दूरस्थ कार्यस्थल में बैठकों की योजना बनाने के लिए टिप्स और ट्रिक्स

1966 में, भविष्यवादी एक न्यूज़लेटर प्रकाशित किया गया था जिसमें 2020 के दशक में जीवन के बारे में भविष्यवाणियाँ की गई थीं। वीडियो कॉल के माध्यम से खरीदारी करने वाली गृहिणियों से लेकर उन लोगों को काम न करने के लिए भुगतान किए जाने तक - क्योंकि मशीनों ने इसकी आवश्यकता को समाप्त कर दिया है - कुछ सुझाव जॉर्ज ऑरवेल की 1984 की एक आशावादी तुलना के करीब आते हैं।

जिस तरह से पिछले कुछ वर्षों में तकनीक ने हमारी मदद की है, उसने काम को समाप्त नहीं किया है। फिर भी, इसने काम को आसान बना दिया है और दूरस्थ कार्य करना केवल एक तरीका है। इतना कि एक के अनुसार Remote.com की रिपोर्ट, दो-तिहाई अमेरिकी व्यवसाय अगले पांच वर्षों में दूरस्थ या लचीले कामकाजी प्रबंध प्रदान करने की योजना बना रहे हैं।

लचीला कामकाज उत्पादकता और कर्मचारियों के मनोबल को बढ़ाने के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन आप यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आप अपनी टीम से जुड़े रहें, प्रभावी निर्णय लें और व्यावसायिक परिणाम लाएँ? दूरस्थ कर्मचारियों के साथ योजना बैठकों पर काबू पाने के लिए यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं।

आइए शेड्यूलिंग से शुरू करें।

जब बात आती है अनुसूचीकरण एक दूरस्थ कार्यस्थल में, स्पष्ट संचार का महत्व कम करके नहीं आंका जा सकता।

एक सुसंगत बैठक स्थापित करें समय-सारिणी. दुनिया भर से हर कोई काम कर रहा है, इसलिए अपनी टीम के साथ नियमित अपडेट आपको यह जानने में मदद करते हैं कि क्या हो रहा है और योजना बनाने तथा निर्णय लेने में सहायक होते हैं। नियमित बैठकें योजना बनाना मुश्किल नहीं होना चाहिए। सभी के लिए उपयुक्त समय चुनें और उसे पहले से ही निर्धारित कर लें ताकि लोग इसे अपने सप्ताह में शामिल कर सकें। इससे सभी को यह पता चल जाएगा कि बैठकें कब होंगी, अंतिम समय में आने वाले अनुरोधों की संख्या कम होगी और यह सुनिश्चित होगा कि हर कोई तैयार होकर आए।

चुनें वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग आपके लिए उपकरण। बहुत सारे अलग-अलग हैं आभासी बैठक बाहर कई प्लेटफ़ॉर्म हैं, ज़ूम से लेकर गूगल मीट तक। इनमें से प्रत्येक अलग-अलग सुविधाएँ प्रदान करता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप वही चुनें जो आपकी टीम की ज़रूरतों के लिए सबसे उपयुक्त हो, उपयोग में आसान हो और आपके कार्यप्रवाह में आसानी से समाहित हो जाए।

उपयोग करें अनुसूचीकरण ऐप्स. जैसे उपकरण Doodle आपकी मदद कर सकता है बैठकें निर्धारित करें और सभी के लिए उपयुक्त समय खोजने के लिए होने वाले ईमेल के आदान-प्रदान को कम करें। उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक के रूप में, आप एक बना सकते हैं बुकिंग पेज जो आपकी टीम को आपसे जुड़ने की अनुमति देगा, लेकिन केवल तभी जब आप फ्री हों।

समय क्षेत्र का पता लगाना। दुनिया के विभिन्न हिस्सों में टीम के सदस्यों के साथ, विभिन्न चीजों को समझना समय क्षेत्र यह महत्वपूर्ण होने वाला है। Doodle इसे स्वचालित रूप से कर सकता है, जिससे शेड्यूलिंग और भी सहज हो जाएगी। एक पोल बनाएं और देखें कि यह कितना आसान है।

अब तैयारी करने का समय है।

आपकी बैठकें निर्धारित हैं, लेकिन आप यह कैसे सुनिश्चित करेंगे कि वे परिणाम दें? यह सुनिश्चित करना कि वे सुचारू और कुशलतापूर्वक चलें, विकास को आगे बढ़ाने के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण होगा।

एक स्पष्ट एजेंडा रखेंप्रत्येक बैठक से पहले, योजना बनाने के लिए कुछ समय निकालें और एक स्पष्ट एजेंडा बनाएँ जो उद्देश्य और बैठक के उद्देश्यइसमें आपको प्रत्येक विषय पर कितना समय व्यतीत करना है, यह निर्धारित करना चाहिए और उन्हें प्राथमिकता के अनुसार सूचीबद्ध करना चाहिए, ताकि आवश्यक बातें शामिल हो सकें। इससे बैठक सही दिशा में रहेगी और सभी एक ही पृष्ठ पर रहेंगे।

