7 redenen waarom virtuele vergaderingen je bedrijf kunnen verbeteren

Als kranten, tijdschriften en websites een lijst geven van de meest stressvolle gebeurtenissen in je leven Als mensen het hebben over de dingen die je in je leven kunt meemaken, hebben ze de neiging om vooral te focussen op sterfgevallen, echtscheidingen, verhuizen en een gezin stichten. Deze journalisten hebben nog nooit geprobeerd een bedrijf op te zetten.

De psychologische tol De druk die het opstarten en runnen van een bedrijf met zich meebrengt, is ongelooflijk groot – het kan ondernemers en leiders in stress en zelfs een depressie storten. Ongeveer de helft van alle nieuwe bedrijven gaat binnen de eerste vijf jaar failliet, dus de kans op succes is zelfs in de beste tijden al klein. En dit zijn natuurlijk niet bepaald de beste tijden.

De oplettende lezers onder jullie hebben misschien gemerkt dat er een gezondheidscrisis de wereld overspoelt, en tenzij je in de sector van handgel of thuisonderwijs zit, is de COVID-19-pandemie voor bijna alle bedrijven overal slecht nieuws geweest. Alleen al in de VS, bijna een half miljoen bedrijven zijn sinds het begin van de pandemie gesloten. De gevolgen blijven niet beperkt tot de VS, en het zijn ook niet alleen start-ups en kleinere bedrijven die de gevolgen van de pandemie voelen. In het VK, meer dan 10.000 Winkelketens in de winkelstraten en bekende horeca- en recreatiebedrijven hebben in 2020 hun deuren gesloten.

Nu het verschil tussen faillissement en overleven nog nooit zo klein is geweest, moeten bedrijven manieren zoeken om kosten te verlagen, efficiënter te werken en hun productiviteit te verhogen. Meer gebruikmaken van virtuele vergaderingen zou wel eens de nodige impuls kunnen zijn om je nettowinst en je bedrijf als geheel te verbeteren.

1. Virtuele vergaderingen zijn efficiënt

De tijd en kosten van het reizen van en naar afspraken met klanten dat kan flink oplopen. Gemiddeld, zakenmensen verliezen zo’n vijf dagen per jaar Alleen al reizen voor vergaderingen, zonder rekening te houden met de extra uren die verloren gaan aan het inplannen van die vergaderingen en het regelen van de reis. Dat is een hele week die een verkoper zou kunnen besteden aan het benaderen van potentiële nieuwe klanten, die een creatief bureau zou kunnen gebruiken om succesvolle campagnes te bedenken, of die een recruiter zou kunnen besteden aan het interviewen van kandidaten.

Bij virtuele vergaderingen ga je geen tijd kwijt aan reizen of aan het heen en weer lopen tussen vergaderruimtes. Daardoor kunnen medewerkers zich meer richten op het werk zelf in plaats van op hoe ze daar moeten komen.

2. Virtuele vergaderingen zijn productief

Onze Rapport over de stand van zaken bij vergaderingen uit onderzoek is gebleken dat 89% van de professionals ineffectieve of slecht georganiseerde vergaderingen als een van hun grootste frustraties op het werk beschouwt. Een van de grootste voordelen van virtuele vergaderingen is dat ze meestal meer ruimte bieden voor een gestructureerde aanpak en productieve discussies, in plaats van geklets en brainstormen. Bij persoonlijke vergaderingen heerst vaak het gevoel dat je het maar op het gevoel doet, waardoor ze vaak uitlopen. Virtuele vergaderingen zijn strakker gestructureerd en worden beter begeleid.

Een derde van de drukbezette professionals zijn gefrustreerd omdat ze vergaderingen bijwonen waar niet de nodige besluitvormers aanwezig zijn om tot doeltreffende vervolgstappen te komen. Nogmaals: dankzij de flexibiliteit van virtuele vergaderingen is de kans veel groter dat die nodige besluitvormers erbij zijn, waardoor vergaderingen vruchtbaarder en constructiever worden, in plaats van dat er meerdere rondes van vervolgvergaderingen nodig zijn om tot beslissingen te komen.

3. Virtuele vergaderingen zijn makkelijker in te plannen

De dagen die je elk jaar kwijt bent aan reizen naar vergaderingen zijn peanuts vergeleken met de tijd die je kwijt bent aan het plannen ervan. Als je bedrijf het geluk heeft dat iedereen dezelfde e-mail- en agendatool gebruikt, zoals bijvoorbeeld Outlook of Google, dan weet je maar al te goed hoezeer de ingebouwde functies voor tijdvoorstellen hebben geholpen om in ieder geval het eindeloze heen-en-weer-mailen over interne vergaderingen uit te bannen. Maar zodra je vergaderingen moet inplannen met klanten, leveranciers, kandidaten, partners of externe belanghebbenden, begint het e-mailtennis weer van voren af aan.

Dit is waar platformonafhankelijke planningshulpmiddelen zoals Doodle zijn goud waard; ze bieden dezelfde ‘instellen en vergeten’-eenvoud die je bij je interne tools gewend bent, maar dan ook voor externe partijen. En nog beter: Doodle’s integratie met Microsoft Teams En dankzij Zoom worden er bij elke uitnodiging voor een vergadering automatisch links voor virtuele vergaderingen aangemaakt, zodat je je nooit meer zorgen hoeft te maken over het verstrekken van een last-minute link voor een vergadering.

