7 कारण कि वर्चुअल मीटिंग्स आपके व्यवसाय को कैसे बेहतर बना सकती हैं

जब समाचारपत्र, पत्रिकाएँ और वेबसाइटें सूचीबद्ध करती हैं जीवन की सबसे तनावपूर्ण घटनाएँ जिन दौरों से लोग गुजर सकते हैं, वे आम तौर पर मौतों, तलाकों, घर बदलने और परिवार शुरू करने पर ध्यान केंद्रित करते हैं। ये पत्रकार कभी व्यवसाय शुरू करने की कोशिश नहीं करते।

द मानसिक लागत व्यवसाय शुरू करने और चलाने का तनाव बेहद अधिक होता है – यह उद्यमियों और नेताओं को तनाव और यहां तक कि अवसाद में धकेल सकता है। लगभग आधे नए व्यवसाय पहले पांच वर्षों के भीतर बंद हो जाते हैं, इसलिए सफल होने की संभावनाएं सबसे अच्छे समय में भी कम होती हैं। बेशक, ये बिल्कुल भी सबसे अच्छे समय नहीं हैं।

आप में से जो अधिक चौकस हैं, उन्होंने शायद दुनिया भर में फैली एक स्वास्थ्य समस्या पर ध्यान दिया होगा, और, जब तक कि आप हैंड जेल या होमस्कूलिंग के व्यवसाय में नहीं हैं, COVID-19 महामारी लगभग सभी व्यवसायों के लिए हर जगह बुरी खबर रही है। अकेले अमेरिका में, लगभग आधा मिलियन व्यवसाय महामारी की शुरुआत के बाद से बंद हो गए हैं। इसका प्रभाव केवल अमेरिका तक सीमित नहीं है, और न ही महामारी के परिणाम केवल स्टार्ट-अप और छोटी कंपनियों को ही महसूस हो रहे हैं। यूके में, दस हजार से अधिक हाई स्ट्रीट चेन स्टोर्स या ब्रांडेड आतिथ्य और मनोरंजन स्थलों ने 2020 के दौरान अपने दरवाज़े बंद कर दिए।

विफलता और जीवित रहने के बीच का अंतर पहले से कहीं अधिक संकीर्ण हो गया है, इसलिए कंपनियों को लागत कम करने, दक्षता बढ़ाने और अपनी उत्पादकता में सुधार करने के उपाय खोजने होंगे। वर्चुअल बैठकों का अधिकतम उपयोग आपके मुनाफे और समग्र रूप से आपके व्यवसाय में सुधार लाने के लिए आवश्यक उत्प्रेरक साबित हो सकता है।

1. वर्चुअल बैठकें कुशल हैं।

ग्राहकों के साथ बैठकों के लिए आने-जाने में लगने वाला समय और खर्च वास्तव में जुड़ सकते हैंऔसतन, व्यापारी हर साल लगभग पाँच दिन खो देते हैं। बस मीटिंग्स के लिए यात्रा करना, उन मीटिंग्स को शेड्यूल करने और यात्रा की योजना बनाने या बुकिंग करने में लगने वाले अतिरिक्त घंटों को ध्यान में रखे बिना। यह एक पूरा सप्ताह है जिसे एक सेल्सपर्सन संभावित नए ग्राहकों से संपर्क करने में बिता सकता है, एक क्रिएटिव एजेंसी विजयी अभियानों को बनाने में इस्तेमाल कर सकती है, या एक रिक्रूटर उम्मीदवारों का साक्षात्कार लेने में समर्पित कर सकता है।

वर्चुअल मीटिंग्स का मतलब है कि यात्रा में या एक मीटिंग रूम से दूसरे मीटिंग रूम तक जाने में कोई समय बर्बाद नहीं होता। इस तरह, कर्मचारी वहाँ कैसे पहुँचें यह सोचने के बजाय काम पूरा करने पर अधिक ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

2. वर्चुअल बैठकें उत्पादक होती हैं।

हमारा बैठकों की स्थिति रिपोर्ट पता चला कि 89% पेशेवर अप्रभावी या खराब-संगठित बैठकों को अपने काम की सबसे बड़ी निराशाओं में से एक मानते हैं। वर्चुअल बैठकों का एक प्रमुख लाभ यह है कि वे गपशप और विचार-मंथन की तुलना में संगठन और उत्पादक चर्चा को प्राथमिकता देती हैं। व्यक्तिगत बैठकें अक्सर "जैसे-जैसे चलें, वैसे-वैसे बनाते जाएँ" जैसा अनुभव देती हैं, और अक्सर निर्धारित समय से अधिक चल जाती हैं। वर्चुअल बैठकें अधिक सुव्यवस्थित और प्रबंधित होती हैं।

