7 skäl till varför virtuella möten kan förbättra din verksamhet

När tidningar, tidskrifter och webbplatser listar de mest stressande händelserna i livet När man talar om de prövningar som människor kan gå igenom brukar man ofta fokusera på dödsfall, skilsmässor, flytt och att bilda familj. Dessa journalister har aldrig försökt starta ett företag.

Den psykologisk kostnad Att starta och driva ett företag är oerhört krävande – något som kan utsätta entreprenörer och ledare för stress och till och med depression. Ungefär hälften av alla nya företag går i konkurs inom de första fem åren, så oddsen för att lyckas är låga även under de bästa omständigheterna. Och just nu är det ju inte direkt de bästa omständigheterna.

De mer uppmärksamma bland er har kanske lagt märke till att ett visst hälsoproblem har spridit sig över hela världen, och såvida man inte är verksam inom handdesinfektionsbranschen eller inom hemundervisning har covid-19-pandemin inneburit dåliga nyheter för nästan alla företag överallt. Bara i USA, nästan en halv miljon företag har stängt sedan pandemins början. Effekterna begränsar sig inte till USA, och det är inte heller bara nystartade företag och mindre företag som drabbas av pandemins följder. I Storbritannien, mer än 10 000 Butikskedjor på huvudgatorna samt varumärkesbaserade hotell, restauranger och fritidsanläggningar stängde sina dörrar under 2020.

Eftersom skillnaden mellan misslyckande och överlevnad aldrig har varit så liten måste företagen hitta sätt att sänka kostnaderna, öka effektiviteten och höja produktiviteten. Att satsa på virtuella möten kan vara den nödvändiga drivkraften för att förbättra resultatet och verksamheten i stort.

1. Virtuella möten är effektiva

Tid och kostnader för resor till och från möten med kunder kan verkligen bli en stor summa. I genomsnitt, företagare förlorar ungefär fem dagar per år bara resor för möten, utan att räkna med den extra tid som går åt till att boka in mötena och planera eller boka resorna. Det är en hel vecka som en säljare skulle kunna ägna åt att kontakta potentiella nya kunder, som en kreativ byrå skulle kunna använda för att ta fram framgångsrika kampanjer eller som en rekryterare skulle kunna ägna åt att intervjua kandidater.

Med virtuella möten slipper man förlora tid på resor eller på att gå från mötesrum till mötesrum. På så sätt kan medarbetarna lägga mer tid på att utföra sitt arbete än på att fundera över hur de ska ta sig dit.

2. Virtuella möten är produktiva

Vår Rapport om mötesläget har visat att 89 % av yrkesverksamma anser att ineffektiva eller dåligt organiserade möten är en av deras största källor till frustration i arbetet. En av de största fördelarna med virtuella möten är att de tenderar att främja organisation och produktiva diskussioner framför småprat och brainstorming. Fysiska möten präglas ofta av en känsla av att ”vi tar det som det kommer”, vilket ofta leder till att mötena drar ut på tiden. Virtuella möten är mer strikt strukturerade och välstyrda.

En tredjedel av de yrkesverksamma med fullspäckade scheman känner sig frustrerade över att delta i möten där de beslutsfattare som behövs för att utforma effektiva nästa steg inte är närvarande. Återigen innebär flexibiliteten hos virtuella möten att det är mycket mer sannolikt att just dessa beslutsfattare är närvarande, vilket gör att mötena blir mer givande och konstruktiva, istället för att det krävs flera omgångar av uppföljningsmöten för att komma fram till beslut.

3. Det är enklare att boka virtuella möten

De dagar som går förlorade varje år på resor till möten är obetydliga jämfört med den tid som går åt till att försöka boka in dem från början. Om ditt företag har turen att alla använder samma e-post- och kalenderverktyg, till exempel Outlook eller Google, är du säkert väl medveten om hur mycket deras inbyggda funktioner för tidsförslag har bidragit till att eliminera det ändlösa e-postutbytet – åtminstone när det gäller interna möten. Men e-posttennisen börjar om igen så fort du behöver boka möten med kunder, leverantörer, kandidater, samarbetspartners eller externa intressenter.

Det är här plattformsoberoende schemaläggningsverktyg som Doodle är guld värda; de erbjuder samma enkelhet – ”ställ in och glöm bort” – som du hittar i dina interna verktyg, men även för externa parter. Ännu bättre är att Doodle integration med Microsoft Teams och med Zoom skapas länkar till virtuella möten automatiskt i varje mötesinbjudan, så du behöver aldrig mer oroa dig för att skicka ut en möteslänk i sista minuten.

