I 1966 udgav The Futurist et nyhedsbrev, der indeholdt forudsigelser om livet i 2020'erne. Fra husmødre, der handler via videoopkald til folk, der bliver betalt for ikke at arbejde - da maskinerne har fjernet behovet - er der nogle forslag, der nærmer sig en optimistisk sammenligning af George Orwells 1984.

Hvor meget teknologien end har hjulpet os i de sidste par år, har den ikke fjernet arbejdet. Når det er sagt, har den gjort det lettere, og fjernarbejde er blot en af måderne. Så meget, at ifølge en rapport fra Remote.com planlægger to tredjedele af de amerikanske virksomheder at tilbyde fjernarbejde eller fleksible arbejdsordninger inden for de næste fem år.

Fleksibelt arbejde er fantastisk til at øge produktiviteten og personalets moral, men hvordan sikrer du dig, at du kan få kontakt med dit team, træffe effektive beslutninger og skabe forretningsresultater? Her er nogle tips til at få styr på planlægningen af møder med eksterne medarbejdere.

Lad os starte med planlægningen

Når det drejer sig om planlægning på en fjernarbejdsplads, kan det ikke undervurderes, hvor vigtig en klar kommunikation er.

Etabler en konsekvent mødeplan plan. Når alle arbejder fra hele verden, hjælper check-ins med dit team dig med at sikre, at du ved, hvad der sker, og hjælper dig med planlægning og beslutningstagning. Tilbagevendende møder behøver ikke at være svært at planlægge. Find et tidspunkt, der fungerer for alle, og planlæg det i god tid, så folk kan planlægge det ind i deres uger. På den måde ved alle, hvornår de kan forvente møder, og det reducerer antallet af anmodninger i sidste øjeblik, og det sikrer, at alle kommer forberedt.

Vælg det videokonferencer værktøj, der passer til dig. Der findes mange forskellige virtuelle møder platforme, lige fra Zoom til Google Meet. Hver af dem tilbyder forskellige funktioner, så sørg for at vælge den, der passer bedst til dit teams behov, er nem at bruge og kan integreres i din arbejdsgang.

Brug planlægningsapps. Værktøjer som Doodle kan hjælpe dig med at planlægge møder og reducere e-mailen frem og tilbage for at finde et tidspunkt, der fungerer for alle. Som leder kan du f.eks. oprette en Booking Page, som giver dit team mulighed for at komme i kontakt med dig, men kun når du er ledig.

Tidzoneopsporing Med teammedlemmer i forskellige dele af verden er det vigtigt at få styr på de forskellige tidszoner. Doodle kan gøre dette automatisk, hvilket hjælper med at gøre planlægningen endnu mere problemfri. Lav en afstemning og se, hvor nemt det er.

Nu er det tid til at forberede sig

Du har planlagt dine møder, men hvordan sikrer du, at de giver resultater? Det er afgørende for at skabe vækst at sikre, at de forløber gnidningsløst og effektivt.

Har en klar dagsorden. Før hvert møde skal du tage dig tid til at planlægge og udarbejde en klar dagsorden, der beskriver formålet og målene med mødet. I denne bør du angive, hvor lang tid du vil bruge på hvert emne, og opstille dem efter prioritet, så det vigtigste er dækket. Dette vil hjælpe med at holde mødet på sporet og sikre, at alle er på samme side.

Hold distraktioner på et minimum. I et fjernarbejdsmiljø kan det være let at blive distraheret. Du kan minimere disse på en række forskellige måder. Overvej at slå deltagerne på lydløs, når de ikke taler, og tilskynd folk til at bruge virtuelle baggrunde, når de har ting i gang, så folk forbliver fokuseret på det, de siger, på det, der sker bag dem.

Deltag notater og mødereferater. Når du mødes med dit team, bør du altid sørge for, at der er nogen, der tager referat. Dette vil hjælpe dig med at oprette handlingspunkter, der skal gennemføres, når I er færdige. Efter hvert møde skal du sørge for at dele disse noter med alle deltagerne. Det vil sikre, at alle er på samme side, har adgang til de oplysninger, der er blevet drøftet, og at nødvendige opfølgninger kan finde sted.

Brug afstemninger. Det er vigtigt for medarbejdernes tilfredshed, at de føler sig værdsat. På møderne vil du sikre dig, at de er engagerede. Du kan slå to fluer med ét smæk ved at bruge afstemninger på dine gruppemøder. Det kan være en god måde at få feedback og måle holdets holdninger på, og med mange videokonferenceværktøjer er det nemt at gøre det med det samme.

With the foundations in place, build.

Remote working has many upsides. It allows more flexibility, improves work-life balance and can help staff stay productive. However, it can make it more difficult for employees to build and maintain personal connections with their colleagues. There are a few things as a manager you can do to help bring your team together.

Virtual coffee breaks. Don’t make all your meetings about work. Schedule virtual coffee breaks or sessions where team members can come together and chat informally. Not only is this a great way to build camaraderie, but it could have a positive business effect too. For instance, it might help people feel more comfortable reaching out to colleagues and asking questions where they might have been hesitant before. On a larger scale and where possible try and get people together in person for a social activity like bowling or dinner. You can make a quick poll to find a time that suits everyone. 

Team building exercises. Consider incorporating team-building exercises into your virtual meetings. It doesn’t have to be something that requires a lot of planning, but a quick icebreaker can help people feel a little more relaxed before getting down to business. This can be a fun way to promote collaboration - even in a work-from-home environment.

Non-verbal cues. In virtual meetings, it can be more difficult to read non-verbal cues. In fact, during the COVID-19 pandemic, so-called ‘Zoom fatigue’ grew exponentially. Make sure to pay attention to body language and tone of voice during virtual meetings. If you notice someone seems a little stressed or not quite themself, reach out to them. 

Regular check-ins.Checking in with staff is important - especially in a remote setting. Schedule regular 1:1s with your team. This can be a great way to keep everyone connected and to ensure they feel heard and valued.