Nel 1966, The Futurist pubblicò una newsletter che faceva previsioni sulla vita nel 2020. Dalle casalinghe che fanno la spesa in videochiamata alle persone pagate per non lavorare - dato che le macchine ne hanno eliminato la necessità - alcuni suggerimenti si avvicinano a un paragone ottimistico di 1984 di George Orwell.

Per quanto la tecnologia ci abbia aiutato negli ultimi anni, non ha eliminato il lavoro. Detto questo, lo ha reso più facile e il lavoro a distanza è solo uno dei modi. Tanto che, secondo un rapporto di Remote.com, due terzi delle aziende statunitensi prevedono di offrire modalità di lavoro a distanza o flessibili nei prossimi cinque anni.

Il lavoro flessibile è ottimo per aumentare la produttività e il morale del personale, ma come fare per essere sicuri di entrare in contatto con il proprio team, prendere decisioni efficaci e ottenere risultati aziendali? Ecco alcuni consigli per pianificare al meglio le riunioni con i dipendenti remoti.

Cominciamo con la programmazione.

Quando si tratta di programmare in un luogo di lavoro remoto, non si può sottovalutare quanto sia fondamentale una comunicazione chiara.

Stabilite un calendario coerente di riunioni schedule. Con tutti coloro che lavorano in tutto il mondo, i check-in con il vostro team vi aiutano ad assicurarvi di sapere cosa sta succedendo e vi aiutano a pianificare e prendere decisioni. Le riunioni ricorrenti non devono essere difficili da pianificare. Trovate un orario che vada bene per tutti e fissatelo con largo anticipo, in modo che le persone possano pianificarlo nella loro settimana. In questo modo tutti sapranno quando aspettarsi le riunioni, si ridurrà il numero di richieste dell'ultimo minuto e si farà in modo che tutti arrivino preparati.

Scegliete lo strumento videoconferenze che fa per voi. Esistono molte piattaforme di riunioni virtuali diverse, da Zoom a Google Meet. Ognuna di esse offre caratteristiche diverse, quindi assicuratevi di scegliere quella che funziona meglio per le esigenze del vostro team, è facile da usare e si integra nel vostro flusso di lavoro.

***Strumenti come Doodle possono aiutarvi a programmare le riunioni e a ridurre le email per trovare un orario che vada bene per tutti. Per esempio, come manager, potete creare una Pagina di prenotazione che permetta al vostro team di collegarsi con voi, ma solo quando siete liberi.

Rilevamento del fuso orario. Se i membri del team si trovano in diverse parti del mondo, è fondamentale conoscere i diversi fusi orari. Doodle è in grado di farlo automaticamente, contribuendo a rendere la programmazione ancora più fluida. Fate un sondaggio e scoprite quanto è facile.

Now it’s time to prep

You have your meetings scheduled, but how do you ensure it delivers results? Ensuring they run smoothly and efficiently is going to be vital to driving growth. 

Have a clear agenda. Before each meeting, take some time to plan and create a clear agenda that outlines the purpose and goals of the meeting. In this, you should set out how long you want to spend on each topic and list them by priority, so the essentials are covered. This will help keep the meeting on track and ensure everyone is on the same page.

Keep distractions to a minimum. In a remote work environment, it can be easy to get distracted. You can minimize these in a number of different ways. Consider muting participants when they’re not speaking and encourage people to use virtual backgrounds when they have things going on to help people stay focused on what they’re saying on what’s happening behind them.

Share notes and meeting minutes. When you’re getting together with your team, you should always make sure someone is taking minutes. This will help you create action points that need to be completed once you’re done. After each meeting, make sure to share these notes with all participants. This will ensure that everyone is on the same page, has access to the information discussed and necessary follow-ups can happen.

Use polls. It’s important for employee satisfaction for them to feel valued. In meetings, you want to make sure they’re engaged. You can kill two birds with one stone by using polls in your group meetings. This can be a great way to get feedback and gauge the opinions of your team and with a lot of video conferencing tools is easy to do instantly.

With the foundations in place, build.

Remote working has many upsides. It allows more flexibility, improves work-life balance and can help staff stay productive. However, it can make it more difficult for employees to build and maintain personal connections with their colleagues. There are a few things as a manager you can do to help bring your team together.

Virtual coffee breaks. Don’t make all your meetings about work. Schedule virtual coffee breaks or sessions where team members can come together and chat informally. Not only is this a great way to build camaraderie, but it could have a positive business effect too. For instance, it might help people feel more comfortable reaching out to colleagues and asking questions where they might have been hesitant before. On a larger scale and where possible try and get people together in person for a social activity like bowling or dinner. You can make a quick poll to find a time that suits everyone. 

Team building exercises. Consider incorporating team-building exercises into your virtual meetings. It doesn’t have to be something that requires a lot of planning, but a quick icebreaker can help people feel a little more relaxed before getting down to business. This can be a fun way to promote collaboration - even in a work-from-home environment.

Non-verbal cues. In virtual meetings, it can be more difficult to read non-verbal cues. In fact, during the COVID-19 pandemic, so-called ‘Zoom fatigue’ grew exponentially. Make sure to pay attention to body language and tone of voice during virtual meetings. If you notice someone seems a little stressed or not quite themself, reach out to them. 

Regular check-ins.Checking in with staff is important - especially in a remote setting. Schedule regular 1:1s with your team. This can be a great way to keep everyone connected and to ensure they feel heard and valued.