7 razones por las que las reuniones virtuales podrían mejorar su negocio

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Doodle Content Team

Actualizado: 21 jun 2023

Virtual meeting

Cuando los periódicos, revistas y páginas web enumeran los acontecimientos vitales más estresantes por los que puede pasar la gente, tienden a centrarse en muertes, divorcios, mudanzas y fundar una familia. Estos periodistas nunca han intentado crear una empresa.

El coste psicológico de crear y dirigir una empresa es increíblemente alto, capaz de sumir a empresarios y líderes en el estrés e incluso la depresión. Aproximadamente la mitad de las nuevas empresas fracasan en los cinco primeros años, así que las probabilidades de éxito son escasas en el mejor de los casos. Por supuesto, estos no son precisamente los mejores tiempos.

Los más observadores habrán notado un problema de salud que se extiende por todo el mundo y, a menos que se dedique al negocio de los geles de manos o la educación en casa, la pandemia de COVID-19 ha sido una mala noticia para casi todas las empresas del mundo. Sólo en Estados Unidos, casi medio millón de empresas han cerrado desde el inicio de la pandemia. El impacto no se limita a Estados Unidos, ni las repercusiones de la pandemia afectan únicamente a las nuevas empresas y a las compañías más pequeñas. En el Reino Unido, más de 10.000 cadenas comerciales o locales de hostelería y ocio de marca cerraron sus puertas en 2020.

Con los márgenes entre el fracaso y la supervivencia cada vez más estrechos, las empresas deben buscar formas de reducir costes, aumentar la eficiencia e impulsar su productividad. Apostar por las reuniones virtuales podría ser el catalizador necesario para mejorar sus resultados y su negocio en general.

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1. Las reuniones virtuales son eficientes

El tiempo y el coste de los viajes de ida y vuelta a las reuniones con los clientes realmente pueden sumar. Por término medio, los empresarios pierden unos cinco días al año sólo en viajar para asistir a reuniones, sin tener en cuenta las horas extra que se pierden en programar esas reuniones y planificar o reservar el viaje. Es una semana entera que un vendedor podría dedicar a acercarse a nuevos clientes potenciales, una agencia creativa a crear campañas ganadoras o un reclutador a entrevistar candidatos.

Con las reuniones virtuales no se pierde tiempo en desplazamientos ni en ir de una sala de reuniones a otra. Así, los empleados pueden centrarse más en hacer el trabajo que en averiguar cómo llegar a él.

2. Las reuniones virtuales son productivas

Nuestro Informe sobre el estado de las reuniones descubrió que el 89% de los profesionales considera que las reuniones ineficaces o mal organizadas son una de sus mayores frustraciones laborales. Una de las principales ventajas de las reuniones virtuales es que tienden a favorecer la organización y el debate productivo frente a la cháchara y el brainstorming. Las reuniones en persona suelen tener un aire de "inventárnoslo sobre la marcha", y a menudo se alargan más de lo previsto. Las reuniones virtuales están mejor estructuradas y gestionadas.

Un tercio de los profesionales ocupados se sienten frustrados por asistir a reuniones en las que no están presentes los responsables de la toma de decisiones necesarios para dar los pasos siguientes. Una vez más, la flexibilidad de las reuniones virtuales significa que es mucho más probable que estén presentes los responsables de la toma de decisiones, por lo que las reuniones resultan más fructíferas y constructivas, en lugar de necesitar varias rondas de reuniones de seguimiento para tomar decisiones.

3. Las reuniones virtuales son más fáciles de programar

Los días perdidos cada año en desplazamientos para asistir a reuniones son triviales en comparación con el tiempo perdido para programarlas. Si tu empresa tiene la suerte de utilizar todos la misma herramienta de correo electrónico y calendario, como Outlook o Google, por ejemplo, sabrás perfectamente que sus funciones integradas de sugerencia de horarios han ayudado a erradicar el interminable ir y venir de correos electrónicos, al menos para las reuniones internas. Sin embargo, el tenis del correo electrónico vuelve a empezar cada vez que hay que programar reuniones con clientes, proveedores, candidatos, socios o partes interesadas externas.

Aquí es donde las herramientas de programación independientes de la plataforma, como Doodle, valen su peso en oro, ya que ofrecen la misma sencillez que las herramientas internas, pero también para las partes externas. Mejor aún, la integración con Microsoft Teams y Zoom de Doodle significa que los enlaces a las reuniones virtuales se generan automáticamente con cada invitación a una reunión, por lo que nunca más tendrás que preocuparte de proporcionar un enlace a una reunión de última hora.

