Voordelen van een digitale agenda: tijd besparen op het werk

Er is een Duits gezegde; ‘Alles heeft een einde, alleen de worst heeft er twee’ wat neerkomt op ‘iedereen heeft een einde, alleen de worst heeft er twee’. In het Engels zouden we zeggen dat aan alles een einde komt, en dat geldt zeker voor papieren agenda’s en kalenders.

In het afgelopen decennium heeft de technologie een snelle ontwikkeling doorgemaakt die de manier waarop we communiceren en werken ingrijpend heeft veranderd. Van smartphones tot virtuele vergaderingen, dankzij de digitale wereld is het makkelijker geworden om contact te houden en je zaken op orde te houden, waar je ook bent.

En hoewel de technologie veranderde, was het altijd wat lastiger om de manier waarop mensen ernaar keken te veranderen. Tot COVID-19 kwam. Nu er meer mensen dan ooit vanuit huis werken, is de mentaliteit eindelijk in lijn gekomen met de technologie.

Een van de belangrijkste dingen voor thuiswerken is om op de hoogte te blijven. Met een digitale agenda kun je dat niet alleen, maar bespaar je ook heel veel tijd dankzij automatisering. Laten we eens kijken hoe dat werkt.

Toegang vanaf elke plek

Als je 50 jaar geleden tegen een bankier op Wall Street had gezegd dat hij overal ter wereld toegang zou hebben tot zijn agenda, zou hij je voor gek hebben verklaard. Maar nu vrijwel iedereen een online agenda Als je naar hun e-mail kijkt, is dat inderdaad zo.

Voor drukke leidinggevenden betekent dit dat ze altijd op de hoogte kunnen blijven van hun bedrijf, waar ter wereld ze ook naartoe moeten of welk apparaat ze ook bij de hand hebben. Ze kunnen makkelijk dingen aanmaken en evenementen organiseren, afspraken en herinneringen regelen, of dat zelfs door hun assistenten laten doen vanaf de andere kant van de wereld.

Nu met smartphones en mobielvriendelijke digitale agenda’s, is het voor teams op afstand of mensen die altijd onderweg zijn makkelijker dan ooit om hun agenda bij te houden. Als je verkopers hebt die door het hele land reizen, kunnen ze dankzij een online agenda makkelijk meedoen aan een vergadering. Voeg gewoon een link of telefoonnummer toe aan de vergadering en ze kunnen onderweg meedoen.

Beheer je agenda heel makkelijk

Als je dankzij een digitale agenda je agenda overal ter wereld kunt regelen, dan is het ook makkelijk om je eigen agenda regelen. Dat betekent dat je ongemakkelijke situaties kunt voorkomen, zoals dubbele boeking klanten.

In tegenstelling tot wanneer je alles op papier bijhoudt, kun je met een online agenda je planning direct met anderen delen. Door je agenda te koppelen aan een een tool zoals Doodle Hiermee kun je met slechts een paar klikken anderen uitnodigen voor evenementen en afspraken, waardoor je makkelijk met anderen kunt afstemmen en samenwerken.

Je agenda die is gekoppeld aan een tool zoals Boekingspagina maakt het proces nog eenvoudiger. Stel gewoon je beschikbaarheid in, en als iemand een afspraak met je wil maken, hoef je alleen maar een link te sturen. Geen heen-en-weer-gemail meer. En, misschien nog wel belangrijker, deze afspraken worden gesynchroniseerd op al je apparaten, zodat je nooit meer voor verrassingen komt te staan door een onverwachte vergadering.

Integraties

Als er één tip is die je hieruit moet onthouden, dan is het wel dat je je online agenda moet koppelen aan een tool voor videoconferenties. Zo kun je makkelijker mensen ontmoeten, tijd besparen, stress verminderen en je productiviteit verhogen.

