7 powodów, dla których wirtualne spotkania mogą poprawić funkcjonowanie Twojej firmy

Kiedy gazety, czasopisma i strony internetowe zamieszczają listy najbardziej stresujące wydarzenia życiowe Kiedy mowa o trudnych sytuacjach, z jakimi ludzie mogą się zmagać, zazwyczaj skupia się na zgonach, rozwodach, przeprowadzkach i zakładaniu rodziny. Ci dziennikarze nigdy nie próbowali założyć własnej firmy.

Ten koszt psychologiczny Presja związana z założeniem i prowadzeniem firmy jest niezwykle duża – może ona pogrążyć przedsiębiorców i liderów w stresie, a nawet w depresji. Około połowa wszystkich nowych firm upada w ciągu pierwszych pięciu lat, więc szanse na sukces są niewielkie nawet w najlepszych okolicznościach. Oczywiście obecna sytuacja nie należy do najlepszych.

Ci z was, którzy są bardziej spostrzegawczy, mogli zauważyć pewien problem zdrowotny ogarniający cały świat i – o ile nie zajmujecie się produkcją żeli do rąk lub nauczaniem domowym – pandemia COVID-19 okazała się złą wiadomością dla niemal wszystkich przedsiębiorstw na całym świecie. W samych Stanach Zjednoczonych, prawie pół miliona przedsiębiorstw zostały zamknięte od początku pandemii. Skutki tego zjawiska nie ograniczają się do Stanów Zjednoczonych, a konsekwencje pandemii odczuwają nie tylko start-upy i mniejsze firmy. W Wielkiej Brytanii, ponad 10 000 W 2020 roku zamknęły swoje podwoje sieci sklepów przy głównych ulicach oraz markowe obiekty z branży hotelarskiej i rekreacyjnej.

W sytuacji, gdy granica między upadkiem a przetrwaniem nigdy nie była tak cienka, firmy muszą szukać sposobów na obniżenie kosztów, zwiększenie wydajności i poprawę produktywności. Postawienie na spotkania wirtualne może okazać się niezbędnym bodźcem do poprawy wyników finansowych i ogólnego rozwoju firmy.

1. Spotkania wirtualne są wydajne

Czas i koszty związane z dojazdami na spotkania z klientami i powrotami z nich to może naprawdę się sumować. Średnio, przedsiębiorcy tracą około pięciu dni w roku to tylko czas poświęcony na podróże służbowe związane ze spotkaniami, nie uwzględniając dodatkowych godzin straconych na ustalanie terminów tych spotkań oraz planowanie lub rezerwację podróży. To cały tydzień, który sprzedawca mógłby poświęcić na nawiązywanie kontaktów z potencjalnymi nowymi klientami, agencja kreatywna – na tworzenie skutecznych kampanii, a rekruter – na przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami.

Spotkania wirtualne oznaczają brak straty czasu na dojazdy, a nawet na przemieszczanie się z sali konferencyjnej do sali konferencyjnej. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się bardziej na wykonywaniu swoich zadań niż na zastanawianiu się, jak dotrzeć na miejsce.

2. Spotkania wirtualne są produktywne

Nasze Raport „Stan spotkań” Okazało się, że 89% specjalistów uważa nieefektywne lub źle zorganizowane spotkania za jedną z największych przyczyn frustracji w pracy. Jedną z głównych zalet spotkań wirtualnych jest to, że sprzyjają one lepszej organizacji i produktywnej dyskusji, a nie pogawędkom i burzy mózgów. Spotkania osobiste często mają charakter improwizowany, przez co często przekraczają wyznaczony czas. Spotkania wirtualne są bardziej uporządkowane i lepiej zarządzane.

