7 grunde til, at virtuelle møder kan forbedre din virksomhed

Når aviser, magasiner og websteder opregner de mest stressende livsbegivenheder, som folk kan gå igennem, har de en tendens til at fokusere på dødsfald, skilsmisser, flytning og familiestart. Disse journalister har aldrig prøvet at starte en virksomhed.

De psykologiske omkostninger ved at starte og drive en virksomhed er utroligt høje - de kan få iværksættere og ledere til at blive stressede og endog deprimerede. Omkring halvdelen af alle nye virksomheder går ned inden for de første fem år, så chancerne for at få succes er i bedste fald små. Selvfølgelig er det ikke ligefrem de bedste tider.

De mere opmærksomme blandt jer har måske bemærket, at der er en smule af et sundhedsproblem, der hærger verden, og medmindre I er i branchen for håndgeler eller hjemmeundervisning, har COVID-19-pandemien været dårlige nyheder for næsten alle virksomheder overalt. Alene i USA er næsten en halv million virksomheder blevet lukket siden pandemiens start. Indvirkningen er ikke begrænset til USA, og pandemiens følger er heller ikke kun mærket af nystartede virksomheder og mindre virksomheder. I Det Forenede Kongerige lukkede mere end 10 000 kædebutikker på gaden eller mærkevarebutikker og fritidshuse deres døre i løbet af 2020.

Da marginalerne mellem fiasko og overlevelse aldrig er blevet smallere, må virksomhederne søge måder at sænke omkostningerne, øge effektiviteten og øge deres produktivitet på. At gå over til virtuelle møder kan være den nødvendige katalysator for at forbedre din bundlinje og din virksomhed som helhed.

1. Virtuelle møder er effektive

Tiden og omkostningerne ved at rejse til og fra møder med kunder kan virkelig løbe op. I gennemsnit mister forretningsfolk omkring fem dage om året ved blot at rejse til møder, uden at medregne de ekstra timer, der går tabt ved at planlægge møderne og planlægge eller booke rejserne. Det er en hel uge, som en sælger kunne bruge på at kontakte potentielle nye kunder, et kreativt bureau kunne bruge til at skabe vinderkampagner, eller en rekrutteringsmedarbejder kunne bruge på at interviewe kandidater.

Virtuelle møder betyder, at der ikke går tid tabt på rejser eller på at gå fra mødelokale til mødelokale. Medarbejderne kan derfor fokusere mere på at få arbejdet gjort end på at finde ud af, hvordan de skal komme dertil.

2. Virtuelle møder er produktive

Vores State of Meetings-rapport afslørede, at 89 % af fagfolk mener, at ineffektive eller dårligt organiserede møder er en af deres største frustrationer på arbejdspladsen. En af de store fordele ved virtuelle møder er, at der er en tendens til at foretrække organisering og produktive diskussioner frem for snak og brainstorming. Personlige møder har ofte en "find på noget, mens vi er i gang"-agtig karakter, og møderne overskrider ofte tidsplanen. Virtuelle møder er mere stramt struktureret og styret.

En tredjedel af de travle fagfolk er frustrerede over at deltage i møder, hvor der ikke er de nødvendige beslutningstagere til stede til at skabe de næste skridt, der kan få betydning. Igen betyder fleksibiliteten ved virtuelle møder, at det er meget mere sandsynligt, at de nødvendige beslutningstagere er til stede, så møderne bliver mere frugtbare og konstruktive, i stedet for at der er behov for flere runder af opfølgningsmøder for at nå frem til beslutninger.

3. Virtuelle møder er lettere at planlægge

De dage, der hvert år går tabt ved at rejse til møder, er ubetydelige i forhold til den tid, der går tabt ved at forsøge at planlægge dem i første omgang. Hvis din virksomhed er så heldig, at alle bruger det samme e-mail- og kalenderværktøj, f.eks. Outlook eller Google, er du kun alt for klar over, hvor meget deres integrerede tidsforslagsfunktioner har hjulpet med at udrydde den endeløse e-mail frem og tilbage i forbindelse med i det mindste interne møder. Men e-mailtenniset begynder igen, hver gang du skal planlægge møder med kunder, leverandører, kandidater, partnere eller eksterne interessenter.

Det er her, at platformsuafhængige planlægningsværktøjer som Doodle er guld værd; de giver dig den samme enkelhed, som du finder i dine interne værktøjer, men også for eksterne parter. Endnu bedre er det, at Doodles integration med Microsoft Teams og Zoom betyder, at der automatisk genereres virtuelle mødelinks med hver mødeinvitation, så du aldrig mere behøver at bekymre dig om at give et sidste øjebliks-link til et møde igen.