4. Virtuella möten effektiviserar den interna kommunikationen

Även om mycket av uppmärksamheten kommer att riktas mot externa faktorer, såsom att skaffa nya kunder och städa upp i leveranskedjorna, en undersökning utförd av McKinsey tyder på att organisationer med tydligare internkommunikation har bäst förutsättningar att klara sig igenom pandemin och den därmed förknippade ekonomiska nedgången. Ett starkt ledarskap och en stark utveckling, i kombination med positiv förstärkning av företagets syfte och strategi, kommer att hålla medarbetarna fokuserade och produktiva, medan konkurrenterna upplever att arbetsmoralen sjunker.

Virtuella möten gör det möjligt för chefer att skapa och hålla fast vid en regelbunden rytm för teammöten och enskilda samtal, något som ibland kan bli oregelbundet när man ställs inför kontorslivets utmaningar och svårigheter. Att anordna online-möten för hela organisationen kan också göra det möjligt för medarbetare från världens alla hörn att delta och lyssna på ledningen, vilket bidrar till att upprätthålla känslan av sammanhållning i hela organisationen.

5. Virtuella presentationer är perfekta

Under de idylliska dagarna före covid – ja, det fanns faktiskt en tid innan allt detta – reklambyråer kan komma att lägga ut så mycket som 83 000 euro när det gäller att presentera för en enskild kund, med hänsyn tagen till tid, resor och resurser. Pandemin har visat alla fördelarna med online-möten: företag känner inte längre behovet av att resa till varje enskilt möte med en kund eller en potentiell kund, samtidigt som även kunderna själva föredrar friheten och flexibiliteten som ett virtuellt möte ger. Det innebär dock att dina virtuella säljmöten måste vara perfekta för att göra intryck.

Innan du börjar experimentera med whiteboardtavlor, virtuella gruppdiskussioner eller omröstningar bör du först tänka på grunderna. Ledande befattningshavare berättade också för oss att de, enligt deras åsikt, ansåg att följande var de avgörande faktorerna för framgångsrika möten:

Att sätta upp tydliga mål (72 %)

Att ha en tydlig dagordning (67 %)

Att det inte är för många personer i rummet (35 %)

Visuellt material, såsom videor och presentationen (27 %)

Eftersom de flesta högre chefer som uppger att de tillbringar 20 timmar eller mer i möten, om du bara får dessa delar helt rätt kommer du redan att ligga före de flesta av dina konkurrenter. Det enda steget som inte får utelämnas är att öva, öva och åter öva. Det är avgörande att se till att din presentation flyter på, även vid virtuella presentationer. Sedan är det dags att låta din expertis komma till sin rätt.

6. Virtuella möten är gåvor som fortsätter att ge

Vad har virtuella möten som de flesta fysiska möten saknar? Förutom de knasiga Zoom-bakgrunderna? De går lätt att spela in, vilket är en funktion som alltför få yrkesverksamma utnyttjar till sin fördel.

Om du håller en presentation för en potentiell ny kund kan du, genom att spela in mötet, inte bara skicka en inspelning av din presentation till kunden så att denne kan dela den med andra viktiga intressenter, utan du kan också titta på den igen själv för att finslipa dina färdigheter och öka sannolikheten för att landa framtida affärer.

Om det är ett internt teammöte, spela in det och spara det på en lättillgänglig plats så att medarbetare som är på semester kan ta del av de viktigaste punkterna när de kommer tillbaka, eller så att nya medarbetare kan titta på de senaste mötena för att komma in i arbetet ännu snabbare.

Utbildningar och demonstrationer är särskilt lämpliga tillfällen för att spela in möten, vilket sparar tid i framtiden eftersom man kan dela en inspelning istället för att behöva upprepa utbildningen om och om igen.

7. Stärk ditt företags anseende på nätet

Covid-19-pandemin har haft katastrofala följder för stora delar av konferens- och evenemangsbranschen, men många viktiga branschsammankomster har under de senaste 12 månaderna lyckats ställa om till att hållas online, och vissa yrkesgrupper föredrar denna situation.

Det innebär att samma programvara och konfiguration som ert företag använder för virtuella möten kan utnyttjas för att få era ledande befattningshavare och opinionsbildare att synas i branschmedierna och framför potentiella kunder. De kan hålla presentationer på onlinekonferenser över hela världen, delta i onlinediskussioner som de aldrig tidigare haft tillgång till eller till och med medverka som gäster i några av branschens ledande poddar. Bredda din definition av vad ett online-möte innebär, så kommer du att se hur kännedomen om ditt företag skjuter i höjden.

Företag som satsar på alla aspekter av online-möten och samarbete, virtuella medarbetarmöten och digitala konferenser kommer att upptäcka att de inte bara kommer ut ur pandemin i bättre form, mer effektiva och produktiva, utan att de också förvandlas till en organisation som är redo att ta sig an den nya framtiden för arbetslivet.

Arbetar du med rekrytering? Eller är du intresserad av att hitta rätt person till en tjänst? Här är då Fem tips för att snabbare hitta rätt person.