7 motivi per cui le riunioni virtuali potrebbero migliorare la vostra attività

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Doodle Content Team

Aggiornato: 21 giu 2023

Virtual meeting

Quando giornali, riviste e siti web elencano gli eventi di vita più stressanti che le persone possono attraversare, tendono a concentrarsi su morti, divorzi, traslochi e creazione di una famiglia. Questi giornalisti non hanno mai provato ad avviare un'attività.

Il costo psicologico dell'avvio e della gestione di un'impresa è incredibilmente alto, capace di far sprofondare imprenditori e dirigenti nello stress e persino nella depressione. Circa la metà di tutte le nuove imprese fallisce entro i primi cinque anni, quindi le probabilità di avere successo sono basse nel migliore dei casi. Naturalmente, questi non sono esattamente i tempi migliori.

I più attenti tra voi avranno notato un problema di salute che si sta diffondendo in tutto il mondo e, a meno che non siate nel settore dei gel per le mani o dell'homeschooling, la pandemia COVID-19 è stata una cattiva notizia per quasi tutte le aziende. Solo negli Stati Uniti, quasi mezzo milione di aziende hanno chiuso dall'inizio della pandemia. L'impatto non è limitato agli Stati Uniti, né le ripercussioni della pandemia si fanno sentire solo sulle start-up e sulle aziende più piccole. Nel Regno Unito, più di 10.000 catene di negozi o strutture ricettive e ricreative di marca hanno chiuso i battenti nel corso del 2020.

Poiché i margini tra il fallimento e la sopravvivenza non sono mai stati così ristretti, le aziende devono cercare modi per ridurre i costi, aumentare l'efficienza e incrementare la produttività. Il ricorso alle riunioni virtuali potrebbe essere il catalizzatore necessario per migliorare i profitti e l'azienda nel suo complesso.

Non serve la carta di credito

1. Le riunioni virtuali sono efficienti

Il tempo e il costo degli spostamenti per andare e tornare dalle riunioni con i clienti possono davvero aumentare. In media, gli uomini d'affari perdono circa cinque giorni all'anno solo per viaggiare per le riunioni, senza considerare le ore extra perse per programmare le riunioni e pianificare o prenotare il viaggio. Si tratta di un'intera settimana che un venditore potrebbe dedicare all'approccio con nuovi potenziali clienti, un'agenzia creativa potrebbe utilizzare per creare campagne vincenti o un selezionatore potrebbe dedicare ai colloqui con i candidati.

Le riunioni virtuali non comportano perdite di tempo per i viaggi o per spostarsi da una sala riunioni all'altra. In questo modo, i dipendenti possono concentrarsi maggiormente sul lavoro da svolgere piuttosto che su come arrivarci.

2. Le riunioni virtuali sono produttive

Il nostro rapporto sullo stato delle riunioni ha scoperto che l'89% dei professionisti considera le riunioni inefficaci o mal organizzate una delle loro maggiori frustrazioni lavorative. Uno dei principali vantaggi delle riunioni virtuali è che tendono a favorire l'organizzazione e la discussione produttiva rispetto alle chiacchiere e al brainstorming. Le riunioni di persona hanno spesso l'aria di essere "inventate di sana pianta", con riunioni che spesso vanno oltre l'orario previsto. Le riunioni virtuali sono strutturate e gestite in modo più rigoroso.

Un terzo dei professionisti impegnati è frustrato dal fatto di partecipare a riunioni in cui non sono presenti i decisori necessari per creare azioni successive di grande impatto. Anche in questo caso, la flessibilità delle riunioni virtuali significa che è molto più probabile che siano presenti i decisori necessari, per cui le riunioni diventano più fruttuose e costruttive, invece di richiedere più cicli di riunioni di follow-up per arrivare alle decisioni.

3. Le riunioni virtuali sono più facili da programmare

I giorni persi ogni anno per recarsi alle riunioni sono insignificanti se paragonati al tempo perso per cercare di pianificarle. Se la vostra azienda ha la fortuna di utilizzare lo stesso strumento di posta elettronica e calendario, come Outlook o Google, ad esempio, sarete ben consapevoli di quanto le loro funzioni integrate di suggerimento del tempo abbiano contribuito a eliminare l'interminabile scambio di e-mail almeno per le riunioni interne. Tuttavia, il tennis delle e-mail ricomincia ogni volta che si devono programmare riunioni con clienti, fornitori, candidati, partner o stakeholder esterni.

È qui che gli strumenti di pianificazione indipendenti dalla piattaforma, come Doodle, valgono tanto oro quanto pesano: offrono la stessa semplicità di impostazione e dimenticanza che si trova negli strumenti interni, ma anche per le parti esterne. Inoltre, grazie all'integrazione con Microsoft Teams e Zoom, i link alle riunioni virtuali vengono generati automaticamente con ogni invito a una riunione, per cui non dovrete mai più preoccuparvi di fornire un link alla riunione dell'ultimo minuto.