Jedna trzecia zapracowanych specjalistów są sfrustrowani uczestnictwem w spotkaniach, na których nie ma osób podejmujących decyzje niezbędne do wytyczenia skutecznych kolejnych kroków. Elastyczność spotkań wirtualnych sprawia, że znacznie częściej udaje się zapewnić obecność tych kluczowych osób, dzięki czemu spotkania stają się bardziej owocne i konstruktywne, a nie wymagają wielu kolejnych spotkań w celu podjęcia decyzji.

3. Wirtualne spotkania łatwiej jest zaplanować

Dni tracone każdego roku na dojazdy na spotkania to nic w porównaniu z czasem straconym na samo ich planowanie. Jeśli Twoja firma ma to szczęście, że wszyscy korzystają z tego samego narzędzia do obsługi poczty elektronicznej i kalendarza, takiego jak na przykład Outlook lub Google, to doskonale wiesz, jak bardzo zintegrowane funkcje sugerowania terminów pomogły wyeliminować przynajmniej niekończącą się wymianę e-maili dotyczących spotkań wewnętrznych. Jednak ta „wymiana e-maili” zaczyna się od nowa za każdym razem, gdy trzeba zaplanować spotkania z klientami, dostawcami, kandydatami, partnerami lub zewnętrznymi interesariuszami.

Właśnie w tym miejscu przydają się narzędzia do planowania niezależne od platformy, takie jak Doodle są na wagę złota; zapewniają taką samą prostotę obsługi – wystarczy raz ustawić i o nich zapomnieć – jaką znasz z narzędzi wewnętrznych, ale teraz również dla podmiotów zewnętrznych. Co więcej, Doodle’s integracja z Microsoft Teams A dzięki Zoomowi linki do wirtualnych spotkań są generowane automatycznie wraz z każdym zaproszeniem na spotkanie, więc już nigdy nie będziesz musiał martwić się o udostępnienie linku w ostatniej chwili.

4. Spotkania wirtualne usprawniają komunikację wewnętrzną

Chociaż znaczna część uwagi zostanie poświęcona czynnikom zewnętrznym, takim jak pozyskiwanie nowych klientów i uporządkowanie łańcuchów dostaw, badania przeprowadzone przez firmę McKinsey wskazuje, że organizacje charakteryzujące się bardziej przejrzystą komunikacją wewnętrzną będą miały największe szanse na przetrwanie pandemii i związanego z nią spowolnienia gospodarczego. Skuteczne zarządzanie i rozwój, w połączeniu z pozytywnym podkreślaniem misji i strategii firmy, pozwolą pracownikom zachować koncentrację i osiągać wyniki, podczas gdy u konkurencji nastąpi spadek morale.

Wirtualne spotkania pozwalają menedżerom ustalać i utrzymywać regularny rytm spotkań zespołowych oraz rozmów indywidualnych, które czasami tracą na regularności w obliczu wyzwań i trudności związanych z codzienną pracą w biurze. Organizowanie internetowych spotkań ogólnych pozwala również pracownikom z różnych zakątków świata dołączyć do nich i wysłuchać wypowiedzi kierownictwa wyższego szczebla, co pomaga utrzymać poczucie więzi w całej organizacji.

5. Wirtualne prezentacje są idealne

W tych beztroskich czasach sprzed pandemii COVID-19 – tak, był taki czas, zanim to wszystko się zaczęło – agencje kreatywne mogłyby wydać nawet 83 000 euro w kwestii nawiązywania współpracy z pojedynczym klientem, biorąc pod uwagę czas, koszty podróży i zasoby. Pandemia pokazała wszystkim zalety spotkań online: firmy nie odczuwają już potrzeby podróżowania na każde spotkanie z klientem lub potencjalnym klientem, a sami klienci preferują swobodę i elastyczność spotkań wirtualnych. Oznacza to jednak, że Twoje wirtualne spotkania prezentacyjne muszą być perfekcyjne, aby przyciągnąć uwagę.