4. Virtuele vergaderingen maken de interne communicatie efficiënter

Hoewel de aandacht vooral uitgaat naar externe factoren, zoals het binnenhalen van nieuwe klanten en het opschonen van toeleveringsketens, onderzoek van McKinsey Dit wijst erop dat organisaties met duidelijkere interne communicatie het best in staat zullen zijn om de pandemie en de daarmee gepaard gaande economische neergang te doorstaan. Sterk leiderschap en ontwikkeling, in combinatie met het positief benadrukken van de doelstelling en strategie van het bedrijf, zorgen ervoor dat medewerkers gefocust blijven en goed blijven presteren, terwijl bij concurrenten het moreel in het slop raakt.

Met virtuele vergaderingen kunnen managers een vast ritme aanhouden voor teamvergaderingen en één-op-één-gesprekken, iets wat soms wat minder goed lukt als je te maken hebt met de ups en downs van het kantoorleven. Door online town hall-bijeenkomsten te organiseren, kunnen medewerkers van over de hele wereld meekijken en luisteren naar wat de topmanagers te zeggen hebben, waardoor het gevoel van verbondenheid binnen de hele organisatie behouden blijft.

5. Oefenen via virtuele pitches is de beste manier

In die zorgeloze tijd vóór COVID – ja, er was echt een tijd vóór dit alles – creatieve bureaus zouden wel € 83.000 kunnen uitgeven over het pitchen bij één enkele klant, waarbij tijd, reizen en middelen allemaal meespeelden. De pandemie heeft iedereen de voordelen van online vergaderingen laten zien: bedrijven vinden het niet langer nodig om voor elke vergadering met een klant of potentiële klant te reizen, terwijl zelfs de klanten zelf de voorkeur geven aan de vrijheid en flexibiliteit van een virtuele vergadering. Dat betekent echter wel dat je virtuele pitchvergaderingen perfect moeten zijn om indruk te maken.

Voordat je creatief aan de slag gaat met whiteboards, virtuele breakout-sessies of stemrondes, is het goed om eerst even de basisprincipes op een rijtje te zetten. Leidinggevenden vertelden ons ook dat volgens hen de volgende elementen cruciaal zijn voor succesvolle vergaderingen:

Duidelijke doelen stellen (72%)

Een duidelijke agenda hebben (67%)

Dat er niet te veel mensen in de kamer zijn (35%)

Beeldmateriaal, zoals video’s en de presentatie (27%)

Bij de meeste topmanagers die aangeven dat ze 20 uur of meer in vergaderingen doorbrengen, zorg er gewoon voor dat je dit helemaal perfect onder de knie hebt en je steekt al met kop en schouders boven de meeste concurrenten uit. De enige stap die je niet mag overslaan, is oefenen, oefenen en nog eens oefenen. Het is cruciaal dat je presentatie soepel verloopt, zelfs bij virtuele pitches. Daarna is het tijd om je expertise te laten schitteren.

6. Virtuele vergaderingen zijn een geschenk dat blijft geven

Wat hebben virtuele vergaderingen te bieden wat de meeste fysieke vergaderingen missen? Afgezien van die gekke Zoom-achtergronden? Je kunt ze makkelijk opnemen, en dat is een functie waar nog te weinig professionals gebruik van maken.

Als je een pitch houdt voor een potentiële nieuwe klant, kun je door de vergadering op te nemen niet alleen de doelpersoon een opname van je presentatie sturen die hij of zij met andere belangrijke belanghebbenden kan delen, maar kun je de opname ook zelf nog eens bekijken om je vaardigheden bij te schaven en de kans op het binnenhalen van toekomstige opdrachten te vergroten.

Als het om een interne teamvergadering gaat, neem die dan op en bewaar de opname op een plek waar iedereen er makkelijk bij kan. Zo kunnen medewerkers die op vakantie zijn de belangrijkste punten nog eens doornemen als ze terugkomen, of kunnen nieuwe medewerkers recente vergaderingen bekijken om nog sneller op de hoogte te raken.

Trainingen en demo’s zijn bij uitstek geschikte gelegenheden om vergaderingen op te nemen. Zo bespaar je later tijd, omdat je een opname kunt delen in plaats van de training steeds opnieuw te moeten doen.

7. Versterk de reputatie van je bedrijf online

De COVID-19-pandemie heeft voor een groot deel van de conferentie- en evenementensector rampzalige gevolgen gehad, maar veel belangrijke bijeenkomsten in de sector zijn de afgelopen 12 maanden succesvol online gegaan, en sommige beroepsgroepen geven zelfs de voorkeur aan deze situatie.

Dit betekent dat dezelfde software en opzet die je bedrijf gebruikt voor virtuele vergaderingen, ook kan worden ingezet om je senior managers en opinieleiders in de schijnwerpers te zetten, zodat ze in contact komen met de vakmedia en potentiële klanten. Ze kunnen presentaties geven op online conferenties over de hele wereld, deelnemen aan online discussies waar ze voorheen geen toegang toe hadden, of zelfs als gast optreden in toonaangevende podcasts uit je branche. Verbreed je kijk op wat een online vergadering precies inhoudt, en je zult zien dat de bekendheid van je bedrijf een enorme vlucht neemt.

Bedrijven die zich volledig richten op alle facetten van online vergaderingen en samenwerking, virtuele townhalls en digitale conferenties, zullen merken dat ze niet alleen sterker, efficiënter en productiever uit de pandemie komen, maar dat ze ook uitgroeien tot een organisatie die helemaal klaar is om de nieuwe toekomst van werken te omarmen.

Werk je in de werving en selectie? Of wil je graag de juiste persoon voor een functie vinden? Nou, hier zijn vijf tips om sneller de juiste persoon te vinden.