Stel dat je Zoom koppelt aan je Doodle-account. Telkens als je een Boekingspagina of Groepspoll en als je aangeeft dat de vergadering virtueel plaatsvindt, verschijnt de Zoom-link automatisch in je uitnodiging. Dit betekent dat je geen extra werk hoeft te doen: je hoeft alleen maar je beschikbaarheid in te stellen en een link te verstrekken. Je hoeft niet meer tussen verschillende apps te schakelen om vergaderingen in te plannen en eraan deel te nemen… een enorme tijdbesparing!

Voor leidinggevenden en ondernemers is dit vooral handig. Door je agenda goed bij te houden, zelfs als je onderweg bent, kun je voorkom het risico op een burn-out. Als je niet voor elke vergadering persoonlijk hoeft te reizen, heb je tijd voor veel belangrijkere dingen, zoals het runnen van je bedrijf en tijd doorbrengen met je gezin.

Herinneringen: Mis nooit meer een vergadering!

Het klinkt misschien wat overdreven om te zeggen dat je nooit meer een vergadering zult missen, maar als je goed gebruikmaakt van herinneringen, dat zit er niet ver naast.

Herinneringen instellen Als je dit in een digitale agenda zet, weet je altijd wanneer er een belangrijke vergadering of deadline aankomt. Bovendien kun je meldingen instellen voor de reistijd als de vergadering fysiek plaatsvindt, of van tevoren e-mailherinneringen laten versturen om ervoor te zorgen dat al je gasten komen opdagen.

Naast het bijwonen van alle vergaderingen kun je je ook blijven concentreren op voorbereiding op de vergadering Dat zorgt ervoor dat je een goede indruk maakt op je stakeholders. Je laat zien dat je georganiseerd, betrouwbaar en professioneel bent.

Roosters afstemmen in een paar seconden

Op moderne werkplekken komt het steeds vaker voor dat je agenda voor al je collega’s zichtbaar is. Voor het bedrijf is dit geweldig, want zo kunnen medewerkers makkelijk afspraken maken met hun team.

Het helpt ook de medewerkers die met potentiële klanten te maken hebben om ervoor te zorgen dat ze de verkoopproces zo kort mogelijk. Als een verkoopmanager inkomende verzoeken afhandelt, kan hij meteen zien wie er in zijn team beschikbaar is en die persoon aan de vergadering toewijzen.

Met Doodle’s Boekingspagina, Met Hosts kun je rekening houden met de agenda’s van iedereen die bij een vergadering aanwezig moet zijn. Ideaal als je bijvoorbeeld voor een technologiebedrijf werkt waar een specialist een verkoper moet begeleiden.

Terugkerende afspraken zijn makkelijk

Bij de meeste digitale agenda’s is het plannen van afspraken regelmatige bijeenkomsten Het is net zo makkelijk als het opstellen van een gewone uitnodiging. Geef gewoon aan of het om een eenmalige gebeurtenis gaat of om een terugkerende gebeurtenis, en als het vaker plaatsvindt, bepaal dan hoe vaak.

Als je terugkerende afspraken op deze manier inplant, kun je herinneringen en meldingen instellen. Hoe belangrijk die ook zijn voor eenmalige afspraken, voor meerdere bijeenkomsten Zo zorgen we ervoor dat de deelnemers het niet vergeten en vooruit kunnen plannen en zich kunnen voorbereiden.

Het betekent ook dat belangrijke belanghebbenden hun kalenders geblokkeerd van tevoren regelen. Dus als je een CEO bent die wil dat je topmanagers elk kwartaal bijeenkomen, dan is de kans veel groter dat dit ook echt gebeurt via een terugkerende vergadering.

Als we even terugdenken aan dat Duitse gezegde over de worst, komt er meteen een ander in me op; ‘wie stilstaat, roest’, wat betekent: wie stilzit, raakt uit vorm. Blijf niet vasthouden aan je papieren agenda, want de overstap naar een digitale agenda heeft zoveel voordelen.

Hiermee kun je op afstand werken, vergaderingen inplannen en herinneringen instellen, waar je ook bent. Je kunt je werkdag stroomlijnen, je doelen efficiënter bereiken en nauw samenwerken met collega’s door binnen enkele seconden te zien wanneer ze beschikbaar zijn.