Agendamento de uma reunião através de fusos horários

Relatórios recentes sugerem que as organizações gastam até 15% de seu tempo coletivo em reuniões. Essa estatística sobe para 50 por cento para a alta administração. Apesar disso, os executivos consideram que mais de 67% das reuniões são fracassos e até 92% dos entrevistados admitem multitarefas durante uma reunião. Estes números explicam prontamente porque pode ser um desafio tão grande agendar reuniões rapidamente. Em resumo, as pessoas simplesmente não estão tão entusiasmadas com elas. Se você é o planejador designado de tempo de reunião para um evento, os outros provavelmente não o invejam por seu trabalho. O que provavelmente complicará ainda mais isto é tentar agendar a reunião através dos fusos horários.

Desde o advento da pandemia, o trabalho remoto está se tornando rapidamente a norma e não a exceção. Os nômades digitais são a regra e as empresas estão muito mais propensas a ter uma força de trabalho distribuída internacionalmente. Como planejador de reuniões, encontrar uma hora e uma data que funcione para todos pode ser quase tão demorado quanto a própria reunião. Aqui estão algumas dicas que podem tornar seu trabalho mais fácil.

1. Verificar se há sobreposição de horários

Pode parecer evidente no início, mas pode ser uma maneira muito simples de reduzir a janela de programação sem causar conflitos entre seus participantes. Quando você está se reunindo através de fusos horários, é provável que seus participantes tenham apenas parte de seu dia de trabalho em comum. Estando ciente desta sobreposição, será mais fácil para você reservar um horário de reunião para os planejadores de todos.

2. Use um Agendador de Reuniões

Tradicionalmente, as pessoas tentam agendar reuniões através de discussões. Isto muitas vezes leva a uma longa conversa com os participantes, que tentam pressionar por seus horários preferidos em um tópico de e-mail. Entretanto, quando se tenta coordenar uma reunião através de fusos horários, fazê-lo por e-mail ou chat não é apenas ineficiente, mas também pode ser contraproducente. [A ferramenta de agendamento online Doodle, por exemplo, automatiza muito do processo de agendamento de um evento, reduzindo-o para minutos.

3. Dêem a todos a sua opinião

Uma grande parte de se chegar a um acordo sobre o horário de uma reunião é garantir que todos tenham tido a chance de arremessar por suas preferências. Uma sondagem on-line é a maneira ideal de fazer isso. Com o planejador de tempo de reunião da Doodle, o recurso de pesquisa vem embutido. Você pode disponibilizar aos seus participantes uma embreagem de horários pré-selecionados. Em seguida, cada um deles pode votar no horário que melhor lhe convier. Uma vez que todos os votos são emitidos, os resultados estão lá para todos verem. Isto desloca o ônus da programação de reuniões de volta para os participantes, tirando a pressão de qualquer um deles.

4. Assegure-se de que seus calendários estejam sincronizados

Se você estiver agendando uma reunião com bastante antecedência, há uma chance das pessoas não se lembrarem dela quando chegar a hora. O último passo depois de se estabelecer em um horário é sincronizar o horário da reunião com os planejadores e calendários em toda a linha, para que seja estabelecido em pedra. Se você é um usuário do Doodle, uma ótima maneira de fazer isso é integrar seu calendário online à sua conta Doodle. Desta forma, quando você decide a hora de uma reunião, ela é marcada em seu calendário e você não precisa mais se preocupar com isso. Isto é especialmente importante quando seus participantes estão participando de diferentes lugares e os calendários de todos podem exibir a reunião na hora local.

O importante ao agendar uma reunião através de fusos horários é usar um mecanismo que retira o calor do processo de agendamento. Você quer que as pessoas estejam ansiosas para a reunião e não se aborreçam com o fato de que tiveram que sair do seu caminho para assistir à mesma.

Mais de 30 milhões de pessoas confiam no Doodle para marcar suas reuniões todos os meses, precisamente porque o Doodle o faz sem problemas e rápido. Para mais informações sobre como o planejador de tempo de reunião do Doodle facilita positivamente o agendamento de suas reuniões, navegue através de suas funcionalidades ou simplesmente contate-nos. Teremos o maior prazer em ajudá-lo a começar.