Vikten av att hålla kontakten med sitt team

De flesta av oss är nog överens om att vi lever i en stressig värld. Därför är det viktigare än någonsin att hålla kontakten med medarbetarna, särskilt när de kan arbeta på distans var som helst i världen. Vi träffade Elena Filippi, vår ansvariga för personalupplevelsen här på Doodle, för att höra vilka råd hon har att ge.

Elena, kan du förklara varför det är så viktigt att regelbundet ha kontakt med medarbetarna för att skapa ett nöjt team?

Som den som utformar medarbetarupplevelsen på Doodle är det en central del av mitt arbete att hålla fingret på pulsen och följa hur medarbetarna mår. Om de trivs på jobbet, upplever det som en positiv utmaning och har en syn på personlig utveckling som motiverar dem.

Det är också mitt jobb att skapa en ram som gör det möjligt för människor att uppnå detta utan att bli utbrända eller känna att deras psykiska välbefinnande måste vara priset de får betala. Tvärtom har företagen nu mer än någonsin ett ansvar för att tillhandahålla en trygg och hälsosam arbetsmiljö. Det första enkla steget du kan ta i den här riktningen är att faktiskt prata med de som arbetar på ditt företag.  Även om vi regelbundet samlar in värdefull data genom medarbetarundersökningar, har jag märkt att samtal i form av ”Stay Talks” eller ”Leads-People Ops-chatt” ger mig de detaljerade insikter jag behöver för att förutse eventuella problem innan de blir ett problem. Det gör att jag kan hålla mig nära medarbetarna och förstå vad de behöver för att kunna göra sitt jobb bra.

Hur bör man bäst organisera uppföljningssamtalen med medarbetarna?

Det beror verkligen på företagskulturen. På Doodle värdesätter vi en inställning där distansarbete prioriteras, så innan jag bokar in ett möte frågar jag mig själv vad jag vill få ut av det.

När syftet är klart börjar jag utforma mötet. Till exempel införde vi tidigare i år ett återkommande möte med personalcheferna var sjätte månad. Varför? Utifrån data från tidigare undersökningar märkte vi att detta är en särskilt utmanande befattning, så vi utformade ett upplägg där personalcheferna kan prata om hur det går i deras roll, vilka situationer de kan stöta på som ledare, de vanligaste utmaningarna för chefer och även framgångarna.

Vårt mål är att stödja dem och ge tydliga svar på alla frågor de tar upp. Eftersom vi är medvetna om hur värdefull allas tid är, är samtalet planerat att pågå i endast 15 minuter – men i min kalender har jag lagt in en buffert så att jag inte har något inbokat under de följande 15 minuterna, ifall chefen skulle behöva mer tid.

De viktigaste avstämningarna är dock de som du har med din närmaste chef. Det är ingen hemlighet att nöjda medarbetare oftast har en god arbetsrelation med sin chef. Hemligheten ligger i att undvika att använda avstämningarna enbart för att diskutera arbete. Om du frågar mig är århundradets revolution inom HR att medarbetare inte längre betraktas som anställda, utan som människor (därför använder vi namnet People Ops här på Doodle), och min uppgift som chef är att ta hand om deras välbefinnande.

Att ta sig tid att fråga om deras välbefinnande, balans mellan arbete och privatliv, stress och allmän hälsa är alltså en del av denna omställning. För dessa samtal behöver man avsätta mer än 15 minuter. Jag brukar avsätta 45 minuter för att lyfta fram utmaningar och få igång djupare samtal som går utöver rena statusuppdateringar (tack vare det format som tillhandahålls av Culture Amp).

Mina teammedlemmar förbereder alltid allt detta i förväg så att vi får tid över till de viktiga samtalen (de som handlar om glädje, utveckling och, ja, välbefinnande)

Hur ser framtiden ut för People ops och medarbetarsamtal?

En av de största utmaningarna är att förutse trenderna i dagens globala arbetsliv (och dessutom att skilja de viktiga trenderna från de som inte är det).

Till exempel: Är ”quiet quitting” en trend? Egentligen inte, det handlar om något som inom People Ops kallas ”disengagement”.

Men är distansarbete här för att stanna? Absolut! Vi har alla sett hur pandemin har förändrat vår syn på arbete, samt det värde och den mening vi tillskriver det. Människor omprioriterade saker till det bättre, men detta innebar också att People Ops stod i frontlinjen för denna omvandling (med att hantera övergången till helt distansarbete och brist på kompetens, för att bara nämna några utmaningar). Det jag dock vet med säkerhet är att vi behöver ett särskilt tankesätt om vi vill att våra företag och medarbetare ska blomstra.

Det innebär först och främst att kunna ställa om och anpassa sig till en miljö som ständigt förändras. Att kunna förbereda sig för olika scenarier genom att vara flexibel innebär också att ifrågasätta det sätt man har arbetat på hittills: Ibland undrar jag om 1:1-samtal är här för att stanna. Även om det finns en sund trend att arbeta mer asynkront med hjälp av teknik, kommer människor alltid att vara människor och behöva känna den mänskliga kontakten för att kunna känna sig engagerade, motiverade och nöjda på jobbet. Så även om tekniken kan hjälpa oss att automatisera många aspekter av medarbetarnas upplevelse, kommer den största trenden fortfarande att vara att sätta människorna i första rummet.

För att läsa mer från Doodle, Här hittar du vår artiklar här