Zanim zaczniesz eksperymentować z tablicami suchościeralnymi, wirtualnymi sesjami w małych grupach czy ankietami, najpierw weź pod uwagę podstawowe zasady. Kadra kierownicza poinformowała nas również, że ich zdaniem kluczowymi elementami udanych spotkań są:

Wyznaczanie jasnych celów (72%)

Posiadanie jasnego planu działania (67%)

Brak zbyt dużej liczby osób w pomieszczeniu (35%)

Materiały wizualne, takie jak filmy i prezentacja (27%)

W większości przypadków członkowie kierownictwa wyższego szczebla, którzy twierdzą, że spędzają 20 godzin lub więcej na spotkaniach, wystarczy, że opanujesz te elementy do perfekcji, a już wyprzedzisz większość konkurencji. Jednym krokiem, którego nie wolno pominąć, jest praktyka, praktyka i jeszcze raz praktyka. Kluczowe znaczenie ma płynność prezentacji, nawet w przypadku wirtualnych spotkań. Potem nadchodzi czas, by pokazać swoją wiedzę fachową.

6. Wirtualne spotkania to dar, który nieustannie przynosi korzyści

Czym wyróżniają się spotkania wirtualne w porównaniu z większością spotkań stacjonarnych? Poza zabawnymi tłem na Zoomie? Można je łatwo nagrywać, a tej funkcji zbyt mało profesjonalistów wykorzystuje na swoją korzyść.

Jeśli prowadzisz rozmowy z potencjalnym nowym klientem, nagranie spotkania pozwoli Ci nie tylko przesłać mu zapis prezentacji, który będzie mógł udostępnić innym kluczowym interesariuszom, ale także obejrzeć je ponownie, aby dopracować swoje umiejętności i zwiększyć szanse na zawarcie przyszłych transakcji.

Jeśli chodzi o wewnętrzne spotkanie zespołu, nagraj je i zapisz w łatwo dostępnym miejscu, aby pracownicy przebywający na urlopie mogli po powrocie zapoznać się z najważniejszymi kwestiami, a nowi pracownicy mogli obejrzeć ostatnie spotkania i jeszcze szybciej wdrożyć się w sytuację.

Szkolenia i prezentacje to szczególnie dobre przykłady zastosowań nagrywania spotkań, które pozwalają zaoszczędzić czas w przyszłości dzięki możliwości udostępnienia nagrania zamiast ciągłego powtarzania szkolenia.

7. Zwiększ reputację swojej firmy w sieci

Pandemia COVID-19 miała katastrofalne skutki dla znacznej części branży konferencyjnej i eventowej, jednak w ciągu ostatnich 12 miesięcy wiele kluczowych spotkań branżowych z powodzeniem przeniesiono do sieci, a niektóre grupy zawodowe nawet preferują taki stan rzeczy.

Oznacza to, że to samo oprogramowanie i te same rozwiązania, z których Twoja firma korzysta podczas wirtualnych spotkań, można wykorzystać do zaprezentowania kadry kierowniczej wyższego szczebla i liderów opinii przed mediami branżowymi oraz potencjalnymi klientami. Mogą oni występować na konferencjach internetowych na całym świecie, brać udział w dyskusjach online, do których wcześniej nie mieli dostępu, a nawet pojawiać się jako goście w czołowych podcastach z Państwa branży. Proszę poszerzyć swoją definicję tego, czym jest spotkanie online, a zauważą Państwo gwałtowny wzrost rozpoznawalności Państwa firmy.

Firmy, które w pełni wykorzystują wszystkie aspekty spotkań online i współpracy zdalnej, wirtualnych zebrań ogólnych oraz konferencji cyfrowych, przekonają się, że nie tylko wyjdą z pandemii w lepszej kondycji, bardziej wydajne i produktywne, ale także przekształcą się w organizacje gotowe na nową przyszłość pracy.

Zajmujesz się rekrutacją? A może chcesz znaleźć odpowiednią osobę na dane stanowisko? Oto kilka wskazówek: pięć wskazówek, jak szybciej znaleźć odpowiednią osobę.