En 1966, The Futurist publicó un boletín que hacía predicciones sobre la vida en la década de 2020. Desde amas de casa que compran por videollamada hasta personas a las que se paga por no trabajar -ya que las máquinas han eliminado esa necesidad-, algunas sugerencias se acercan a una comparación optimista de 1984 de George Orwell.

Por mucho que la tecnología nos haya ayudado en los últimos años, no ha eliminado el trabajo. Dicho esto, lo ha hecho más fácil y el trabajo a distancia es sólo una de las maneras. Tanto es así que, según un informe de Remote.com, dos tercios de las empresas estadounidenses tienen previsto ofrecer modalidades de trabajo a distancia o flexibles en los próximos cinco años.

El trabajo flexible es estupendo para aumentar la productividad y la moral del personal, pero ¿cómo asegurarse de que conecta con su equipo, toma decisiones eficaces e impulsa los resultados empresariales? He aquí algunos consejos para planificar reuniones con empleados a distancia.

Let’s start with scheduling

When it comes to scheduling in a remote workplace, it can’t be understated how vital clear communication is.

Establish a consistent meeting schedule. With everyone working from all over the world, check-ins with your team help you make sure you know what’s happening and help with planning and decision-making. Recurring meetings don’t have to be difficult to plan. Find a time that works for everyone and block it out well in advance so people can plan it into their weeks. This will help everyone know when to expect meetings, reduce the number of last-minute requests and ensure everyone comes prepared.

Choose the video conferencing tool for you. There are a lot of different virtual meeting platforms out there, from Zoom to Google Meet. Each of them offers different features, so make sure to choose the one that works best for your team's needs, is easy to use and integrates into your workflow.

Utilize scheduling apps. Tools like Doodle can help you schedule meetings and reduce the email back-and-forth of finding a time that works for everyone. For instance, as a manager, you can create a Booking Page that will allow your team to connect with you but only when you’re free.

Time zone detection. With team members in different parts of the world, getting a grasp of different time zones is going to be key. Doodle can do this automatically, helping to make scheduling even more seamless. Make a poll and see how easy it is.

Ahora es el momento de preparar

Ya ha programado las reuniones, pero ¿cómo se asegura de que den resultados? Garantizar que se desarrollen con fluidez y eficacia va a ser vital para impulsar el crecimiento.

Tenga una agenda clara. Antes de cada reunión, dedique algún tiempo a planificar y crear un orden del día claro que describa el propósito y los objetivos de la reunión. En él debes establecer cuánto tiempo quieres dedicar a cada tema y ordenarlos por prioridades, de modo que se cubra lo esencial. Esto ayudará a mantener el ritmo de la reunión y garantizará que todo el mundo esté de acuerdo.

***En un entorno de trabajo a distancia, es fácil distraerse. Puedes minimizarlas de varias maneras. Considera la posibilidad de silenciar a los participantes cuando no estén hablando y anímales a utilizar fondos virtuales cuando tengan cosas entre manos para ayudarles a mantener la concentración en lo que están diciendo y no en lo que ocurre detrás de ellos.

***Cuando te reúnas con tu equipo, asegúrate siempre de que alguien levanta acta. Esto te ayudará a crear puntos de acción que deben completarse una vez hayáis terminado. Después de cada reunión, asegúrate de compartir estas notas con todos los participantes. Así te asegurarás de que todo el mundo está de acuerdo, tiene acceso a la información discutida y puede hacer el seguimiento necesario.

Utiliza encuestas. Es importante para la satisfacción de los empleados que se sientan valorados. En las reuniones, hay que asegurarse de que participan. Puedes matar dos pájaros de un tiro utilizando encuestas en tus reuniones de grupo. Puede ser una forma estupenda de conocer la opinión de tu equipo y, con muchas herramientas de videoconferencia, es fácil hacerlo al instante.

With the foundations in place, build.

Remote working has many upsides. It allows more flexibility, improves work-life balance and can help staff stay productive. However, it can make it more difficult for employees to build and maintain personal connections with their colleagues. There are a few things as a manager you can do to help bring your team together.

Virtual coffee breaks. Don’t make all your meetings about work. Schedule virtual coffee breaks or sessions where team members can come together and chat informally. Not only is this a great way to build camaraderie, but it could have a positive business effect too. For instance, it might help people feel more comfortable reaching out to colleagues and asking questions where they might have been hesitant before. On a larger scale and where possible try and get people together in person for a social activity like bowling or dinner. You can make a quick poll to find a time that suits everyone. 

Team building exercises. Consider incorporating team-building exercises into your virtual meetings. It doesn’t have to be something that requires a lot of planning, but a quick icebreaker can help people feel a little more relaxed before getting down to business. This can be a fun way to promote collaboration - even in a work-from-home environment.

Non-verbal cues. In virtual meetings, it can be more difficult to read non-verbal cues. In fact, during the COVID-19 pandemic, so-called ‘Zoom fatigue’ grew exponentially. Make sure to pay attention to body language and tone of voice during virtual meetings. If you notice someone seems a little stressed or not quite themself, reach out to them. 

Regular check-ins.Checking in with staff is important - especially in a remote setting. Schedule regular 1:1s with your team. This can be a great way to keep everyone connected and to ensure they feel heard and valued.