Man standing a desk

4. Le riunioni virtuali semplificano le comunicazioni interne

Mentre gran parte dell'attenzione sarà rivolta a fattori esterni, come l'acquisizione di nuove attività e la pulizia delle catene di fornitura, una ricerca di McKinsey suggerisce che le organizzazioni con comunicazioni interne più chiare saranno le più adatte a sopravvivere alla pandemia e alla relativa recessione economica. Una gestione e uno sviluppo forti, insieme a un rafforzamento positivo dello scopo e della strategia dell'azienda, manterranno i dipendenti concentrati e pronti a dare il meglio di sé, mentre i concorrenti vedranno crollare il morale.

Le riunioni virtuali consentono ai manager di creare e rispettare una cadenza regolare di riunioni di team e incontri individuali, che a volte perdono consistenza quando si affrontano le prove e le tribolazioni della vita d'ufficio. La creazione di town hall online può anche consentire ai dipendenti di ogni angolo del mondo di sintonizzarsi e ascoltare i leader senior, mantenendo la sensazione di connessione in tutta l'organizzazione.

5. I lanci virtuali rendono perfetti

In quei giorni di gloria pre-COVID - sì, c'è stato un tempo prima di tutto questo - le agenzie creative potevano spendere fino a 83.000 euro per fare un pitching a un singolo cliente, tenendo conto di tempo, viaggi e risorse. La pandemia ha mostrato a tutti i vantaggi degli incontri online: le aziende non sentono più la necessità di viaggiare per ogni singolo incontro con un cliente o un potenziale cliente, mentre anche i clienti stessi preferiscono la libertà e la flessibilità di un incontro virtuale. Tuttavia, questo significa che i vostri incontri virtuali devono essere perfetti per essere efficaci.

Prima di sbizzarrirvi con lavagne, breakout virtuali o sondaggi, considerate innanzitutto le basi. I dirigenti ci hanno anche detto che, secondo loro, gli elementi critici di un meeting di successo sono:

Definizione di obiettivi chiari (72%)

Avere un ordine del giorno chiaro (67%)

Non avere troppe persone nella stanza (35%)

Immagini, come i video e la presentazione (27%)

Dato che la maggior parte dei dirigenti senior dichiara di trascorrere 20 ore o più in riunione, basta che questi aspetti siano corretti in modo impeccabile e sarete già al di sopra della maggior parte dei vostri concorrenti. L'unico passo da non perdere è la pratica, la pratica, la pratica. Assicurarsi che la presentazione sia fluida è fondamentale, anche nelle presentazioni virtuali. Poi è il momento di far brillare la vostra competenza.

6. Le riunioni virtuali sono un regalo che continua a essere fatto

Che cosa hanno le riunioni virtuali che manca alla maggior parte delle riunioni di persona? A parte gli sfondi bizzarri di Zoom? Possono essere facilmente registrate, una funzionalità che non abbastanza professionisti utilizzano a proprio vantaggio.

Se state presentando un nuovo potenziale cliente, registrando la riunione non solo potete inviare al destinatario una registrazione della vostra presentazione da condividere con altri interlocutori chiave, ma potete anche rivederla voi stessi per affinare le vostre capacità e aumentare le probabilità di concludere affari futuri.

Se si tratta di una riunione interna di un team, registratela e conservatela in un luogo facilmente accessibile, in modo che i dipendenti in ferie possano recuperare i punti salienti al loro ritorno o i nuovi dipendenti possano guardare le riunioni recenti per aggiornarsi ancora più rapidamente.

La formazione e le dimostrazioni sono casi particolarmente utili per la registrazione delle riunioni, in quanto consentono di risparmiare tempo in futuro grazie alla possibilità di condividere la registrazione invece di dover ripetere la formazione più volte.

Non serve la carta di credito

7. Aumentare virtualmente la reputazione dell'azienda

La pandemia COVID-19 è stata catastrofica per gran parte del settore delle conferenze e degli eventi, ma negli ultimi 12 mesi molti incontri chiave del settore hanno gestito con successo il passaggio online, e alcune professioni preferiscono questo stato di cose.

Ciò significa che lo stesso software e la stessa configurazione che la vostra azienda utilizza per le riunioni virtuali possono essere utilizzati per portare i vostri senior manager e leader di pensiero là fuori, davanti ai media del settore e ai potenziali clienti. Possono partecipare a conferenze online in tutto il mondo, prendere parte a discussioni online a cui non hanno mai potuto accedere prima o addirittura apparire come ospiti in alcuni dei podcast più importanti del settore. Ampliate la definizione di riunione online e vedrete la conoscenza della vostra azienda aumentare a dismisura.

Le aziende che si dedicano a tutti gli aspetti delle riunioni e della collaborazione online, dei municipi virtuali e delle conferenze digitali, scopriranno che non si limitano a uscire dall'altra parte della pandemia più in forma, più snelli e più produttivi, ma che si trasformano in un'organizzazione pronta ad abbracciare il nuovo futuro del lavoro.

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