व्यस्त पेशेवरों का एक तिहाई वे उन बैठकों में शामिल होकर निराश होते हैं जिनमें प्रभावी अगले कदम उठाने के लिए आवश्यक निर्णयकर्ता मौजूद नहीं होते। फिर से, वर्चुअल बैठकों की लचीलापन का मतलब है कि उन आवश्यक निर्णयकर्ताओं के उपस्थित होने की संभावना कहीं अधिक होती है, जिससे बैठकें अधिक फलदायी और रचनात्मक बनती हैं, बजाय इसके कि निर्णय लेने के लिए कई दौर की फॉलो-अप बैठकें करनी पड़ें।

3. वर्चुअल मीटिंग्स शेड्यूल करना आसान है

हर साल बैठकों में जाने में जो दिन बर्बाद होते हैं, वे उन दिनों की तुलना में तुच्छ हैं जो उन्हें पहली बार शेड्यूल करने की कोशिश में बर्बाद होते हैं। यदि आपकी कंपनी इतनी भाग्यशाली है कि आप सभी एक ही ईमेल और कैलेंडर टूल, जैसे Outlook या Google, का उपयोग करते हैं, तो आप अच्छी तरह जानते होंगे कि उनकी एकीकृत समय सुझाव सुविधाओं ने कम से कम आंतरिक बैठकों के लिए अनंत ईमेल आदान-प्रदान को समाप्त करने में कितनी मदद की है। हालाँकि, जब भी आपको ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, उम्मीदवारों, भागीदारों या बाहरी हितधारकों के साथ बैठकें निर्धारित करनी होती हैं, तो ईमेल टेनिस फिर से शुरू हो जाती है।

यहीं पर प्लेटफ़ॉर्म-निष्पक्ष शेड्यूलिंग टूल्स जैसे Doodle ये सोने के बराबर मूल्यवान हैं; ये वही 'सेट-एंड-फॉरगेट' सरलता प्रदान करते हैं जो आपको अपने आंतरिक टूलिंग में मिलती है, लेकिन बाहरी पक्षों के लिए भी। और भी बेहतर, Doodle के माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के साथ एकीकरण और ज़ूम का मतलब है कि हर मीटिंग निमंत्रण के साथ वर्चुअल मीटिंग लिंक स्वचालित रूप से बन जाते हैं, इसलिए आपको फिर कभी आखिरी समय में मीटिंग लिंक देने की चिंता नहीं करनी पड़ेगी।

4. वर्चुअल बैठकें आंतरिक संचार को सुव्यवस्थित करती हैं

हालांकि ध्यान का एक बड़ा हिस्सा नए व्यवसाय हासिल करने और आपूर्ति श्रृंखलाओं को सुव्यवस्थित करने जैसे बाहरी कारकों पर जाएगा, मैककिंज़ी द्वारा अनुसंधान यह सुझाव देता है कि जिन संगठनों की आंतरिक संचार व्यवस्था स्पष्ट होगी, वे महामारी और उससे जुड़ी आर्थिक मंदी से बचने के लिए सबसे अच्छी स्थिति में होंगे। मजबूत प्रबंधन और विकास के साथ-साथ कंपनी के उद्देश्य और रणनीति को सकारात्मक रूप से प्रोत्साहित करने से कर्मचारी केंद्रित और उत्पादक बने रहेंगे, जबकि प्रतिस्पर्धियों का मनोबल गिर जाएगा।

वर्चुअल बैठकें प्रबंधकों को टीम की नियमित बैठकों और एक-एक बैठकों की एक सुसंगत लय बनाने और उस पर कायम रहने की अनुमति देती हैं, जो कभी-कभी कार्यालय जीवन की चुनौतियों और परेशानियों का सामना करते समय असंगत हो जाती हैं। ऑनलाइन टाउन हॉल आयोजित करने से दुनिया भर के कर्मचारी इसमें शामिल हो सकते हैं और वरिष्ठ नेताओं से सुन सकते हैं, जिससे पूरे संगठन में जुड़ाव की भावना बनी रहती है।

5. वर्चुअल पिचें उत्तम बनाती हैं

उन सुनहरे कोविड-पूर्व के दिनों में – हाँ, इस सब से पहले एक समय था – रचनात्मक एजेंसियां €83,000 तक खर्च कर सकती हैं। समय, यात्रा और संसाधनों को ध्यान में रखते हुए एक ही ग्राहक को पिच करने पर। महामारी ने सभी को ऑनलाइन बैठकों के फायदे दिखा दिए हैं: कंपनियाँ अब किसी भी क्लाइंट या संभावित ग्राहक के साथ हर बैठक के लिए यात्रा करने की आवश्यकता महसूस नहीं करतीं, जबकि ग्राहक स्वयं भी वर्चुअल बैठक की स्वतंत्रता और लचीलेपन को प्राथमिकता देते हैं। हालांकि, इसका मतलब है कि आपकी वर्चुअल पिच बैठकें प्रभाव छोड़ने के लिए एकदम सही होनी चाहिए।

व्हाइटबोर्ड, वर्चुअल ब्रेकआउट या पोलिंग के साथ रचनात्मक होने से पहले, पहले बुनियादी बातों पर ध्यान दें। कार्यकारी अधिकारियों ने हमें यह भी बताया कि, उनकी राय में, सफल बैठकों के महत्वपूर्ण तत्व थे:

