Tips och knep för att planera möten på en distansarbetsplats

År 1966, Futuristen publicerade ett nyhetsbrev med förutsägelser om livet under 2020-talet. Från hemmafruar som handlar via videosamtal till människor som får betalt för att inte arbeta – eftersom maskinerna har gjort arbetet överflödigt – ligger vissa av förslagen nära en optimistisk jämförelse med George Orwells 1984.

Även om tekniken har varit till stor hjälp för oss under de senaste åren har den inte gjort oss arbetslösa. Däremot har den underlättat arbetet, och distansarbete är bara ett av flera sätt att utföra det på. Så pass mycket att enligt en rapport från Remote.com, två tredjedelar av de amerikanska företagen planerar att erbjuda distansarbete eller flexibla arbetsformer under de kommande fem åren.

Flexibelt arbete är utmärkt för att öka produktiviteten och personalens arbetsmoral, men hur ser man till att man håller kontakten med sitt team, fatta effektiva beslut och bidra till bättre affärsresultat? Här är några tips för att få bättre grepp om planeringsmöten med medarbetare som arbetar på distans.

Låt oss börja med schemaläggningen

När det gäller schemaläggning På en arbetsplats på distans kan man inte nog betona hur viktig tydlig kommunikation är.

Införa regelbundna möten schema. Eftersom alla arbetar från olika delar av världen är regelbundna avstämningar med ditt team ett bra sätt att hålla dig uppdaterad om vad som händer och underlätta planering och beslutsfattande. Återkommande möten Det behöver inte vara svårt att planera. Hitta en tid som passar alla och boka in den i god tid så att deltagarna kan planera in den i sina veckoscheman. På så sätt vet alla när mötena äger rum, vilket minskar antalet förfrågningar i sista minuten och säkerställer att alla kommer väl förberedda.

Välj videokonferenser ett verktyg för dig. Det finns många olika virtuellt möte Det finns många olika plattformar, från Zoom till Google Meet. Var och en av dem erbjuder olika funktioner, så se till att välja den som bäst passar ditt teams behov, är enkel att använda och smidigt kan integreras i ert arbetsflöde.

Använd schemaläggningsappar. Verktyg som Doodle kan hjälpa dig boka möten och minska e-postväxlingen för att hitta en tid som passar alla. Som chef kan du till exempel skapa en Booking Page som gör att ditt team kan kontakta dig, men bara när du har tid.

Identifiering av tidszon. Med teammedlemmar i olika delar av världen är det viktigt att få en överblick över olika tidszoner kommer att vara avgörande. Doodle kan sköta detta automatiskt, vilket bidrar till att göra schemaläggningen ännu smidigare. Skapa en omröstning och se hur enkelt det är.

Nu är det dags att förbereda sig

Du har planerat dina möten, men hur ser du till att de ger resultat? Att se till att de genomförs smidigt och effektivt kommer att vara avgörande för att driva på tillväxten.

Ha en tydlig dagordning. Innan varje möte bör du ta dig tid att planera och skapa en tydlig dagordning som beskriver syftet och målen för mötet. Här bör du ange hur mycket tid du vill ägna åt varje ämne och rangordna dem efter prioritet, så att det viktigaste hinner behandlas. Detta bidrar till att hålla mötet på rätt spår och säkerställa att alla är överens.

Se till att distraktionerna är så få som möjligt. I en distansarbetsmiljö kan det vara lätt att bli distraherad. Det finns flera olika sätt att minimera dessa störningar. Överväg att stänga av deltagarnas mikrofoner när de inte talar och uppmuntra dem att använda virtuella bakgrunder när det händer saker i bakgrunden, för att underlätta för alla håll fokus om vad de säger om vad som händer bakom dem.

Dela anteckningar och mötesprotokoll. När du samlas med ditt team bör du alltid se till att någon för protokoll. Det hjälper dig att ta fram åtgärdspunkter som behöver genomföras när mötet är avslutat. Se till att dela dessa anteckningar med alla deltagare efter varje möte. På så sätt säkerställer du att alla är på samma sida, har tillgång till den information som diskuterats och nödvändiga uppföljningar kan hända.

Använd omröstningar. För att medarbetarna ska vara nöjda är det viktigt att de känner sig uppskattade. Under mötena bör du se till att de är engagerade. Du kan slå två flugor i en smäll genom att använda omröstningar i dina gruppmöten. Det här kan vara ett utmärkt sätt att få feedback och ta reda på vad ditt team tycker, och med många av dagens verktyg för videokonferenser går det lätt att göra direkt.

Nu när grunden är lagd är det dags att bygga.

Distansarbete har många fördelar. Det ger större flexibilitet, förbättrar balansen mellan arbete och privatliv och kan bidra till att personalen förblir produktiv. Det kan dock göra det svårare för medarbetarna att bygga upp och upprätthålla personliga relationer med sina kollegor. Som chef finns det några saker du kan göra för att stärka sammanhållningen i ditt team.

Virtuella kaffepauser. Låt inte alla era möten handla om arbete. Planera in virtuella kaffepauser eller tillfällen där teammedlemmarna kan träffas och prata informellt. Det här är inte bara ett utmärkt sätt att bygga kamratskap, utan kan också ha en positiv inverkan på verksamheten. Det kan till exempel hjälpa människor att känna sig mer bekväma med att ta kontakt med kollegor och ställa frågor som de kanske tidigare tvekat att ställa. I större skala och där det är möjligt, försök att samla medarbetarna fysiskt för en social aktivitet som bowling eller middag. Du kan ordna en snabbundersökning för att hitta en tid som passar alla.

Teambuildingövningar. Överväg att införa teambuildingövningar i era virtuella möten. Det behöver inte vara något som kräver mycket planering, men en snabb isbrytare kan hjälpa deltagarna att känna sig lite mer avslappnade innan ni går in på sakfrågorna. Detta kan vara ett roligt sätt att främja samarbete - även när man arbetar hemifrån.

Icke-verbala signaler. I virtuella möten, kan det vara svårare att tolka icke-verbala signaler. Under covid-19-pandemin har faktiskt så kallade ”Zoomtrötthet’ ökade exponentiellt. Var noga med att uppmärksamma kroppsspråk och tonfall under virtuella möten. Om du märker att någon verkar lite stressad eller inte riktigt är sig själv, ta kontakt med den personen.

Regelbundna avstämningar.Att höra av sig till personalen är viktigt – särskilt när man arbetar på distans. Planera in regelbundna 1:1... med ditt team. Det här kan vara ett utmärkt sätt att hålla alla samman och se till att de känner sig hörda och uppskattade.