Znaczenie utrzymywania kontaktu z zespołem

Większość z nas zgodzi się, że żyjemy w pełnym stresu świecie. Dlatego też bardziej niż kiedykolwiek ważne jest, aby dbać o dobre samopoczucie pracowników, zwłaszcza gdy pracują zdalnie z dowolnego miejsca na świecie. Rozmawialiśmy z Eleną Filippi, kierowniczką ds. doświadczeń pracowników w firmie Doodle, aby dowiedzieć się, jakie ma dla nas rady.

Elena, czy mogłabyś wyjaśnić, dlaczego regularne rozmowy z pracownikami są tak ważne dla zadowolenia zespołu?

Jako osoba odpowiedzialna za kształtowanie doświadczeń pracowników w firmie Doodle, jednym z podstawowych elementów mojej pracy jest śledzenie na bieżąco tego, jak radzą sobie pracownicy. Czy są zadowoleni ze swojej pracy, czy odczuwają pozytywne wyzwania oraz czy mają perspektywę rozwoju osobistego, która ich motywuje.

Moim zadaniem jest również stworzenie ram, które pozwolą pracownikom osiągnąć ten cel bez wypalenia zawodowego i bez poczucia, że muszą za to płacić ceną swojego dobrego samopoczucia psychicznego. Wręcz przeciwnie – teraz bardziej niż kiedykolwiek firmy są odpowiedzialne za zapewnienie bezpiecznego i zdrowego środowiska pracy. Pierwszym prostym krokiem, jaki możesz podjąć w tym kierunku, jest po prostu rozmowa z osobami pracującymi w Twojej firmie.  Chociaż regularnie zbieramy cenne dane poprzez ankiety pracownicze, uważam, że rozmowy w ramach „Stay Talks” lub „Leads-People Ops chat” dostarczają mi szczegółowych informacji, których potrzebuję, aby przewidzieć wszelkie kwestie, zanim staną się problemem. Pozwala mi to utrzymywać bliski kontakt z pracownikami i zrozumieć, czego potrzebują, aby dobrze wykonywać swoją pracę.

Jaki jest najlepszy sposób na zorganizowanie spotkań z pracownikami?

To naprawdę zależy od kultury organizacyjnej. W Doodle cenimy podejście „remote first”, więc przed zaplanowaniem jakiegokolwiek spotkania zadaję sobie pytanie, co chcę dzięki temu osiągnąć.

Gdy cel jest już jasny, przystępuję do ustalania szczegółów spotkania. Na przykład na początku tego roku wprowadziliśmy cykliczne spotkania z kierownikami zespołów, odbywające się co 6 miesięcy. Dlaczego? Na podstawie danych z poprzednich ankiet zauważyliśmy, że jest to szczególnie wymagająca rola, dlatego opracowaliśmy format spotkania, podczas którego menedżerowie ds. kadr mogą porozmawiać o tym, jak radzą sobie w swojej roli, o sytuacjach, z jakimi mogą się spotkać jako liderzy, o najczęstszych wyzwaniach stojących przed menedżerami, a także o sukcesach.

Naszym celem jest wspieranie ich i udzielanie jasnych odpowiedzi na wszelkie poruszane przez nich kwestie. Mając świadomość, jak cenny jest czas każdego z nas, rozmowa na czacie ma trwać zaledwie 15 minut – jednak w moim kalendarzu zaplanowałem rezerwę czasową, dzięki czemu nie mam żadnych spotkań w ciągu kolejnych 15 minut, na wypadek gdyby kierownik potrzebował więcej czasu.

Najważniejsze są jednak spotkania z bezpośrednim przełożonym. Nie jest tajemnicą, że zadowoleni pracownicy zazwyczaj mają dobre relacje zawodowe ze swoim przełożonym. Sztuka polega na tym, by nie ograniczać tych spotkań wyłącznie do rozmów o pracy. Moim zdaniem rewolucją stulecia w dziedzinie HR jest to, że pracownicy nie są już postrzegani jako pracownicy, lecz jako ludzie (stąd nazwa „People Ops”, której używamy w Doodle), a moim zadaniem jako menedżera jest dbanie o ich dobre samopoczucie.

Dlatego poświęcenie czasu na zapytanie o ich samopoczucie, równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poziom stresu i ogólny stan zdrowia stanowi część tej transformacji. Na takie rozmowy należy przeznaczyć więcej niż 15 minut. Ja robię to w ten sposób, że rezerwuję 45 minut, aby omówić wyzwania i zainicjować głębsze rozmowy wykraczające poza zwykłe podsumowanie aktualnej sytuacji (dzięki formatowi zaproponowanemu przez Culture Amp).

Członkowie mojego zespołu zawsze przygotowują to wszystko z wyprzedzeniem, dzięki czemu mamy czas na ważne rozmowy (te dotyczące szczęścia, rozwoju i, tak, dobrego samopoczucia)

Jak wygląda przyszłość działu People Ops i spotkań z pracownikami?

Jednym z największych wyzwań jest przewidywanie trendów w obecnym globalnym środowisku pracy (a do tego odróżnianie istotnych trendów od tych, które nimi nie są).

Na przykład: czy „ciche odejście” to trend? Niekoniecznie – zjawisko to odzwierciedla coś, co w dziedzinie People Ops określa się mianem braku zaangażowania.

Ale czy praca zdalna to już stała rzeczywistość? Oczywiście! Wszyscy widzieliśmy, jak pandemia zmieniła nasze postrzeganie pracy, jej wartości i znaczenia, jakie jej przypisujemy. Ludzie na nowo ustalili priorytety na lepsze, ale oznaczało to również, że działy kadr znalazły się na pierwszej linii tej transformacji (zarządzając przejściem na tryb całkowicie zdalny i niedoborami kadr, by wymienić tylko kilka wyzwań). Jedno wiem jednak na pewno: potrzebujemy szczególnego sposobu myślenia, jeśli chcemy, aby nasze firmy i pracownicy prosperowali.

Oznacza to przede wszystkim umiejętność zmiany kierunku działania i dostosowania się do nieustannie zmieniającego się otoczenia. Umiejętność przygotowania się na różne scenariusze poprzez zachowanie elastyczności wiąże się również z podważeniem dotychczasowego sposobu pracy: czasami zastanawiam się, czy indywidualne spotkania 1:1 pozostaną w użyciu na stałe. Chociaż obserwujemy pozytywny trend w kierunku bardziej asynchronicznej współpracy dzięki technologii, ludzie zawsze pozostaną ludźmi i będą potrzebować poczucia więzi międzyludzkiej, aby czuć się zaangażowani, zmotywowani i szczęśliwi w pracy. Tak więc, choć technologia może pomóc nam zautomatyzować wiele aspektów doświadczeń pracowników, najważniejszym trendem nadal będzie stawianie ludzi na pierwszym miejscu.

Aby dowiedzieć się więcej od Doodle, można znaleźć nasze artykuły tutaj