4. Virtuelle møder strømliner den interne kommunikation

Mens en stor del af fokus vil gå på eksterne faktorer, såsom erhvervelse af nye forretninger og oprydning i forsyningskæderne, tyder forskning fra McKinsey på, at organisationer med klarere intern kommunikation vil være bedst rustet til at overleve pandemien og den tilhørende økonomiske nedtur. En stærk ledelse og udvikling sammen med en positiv styrkelse af virksomhedens formål og strategi vil holde medarbejderne fokuseret og leveringsdygtige, mens konkurrenterne ser moralen falde.

Virtuelle møder giver lederne mulighed for at skabe og holde fast i en regelmæssig kadence af teammøder og individuelle møder, som nogle gange mister konsistens, når de står over for kontorlivets prøvelser og trængsler. Ved at oprette online-rådmøder kan medarbejdere fra alle verdenshjørner også lytte med og høre fra de øverste ledere, hvilket opretholder følelsen af samhørighed i hele organisationen.

5. Virtuelle møder er perfekte

I de glade dage før COVID - ja, der var en tid før alt dette - kunne kreative bureauer bruge helt op til 83.000 euro på at pitche for en enkelt kunde, når tid, rejse og ressourcer blev taget med i ligningen. Pandemien har vist alle fordelene ved onlinemøder: Virksomhederne føler ikke længere behov for at rejse til hvert eneste møde med en kunde eller en potentiel kunde, mens selv kunden selv foretrækker friheden og fleksibiliteten ved et virtuelt møde. Det betyder dog, at dine virtuelle pitchmøder skal være perfekte for at slå igennem.

Før du bliver kreativ med whiteboards, virtuelle breakouts eller afstemninger, skal du først overveje de grundlæggende ting. Lederne fortalte os også, at de kritiske elementer i vellykkede møder efter deres mening var følgende:

Fastsættelse af klare mål (72 %)

At have en klar dagsorden (67 %)

Der må ikke være for mange mennesker i lokalet (35 %)

Visuelt materiale, f.eks. videoer og præsentationen (27 %)

Da de fleste ledende medarbejdere rapporterer, at de bruger 20 timer eller mere på møder, skal du blot få disse punkter til at fungere perfekt, og du vil allerede være bedre end de fleste af dine konkurrenter. Det eneste skridt, som du ikke bør gå glip af, er øvelse, øvelse, øvelse. Det er vigtigt at sikre, at din præsentation flyder, selv i virtuelle præsentationer. Derefter er det tid til at lade din ekspertise skinne.

6. Virtuelle møder er gaver, der bliver ved med at give

Hvad har virtuelle møder, som de fleste personlige møder mangler? Ud over skøre Zoom-baggrunde? De kan nemt optages, hvilket er en funktion, som ikke nok fagfolk bruger til deres fordel.

Hvis du skal præsentere en potentiel ny kunde, kan du ved at optage mødet ikke blot sende målet en optagelse af din præsentation, som de kan dele med andre vigtige interessenter, men du kan også selv gense den for at finjustere dine færdigheder og øge sandsynligheden for at få en fremtidig aftale i stand.

Hvis det er et internt teammøde, kan du optage det og gemme det et let tilgængeligt sted, så medarbejdere, der er på ferie, kan indhente de vigtigste punkter, når de vender tilbage, eller nye medarbejdere kan se de seneste møder for at komme endnu hurtigere på omgangshøjde.

Uddannelse og demoer er særligt gode anvendelsesområder for optagelser af møder, så man sparer tid i fremtiden ved at kunne dele en optagelse i stedet for at skulle gentage uddannelsen gang på gang.

7. Forbedre din virksomheds omdømme virtuelt

COVID-19-pandemien har været katastrofal for en stor del af konference- og eventbranchen, men mange vigtige branchemøder har med succes klaret overgangen til online i løbet af de seneste 12 måneder, og nogle erhverv foretrækker denne situation.

Det betyder, at den samme software og opsætning, som din virksomhed bruger til virtuelle møder, kan bruges til at få dine ledende medarbejdere og tænksomme ledere ud og foran branchens medier og potentielle kunder. De kan holde oplæg på onlinekonferencer over hele verden, deltage i onlinediskussioner, som de aldrig før har haft adgang til, eller endda optræde som gæster på nogle af din branches førende podcasts. Udvid din definition af, hvad et onlinemøde indebærer, og du vil opleve, at kendskabet til din virksomhed vil stige kraftigt.

Virksomheder, der læner sig op ad alle facetter af onlinemøder og samarbejde, virtuelle rådhuse og digitale konferencer, vil opleve, at de ikke blot kommer ud på den anden side af pandemien, når de er federe, slankere og mere produktive, men at de forvandles til en organisation, der er klar til at tage imod den nye fremtid for arbejde.