स्पष्ट उद्देश्य निर्धारित करना (72%)

एक स्पष्ट एजेंडा होना (67%)

कमरे में बहुत अधिक लोगों का न होना (35%)

दृश्य सामग्री, जैसे वीडियो और प्रस्तुति (27%)

अधिकांश के साथ वरिष्ठ अधिकारियों की रिपोर्ट है कि वे बैठकों में 20 घंटे या उससे अधिक समय बिताते हैं।बस इन्हें बेदाग रूप से सही करें और आप अपने अधिकांश प्रतिस्पर्धियों से पहले ही आगे होंगे। एक ऐसा कदम जिसे कभी नहीं छोड़ा जाना चाहिए वह है अभ्यास, अभ्यास, अभ्यास। यह सुनिश्चित करना कि आपकी प्रस्तुति सुचारू रूप से चले, महत्वपूर्ण है, भले ही वह वर्चुअल पिच ही क्यों न हो। फिर अपनी विशेषज्ञता को चमकने देने का समय है।

6. वर्चुअल बैठकें ऐसे उपहार हैं जो लगातार लाभ देते रहते हैं।

वर्चुअल मीटिंग्स में वह क्या होता है जो अधिकांश व्यक्तिगत बैठकों में नहीं होता? अजीबोगरीब ज़ूम बैकग्राउंड के अलावा? इन्हें आसानी से रिकॉर्ड किया जा सकता है, जो एक ऐसी सुविधा है जिसका पर्याप्त पेशेवर अपने फायदे के लिए उपयोग नहीं करते।

यदि आप किसी संभावित नए ग्राहक को पिच कर रहे हैं, तो बैठक रिकॉर्ड करके आप न केवल अपने प्रेजेंटेशन की रिकॉर्डिंग लक्षित व्यक्ति को भेज सकते हैं, जिसे वे अन्य प्रमुख हितधारकों के साथ साझा कर सकते हैं, बल्कि आप स्वयं भी इसे फिर से देखकर अपनी क्षमताओं को निखार सकते हैं और भविष्य में व्यापार बंद करने की संभावना बढ़ा सकते हैं।

यदि यह एक आंतरिक टीम बैठक है, तो इसे रिकॉर्ड करें और इसे कहीं आसानी से पहुँचने योग्य स्थान पर संग्रहीत करें, ताकि छुट्टी पर गए कर्मचारी लौटने पर मुख्य बिंदुओं से अवगत हो सकें, या नए कर्मचारी हाल की बैठकों को देखकर जल्दी से अपडेट हो सकें।

प्रशिक्षण और डेमो बैठकें रिकॉर्ड करने के लिए विशेष रूप से उपयुक्त उपयोग-मामले हैं, क्योंकि बार-बार प्रशिक्षण दोहराने के बजाय रिकॉर्डिंग साझा करके भविष्य में समय की बचत होती है।

7. अपनी कंपनी की प्रतिष्ठा को वर्चुअली बढ़ाएँ

कोविड-19 महामारी कॉन्फ्रेंसिंग और इवेंट्स उद्योग के लिए विनाशकारी रही है, लेकिन पिछले 12 महीनों में कई प्रमुख उद्योगिक आयोजनों ने सफलतापूर्वक ऑनलाइन होने का प्रबंधन किया है, और कुछ पेशेवर इस स्थिति को प्राथमिकता दे रहे हैं।

इसका मतलब है कि वही सॉफ़्टवेयर और सेटअप जिसका उपयोग आपकी कंपनी वर्चुअल मीटिंग्स के लिए करती है, उसे आपके वरिष्ठ प्रबंधकों और विचार नेताओं को उद्योग मीडिया और संभावित ग्राहकों के सामने लाने के लिए भी इस्तेमाल किया जा सकता है। वे दुनिया भर में ऑनलाइन सम्मेलनों में प्रस्तुति दे सकते हैं, उन ऑनलाइन चर्चाओं में भाग ले सकते हैं जिन तक वे पहले कभी पहुँच नहीं पाए थे, या आपके उद्योग के प्रमुख पॉडकास्ट्स में अतिथि के रूप में भी दिखाई दे सकते हैं। ऑनलाइन बैठक की परिभाषा को व्यापक बनाएं, और आप देखेंगे कि आपकी कंपनी की जागरूकता में उछाल आ गया है।

जो कंपनियाँ ऑनलाइन मीटिंग्स और सहयोग, वर्चुअल टाउन हॉल और डिजिटल सम्मेलनों के सभी पहलुओं का पूरा लाभ उठाती हैं, वे न केवल महामारी से उबरने के बाद अधिक फुर्तीली, कुशल और उत्पादक बनती हैं, बल्कि वे एक ऐसे संगठन में बदल जाती हैं जो काम के नए भविष्य को अपनाने के लिए तैयार है।

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