Em 1966, The Futurist publicou um boletim informativo que fazia previsões sobre a vida na década de 2020. Desde compras de donas de casa via videochamada até pessoas sendo pagas para não trabalhar - como as máquinas eliminaram a necessidade - algumas sugestões se aproximam de uma comparação otimista da de George Orwell de 1984.

Por mais que a tecnologia nos tenha ajudado nos últimos anos, ela não eliminou o trabalho. Dito isto, tornou o trabalho remoto mais fácil e remoto é apenas uma das maneiras. Tanto que, de acordo com um relatório da Remote.com, dois terços das empresas americanas planejam oferecer acordos de trabalho remoto ou flexível nos próximos cinco anos.

O trabalho flexível é ótimo para aumentar a produtividade e o moral do pessoal, mas como você se conecta com sua equipe, toma decisões eficazes e impulsiona os resultados comerciais? Aqui estão algumas dicas para se colocar no topo das reuniões de planejamento com funcionários remotos.

Vamos começar com a programação

Quando se trata de programação em um local de trabalho remoto, não se pode subestimar o quanto é vital uma comunicação clara.

Estabelecer uma reunião consistente *agenda**. Com todos que trabalham em todo o mundo, os check-ins com sua equipe o ajudarão a ter certeza do que está acontecendo e a ter certeza de que você sabe o que está acontecendo e ajuda no planejamento e na tomada de decisões. Reuniões recorrentes não tem que ser difícil de planejar. Encontrar um horário que funcione para todos e bloqueá-lo com bastante antecedência para que as pessoas possam planejá-lo em suas semanas. Isto ajudará todos a saber quando esperar reuniões, reduzir o número de solicitações de última hora e garantir que todos estejam preparados.

Escolha a ferramenta *video conferencing** para você. Há muitas plataformas diferentes reunião virtual por aí, desde Zoom até Google Meet. Cada uma delas oferece características diferentes, portanto, certifique-se de escolher a que funciona melhor para as necessidades de sua equipe, é fácil de usar e se integra ao seu fluxo de trabalho.

Utilizar agendando aplicativos. Ferramentas como Doodle podem ajudá-lo agendar reuniões e reduzir os e-mails para encontrar um tempo que funcione para todos. Por exemplo, como gerente, você pode criar uma Página de Reserva que permitirá que sua equipe se conecte com você, mas somente quando você estiver livre.

***Com os membros da equipe em diferentes partes do mundo, a compreensão de diferentes fusos horários vai ser fundamental. O Doodle pode fazer isso automaticamente, ajudando a tornar a programação ainda mais perfeita. Faça uma pesquisa e veja como é fácil.

Now it’s time to prep

You have your meetings scheduled, but how do you ensure it delivers results? Ensuring they run smoothly and efficiently is going to be vital to driving growth. 

Have a clear agenda. Before each meeting, take some time to plan and create a clear agenda that outlines the purpose and goals of the meeting. In this, you should set out how long you want to spend on each topic and list them by priority, so the essentials are covered. This will help keep the meeting on track and ensure everyone is on the same page.

Keep distractions to a minimum. In a remote work environment, it can be easy to get distracted. You can minimize these in a number of different ways. Consider muting participants when they’re not speaking and encourage people to use virtual backgrounds when they have things going on to help people stay focused on what they’re saying on what’s happening behind them.

Share notes and meeting minutes. When you’re getting together with your team, you should always make sure someone is taking minutes. This will help you create action points that need to be completed once you’re done. After each meeting, make sure to share these notes with all participants. This will ensure that everyone is on the same page, has access to the information discussed and necessary follow-ups can happen.

Use polls. It’s important for employee satisfaction for them to feel valued. In meetings, you want to make sure they’re engaged. You can kill two birds with one stone by using polls in your group meetings. This can be a great way to get feedback and gauge the opinions of your team and with a lot of video conferencing tools is easy to do instantly.

With the foundations in place, build.

Remote working has many upsides. It allows more flexibility, improves work-life balance and can help staff stay productive. However, it can make it more difficult for employees to build and maintain personal connections with their colleagues. There are a few things as a manager you can do to help bring your team together.

Virtual coffee breaks. Don’t make all your meetings about work. Schedule virtual coffee breaks or sessions where team members can come together and chat informally. Not only is this a great way to build camaraderie, but it could have a positive business effect too. For instance, it might help people feel more comfortable reaching out to colleagues and asking questions where they might have been hesitant before. On a larger scale and where possible try and get people together in person for a social activity like bowling or dinner. You can make a quick poll to find a time that suits everyone. 

Team building exercises. Consider incorporating team-building exercises into your virtual meetings. It doesn’t have to be something that requires a lot of planning, but a quick icebreaker can help people feel a little more relaxed before getting down to business. This can be a fun way to promote collaboration - even in a work-from-home environment.

Non-verbal cues. In virtual meetings, it can be more difficult to read non-verbal cues. In fact, during the COVID-19 pandemic, so-called ‘Zoom fatigue’ grew exponentially. Make sure to pay attention to body language and tone of voice during virtual meetings. If you notice someone seems a little stressed or not quite themself, reach out to them. 

Regular check-ins.Checking in with staff is important - especially in a remote setting. Schedule regular 1:1s with your team. This can be a great way to keep everyone connected and to ensure they feel heard and valued.