Att boka ett möte över olika tidszoner

Färska rapporter tyder på att organisationer lägger ut upp till 15 procent av sin sammanlagda tid i möten. Den siffran stiger till 50 procent för den högsta ledningen. Trots detta anser cheferna att över 67 procent av mötena är misslyckade, och upp till 92 procent av de tillfrågade medger att de gör flera saker samtidigt under ett möte. Dessa siffror förklarar tydligt varför det kan vara en sådan utmaning att snabbt boka möten. Kort sagt är folk helt enkelt inte särskilt förtjusta i möten. Om du är den som har till uppgift att planera mötestiderna för ett evenemang är det troligt att de andra inte avundas dig ditt jobb. Det som sannolikt komplicerar detta ytterligare är att försöka boka in möten över olika tidszoner.

Sedan pandemin bröt ut har distansarbete snabbt blivit normen snarare än undantaget. Digitala nomader är numera vanliga och företag har i allt högre grad en internationellt spridd personalstyrka. Som mötesplanerare kan det vara nästan lika tidskrävande att hitta en tid och ett datum som passar alla som själva mötet. Här är några tips som kan underlätta ditt arbete.

1. Kontrollera om det förekommer schemaläggningskonflikter

Det kanske verkar självklart vid första anblicken, men det kan vara ett riktigt smidigt sätt att begränsa tidsfönstret för schemaläggningen utan att det uppstår konflikter mellan deltagarna. När ni håller möten över olika tidszoner är det troligt att deltagarna bara har en del av sin arbetsdag gemensam. Att vara medveten om denna överlappning gör det enklare för dig att boka en mötestid som passar alla i deras kalendrar.

2. Använd ett mötesplaneringsverktyg

Traditionellt försöker man boka möten genom diskussioner. Detta leder ofta till långdragna diskussioner där deltagarna försöker driva igenom sina önskade tider i en e-posttråd. Men när man ska samordna ett möte över flera tidszoner är det inte bara ineffektivt att göra det via e-post eller chatt – det kan även vara kontraproduktivt. Doodles verktyg för tidsbokning online, till exempel, automatiserar en stor del av processen för att boka ett evenemang, vilket minskar den till minuter.

3. Låt alla komma till tals

En viktig del i att komma överens om en mötestid är att se till att alla har fått möjlighet att framföra sina önskemål. En onlineenkät är det perfekta sättet att göra detta på. I Doodles mötesplanerare ingår en inbyggd omröstningsfunktion. Du kan göra ett antal förvalda tidsluckor tillgängliga för dina deltagare. Sedan får var och en av dem rösta på den tidslucka som passar dem bäst. När alla röster har avgivits visas resultatet för alla. På så sätt läggs ansvaret för mötesplaneringen tillbaka på deltagarna, vilket avlastar enskilda personer.

4. Se till att dina kalendrar är synkroniserade

Om du bokar ett möte långt i förväg finns det en risk att deltagarna inte kommer ihåg det när det väl är dags. Det sista steget efter att du har bestämt en tid är att synkronisera mötestiden i alla deltagares planeringsverktyg och kalendrar så att den blir definitiv. Om du använder Doodle är ett bra sätt att göra detta att integrera din onlinekalender med ditt Doodle-konto. På så sätt markeras mötet i din kalender så fort du har bestämt en tid, och du behöver inte oroa dig för det längre. Detta är särskilt viktigt när deltagarna ansluter från olika platser och allas kalendrar kan visa mötet i lokal tid.

Det viktigaste när man planerar ett möte som sträcker sig över flera tidszoner är att använda en metod som underlättar planeringsprocessen. Man vill ju att deltagarna ska se fram emot mötet och inte känna sig irriterade över att de har tvingats anstränga sig extra för att kunna delta.

Över 30 miljoner människor litar på Doodle för att boka sina möten varje månad, just för att Doodle gör det smidigt och snabbt. För mer information om hur Doodles mötesplanerare gör det riktigt enkelt för dig att boka möten, ta en titt på dess funktioner eller helt enkelt kontakta oss. Vi hjälper dig gärna att komma igång.