाग स्वचालित कर देता है, इसे तक लाता है मिनट.

३. सभी को अपनी बात रखने दें

बैठक का समय तय करने पर सहमति बनाने का एक बड़ा हिस्सा यह सुनिश्चित करना है कि सभी को अपनी प्राथमिकताओं का प्रस्ताव रखने का मौका मिला हो। एक ऑनलाइन सर्वेक्षण यह करने का आदर्श तरीका है। Doodle के मीटिंग टाइम प्लानर में सर्वे फीचर अंतर्निहित है। आप अपने प्रतिभागियों के लिए पूर्व-चयनित समय स्लॉट्स का एक समूह उपलब्ध करा सकते हैं। फिर उनमें से प्रत्येक को उस स्लॉट के लिए अपना वोट डालने का अवसर मिलता है जो उन्हें सबसे अधिक उपयुक्त लगे। एक बार सभी वोट डाले जाने के बाद, परिणाम सभी के देखने के लिए उपलब्ध हो जाते हैं। इससे मीट शेड्यूलिंग की जिम्मेदारी प्रतिभागियों पर वापस आ जाती है, जिससे किसी एक व्यक्ति पर दबाव कम हो जाता है।

4. सुनिश्चित करें कि आपके कैलेंडर सिंक किए गए हैं

यदि आप किसी मीटिंग को होने से बहुत पहले ही निर्धारित कर लेते हैं, तो हो सकता है कि समय आने पर लोग उसे याद न रखें। समय स्लॉट तय करने के बाद अंतिम कदम यह है कि मीटिंग का समय सभी प्लानर्स और कैलेंडर्स पर सिंक कर दिया जाए ताकि यह पक्का हो जाए। यदि आप Doodle उपयोगकर्ता हैं, तो इसे करने का एक शानदार तरीका है कि आप अपने ऑनलाइन कैलेंडर को अपने Doodle खाते से एकीकृत कर लें। इस तरह, जब आप मिलने का समय तय कर लेते हैं, तो यह आपके कैलेंडर पर चिह्नित हो जाता है और आपको इसके बारे में और चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आपके सहभागी अलग-अलग जगहों से जुड़ रहे हों और सभी के कैलेंडर बैठक को स्थानीय समय में दिखा सकते हैं।

समय क्षेत्रों के पार बैठक निर्धारित करते समय महत्वपूर्ण बात यह है कि ऐसी व्यवस्था का उपयोग किया जाए जो समय-निर्धारण की प्रक्रिया को आसान बना दे। आप चाहते हैं कि लोग बैठक का इंतजार करें, न कि इस बात से परेशान हों कि उन्हें इसमें शामिल होने के लिए अतिरिक्त प्रयास करना पड़ा।

हर महीने 30 मिलियन से अधिक लोग अपनी बैठकें निर्धारित करने के लिए Doodle पर भरोसा करते हैं, क्योंकि Doodle इसे परेशानी-मुक्त और त्वरित बनाता है। Doodle का मीटिंग टाइम प्लानर आपके लिए समय-निर्धारण को सकारात्मक रूप से आसान कैसे बनाता है, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए इसकी ब्राउज़ करें। विशेषताएँ या बस हमसे संपर्क करेंहमें आपकी शुरुआत करने में मदद करने में खुशी होगी।