Planifier une réunion sur plusieurs fuseaux horaires

Selon des rapports récents, les organisations passent jusqu'à 15 % de leur temps collectif en réunions. Cette statistique grimpe à 50 pour cent pour les cadres supérieurs. Malgré cela, les cadres considèrent que plus de 67 % des réunions sont des échecs et jusqu'à 92 % des personnes interrogées admettent être multitâches pendant une réunion. Ces chiffres expliquent aisément pourquoi il peut être si difficile de planifier rapidement des réunions. En un mot, les gens n'y tiennent tout simplement pas. Si vous êtes le planificateur désigné de l'heure de la réunion pour un événement, les autres n'envient probablement pas votre travail. Ce qui risque de compliquer encore plus les choses, c'est d'essayer de programmer la réunion sur plusieurs fuseaux horaires.

Depuis l'avènement de la pandémie, le travail à distance devient rapidement la norme plutôt que l'exception. Les nomades numériques sont monnaie courante et les entreprises sont beaucoup plus susceptibles d'avoir une main-d'œuvre répartie sur le plan international. En tant qu'organisateur de réunions, trouver une date et une heure qui conviennent à tout le monde peut prendre presque autant de temps que la réunion elle-même. Voici quelques conseils qui pourraient vous faciliter la tâche.

1. Vérifiez le chevauchement des horaires

Cela peut sembler évident au premier abord, mais c'est un moyen très efficace de réduire la fenêtre de programmation sans provoquer de conflit entre vos participants. Lorsque vous vous réunissez sur plusieurs fuseaux horaires, il est probable que vos participants n'aient qu'une partie de leur journée de travail en commun. En étant conscient de ce chevauchement, il vous sera plus facile de réserver une heure de réunion sur les plannings de chacun.

2. Utiliser un planificateur de réunions

Traditionnellement, les gens essaient de planifier les réunions par la discussion. Cela conduit souvent à des allers-retours interminables entre les participants qui essaient de faire valoir leurs préférences dans un fil de discussion par e-mail. Cependant, lorsque vous essayez de coordonner une réunion sur plusieurs fuseaux horaires, le faire par e-mail ou par chat n'est pas seulement inefficace, il peut aussi être contre-productif. [L'outil de programmation en ligne de Doodle (https://doodle.com/en/), par exemple, automatise une grande partie du processus de programmation d'un événement et le réduit à quelques minutes.

3. Laissez chacun s'exprimer

Une grande partie de l'accord sur l'heure de la réunion consiste à s'assurer que chacun a eu l'occasion de faire valoir ses préférences. Un sondage en ligne est le moyen idéal de le faire. Avec le planificateur de temps de réunion de Doodle, la fonction de sondage est intégrée. Vous pouvez mettre à la disposition de vos participants une série de créneaux horaires présélectionnés. Ensuite, chacun d'entre eux peut voter pour le créneau qui lui convient le mieux. Une fois tous les votes effectués, les résultats sont visibles par tous. Ainsi, la responsabilité de l'organisation de la réunion revient aux participants, ce qui permet de réduire la pression exercée par un seul individu.

4. Assurez-vous que vos calendriers sont synchronisés

Si vous programmez une réunion bien avant qu'elle n'ait lieu, il y a des chances que les gens ne s'en souviennent pas le moment venu. L'étape finale, après avoir fixé un créneau horaire, consiste à synchroniser l'heure de la réunion sur les planificateurs et les calendriers de l'ensemble de l'entreprise afin qu'elle soit gravée dans le marbre. Si vous êtes un utilisateur de Doodle, un excellent moyen de le faire est d'intégrer votre calendrier en ligne à votre compte Doodle. Ainsi, lorsque vous avez décidé d'une heure de réunion, celle-ci est inscrite sur votre calendrier et vous n'avez plus à vous en soucier. C'est particulièrement important lorsque vos participants viennent de différents endroits et que les calendriers de chacun peuvent afficher la réunion en heure locale.

L'important, lorsque vous planifiez une réunion dans plusieurs fuseaux horaires, est d'utiliser un mécanisme qui élimine le stress du processus de planification. Vous voulez que les participants attendent la réunion avec impatience et ne soient pas contrariés par le fait qu'ils aient dû faire un détour pour y assister.

Plus de 30 millions de personnes font confiance à Doodle pour organiser leurs réunions chaque mois, précisément parce que Doodle rend ce processus simple et rapide. Pour plus d'informations sur la manière dont le planificateur d'horaires de réunions de Doodle vous facilite la planification, consultez ses caractéristiques ou simplement contactez-nous. Nous serons heureux de vous aider à démarrer.