ध्यान भटकाने वाली चीज़ों को न्यूनतम रखें। दूरस्थ कार्य वातावरण में ध्यान भटकना आसान हो सकता है। आप इन्हें कई अलग-अलग तरीकों से कम कर सकते हैं। जब प्रतिभागी बोल नहीं रहे हों तो उन्हें म्यूट करने पर विचार करें और लोगों को वर्चुअल बैकग्राउंड का उपयोग करने के लिए प्रोत्साहित करें ताकि वे व्यस्त होने पर भी दूसरों की मदद कर सकें। ध्यान केंद्रित रखें वे जो कह रहे हैं, उस पर और उनके पीछे जो हो रहा है, उस पर।

नोट्स और बैठक के कार्यवृत्त साझा करें। जब आप अपनी टीम के साथ बैठक कर रहे हों, तो हमेशा यह सुनिश्चित करें कि कोई मिनट्स ले रहा हो। इससे आपको बैठक के बाद पूरे किए जाने वाले कार्य बिंदु तैयार करने में मदद मिलेगी। प्रत्येक बैठक के बाद, इन नोट्स को सभी प्रतिभागियों के साथ साझा करना सुनिश्चित करें। इससे यह सुनिश्चित होगा कि सभी एक ही पृष्ठ पर हैं, चर्चा की गई जानकारी तक उनकी पहुंच है और आवश्यक अनुवर्ती कार्रवाई हो सकता है।

मतदान का उपयोग करेंकर्मचारियों की संतुष्टि के लिए यह महत्वपूर्ण है कि उन्हें महत्व का अनुभव हो। बैठकों में, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे संलग्न रहें। आप अपने में पोल का उपयोग करके एक तीर से दो शिकार कर सकते हैं। समूह बैठकेंयह आपकी टीम से प्रतिक्रिया प्राप्त करने और उनकी राय का आकलन करने का एक शानदार तरीका हो सकता है, और कई वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल्स के साथ इसे तुरंत करना आसान है।

नींव तैयार होने पर निर्माण करें।

दूरस्थ कार्य इसके कई फायदे हैं। यह अधिक लचीलापन प्रदान करता है, कार्य-जीवन संतुलन में सुधार करता है और कर्मचारियों को उत्पादक बने रहने में मदद कर सकता है। हालांकि, यह कर्मचारियों के लिए अपने सहकर्मियों के साथ व्यक्तिगत संबंध बनाने और बनाए रखने को अधिक कठिन बना सकता है। एक प्रबंधक के रूप में आप अपनी टीम को एक साथ लाने में मदद करने के लिए कुछ उपाय कर सकते हैं।

आभासी कॉफ़ी ब्रेक। अपनी सभी मीटिंग्स काम के बारे में न करें। वर्चुअल कॉफ़ी ब्रेक या ऐसे सत्र शेड्यूल करें जहाँ टीम के सदस्य एक साथ आकर अनौपचारिक रूप से बातचीत कर सकें। यह न केवल सौहार्द बनाने का एक शानदार तरीका है, बल्कि इसका व्यवसाय पर भी सकारात्मक प्रभाव पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, यह लोगों को सहकर्मियों से संपर्क करने और ऐसे सवाल पूछने में अधिक सहज महसूस करने में मदद कर सकता है, जिन्हें पूछने में वे पहले हिचकिचाते थे। बड़े पैमाने पर और जहाँ संभव हो, लोगों को बॉलिंग या डिनर जैसी सामाजिक गतिविधि के लिए व्यक्तिगत रूप से एक साथ लाने का प्रयास करें। आप एक बना सकते हैं त्वरित सर्वेक्षण सभी के अनुकूल समय ढूँढने के लिए।

टीम निर्माण अभ्यास अपनी वर्चुअल मीटिंग्स में टीम-बिल्डिंग गतिविधियों को शामिल करने पर विचार करें। यह कुछ ऐसा नहीं होना चाहिए जिसके लिए बहुत अधिक योजना की आवश्यकता हो, लेकिन एक त्वरित आइसब्रेकर लोगों को काम शुरू करने से पहले थोड़ा अधिक सहज महसूस करने में मदद कर सकता है। यह एक मजेदार तरीका हो सकता है सहयोग को बढ़ावा दें - घर से काम करने के माहौल में भी।

अमौखिक संकेत. में आभासी बैठकें, गैर-मौखिक संकेतों को पढ़ना अधिक कठिन हो सकता है। वास्तव में, COVID-19 महामारी के दौरान, तथाकथित 'ज़ूम थकानयह घातीय रूप से बढ़ा। वर्चुअल बैठकों के दौरान शारीरिक भाषा और आवाज़ के लहजे पर ध्यान देना सुनिश्चित करें। यदि आप देखें कि कोई थोड़ा तनावग्रस्त है या अपने आप में ठीक नहीं लग रहा है, तो उनसे संपर्क करें।

नियमित चेक-इन।स्टाफ से हाल-चाल पूछना महत्वपूर्ण है - विशेष रूप से दूरस्थ सेटिंग में। नियमित रूप से निर्धारित करें एक-एकअपनी टीम के साथ। यह सभी को जुड़ा रखने और यह सुनिश्चित करने का एक शानदार तरीका हो सकता है कि वे सुने और महत्व दिए जाने का अनुभव करें।