Man standing a desk

4. Las reuniones virtuales agilizan las comunicaciones internas

Aunque gran parte de la atención se centrará en factores externos, como la adquisición de nuevos negocios y la limpieza de las cadenas de suministro, la investigación de McKinsey sugiere que las organizaciones con comunicaciones internas más claras estarán mejor preparadas para sobrevivir a la pandemia y a la recesión económica asociada. Una gestión y un desarrollo sólidos, junto con un refuerzo positivo del propósito y la estrategia de la empresa, mantendrán a los empleados centrados y entregados, mientras los competidores ven decaer la moral.

Las reuniones virtuales permiten a los directivos crear y mantener una cadencia regular de reuniones de equipo y cara a cara, que a veces pierden consistencia cuando se enfrentan a las pruebas y tribulaciones de la vida de oficina. La creación de ayuntamientos en línea también puede permitir a los empleados de todos los rincones del mundo sintonizar y escuchar a los líderes de alto nivel, manteniendo la sensación de conexión en toda la organización.

5. Los lanzamientos virtuales son perfectos

En aquellos días de gloria anteriores a COVID -sí, hubo un tiempo antes de todo esto- las agencias creativas podían gastarse hasta 83.000 euros en hacer un pitch a un solo cliente cuando el tiempo, los viajes y los recursos entraban en la ecuación. La pandemia ha demostrado a todo el mundo las ventajas de las reuniones en línea: las empresas ya no sienten la necesidad de desplazarse a cada reunión con un cliente o un cliente potencial, mientras que incluso el propio cliente prefiere la libertad y flexibilidad de una reunión virtual. Sin embargo, eso significa que sus reuniones virtuales de presentación tienen que ser perfectas para calar.

Antes de dar rienda suelta a la creatividad con pizarras, pausas virtuales o encuestas, hay que tener en cuenta los aspectos básicos. Los ejecutivos también nos dijeron que, en su opinión, los elementos críticos del éxito de las reuniones eran:

Establecer objetivos claros (72%)

Tener un orden del día claro (67%)

No tener demasiada gente en la sala (35%)

Los elementos visuales, como los vídeos y la presentación (27%)

Dado que la mayoría de los altos ejecutivos afirman que pasan 20 horas o más en reuniones, basta con que acierte en estos aspectos y ya estará por encima de la mayoría de sus competidores. El paso que no debe perderse es practicar, practicar y practicar. Asegurarse de que la presentación fluye es fundamental, incluso en las presentaciones virtuales. Después, es hora de dejar que brille tu experiencia.

6. Las reuniones virtuales son el regalo perfecto

¿Qué tienen las reuniones virtuales que no tengan la mayoría de las reuniones presenciales? ¿Aparte de los extravagantes fondos de Zoom? Se pueden grabar fácilmente, una funcionalidad que no aprovechan suficientes profesionales.

Si estás hablando con un cliente potencial, al grabar la reunión no sólo puedes enviar al destinatario una grabación de tu presentación para que la comparta con otras partes interesadas, sino que tú mismo puedes volver a verla para perfeccionar tus habilidades y aumentar la probabilidad de cerrar futuros negocios.

Si se trata de una reunión interna de un equipo, grábala y guárdala en un lugar de fácil acceso para que los empleados que estén de vacaciones puedan ponerse al día con los puntos más destacados cuando regresen, o para que los nuevos empleados puedan ver las reuniones recientes para ponerse al día aún más rápido.

La formación y las demostraciones son casos especialmente buenos para grabar reuniones, ya que ahorran tiempo en el futuro al poder compartir una grabación en lugar de tener que repetir la formación una y otra vez.

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7. Aumente virtualmente la reputación de su empresa

La pandemia de la COVID-19 ha sido catastrófica para gran parte del sector de las conferencias y los eventos, pero muchas reuniones clave del sector han gestionado con éxito el paso a Internet en los últimos 12 meses, y algunas profesiones prefieren este estado de cosas.

Esto significa que el mismo software y la misma configuración que utiliza su empresa para las reuniones virtuales pueden utilizarse para que sus directivos y líderes de opinión salgan y se presenten ante los medios del sector y los clientes potenciales. Pueden participar en conferencias en línea en todo el mundo, en debates en línea a los que nunca antes habían tenido acceso o incluso aparecer como invitados en algunos de los podcasts más importantes del sector. Amplíe su definición de lo que supone una reunión en línea y verá cómo se dispara la notoriedad de su empresa.

Las empresas que se inclinen por todas las facetas de las reuniones y la colaboración en línea, los ayuntamientos virtuales y las conferencias digitales descubrirán que no sólo salen de la pandemia más en forma, más ágiles y más productivas, sino que se transforman en una organización preparada para abrazar el nuevo futuro del trabajo.

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