5 redenen waarom vergaderherinneringen cruciaal zijn voor het succes van je team

Als ik een dollar zou krijgen voor elke keer dat mijn geheugen me in de steek heeft gelaten, zou ik nu… nou ja… ik ben vergeten hoeveel ik dan zou hebben. Maar het punt is: ik zou zeker genoeg bij elkaar hebben gespaard om lekker in de zon te liggen op een Caribisch eiland in plaats van dit artikel te schrijven.

Ik heb al ontelbare keren naar mijn autosleutels gezocht, terwijl ik al lang vergeten was waar ik de auto überhaupt had geparkeerd. Ik ben wel eens uit de supermarkt gelopen, met mijn armen vol tassen, terwijl ik juist het enige ding dat ik echt nodig had, vergeten was te kopen. Ik ben wel eens op het vliegveld aangekomen met bagage en tickets, maar zonder paspoort. En ja, ik geef het toe: ik vergeet af en toe de data van mijn trouwdag en de verjaardagen van mijn kinderen.

Ik ben hierin niet de enige. Het blijkt dat, hoewel zelfs de meest geavanceerde computers op het gebied van empathie, creativiteit, kunst en humor niet aan mensen kunnen tippen, het menselijk geheugen op het gebied van het onthouden van dingen al in de jaren 80 werd overtroffen door de technologie van die Casio-rekenhorloges.

Gelukkig zijn we een soort probleemoplossers en hebben we systemen bedacht om te helpen bij dat vervelende proces van onthouden. Van verjaardagskalenders, wandplanners, post-its en bullet journals tot online agenda’s en mobiele takenlijstjes: we hebben onszelf omringd met geheugensteuntjes, zodat we die cruciale momenten in het leven niet over het hoofd zien. Dat moeten we ook in bedrijven doen: herinneringen maken om grip te houden op de enorme hoeveelheid taken en vergaderingen waarmee medewerkers dagelijks te maken hebben.

1. Verminder de hoeveelheid afval

Als klanten te laat komen op je afspraken of, erger nog, op het laatste moment afzeggen of zelfs helemaal niet komen opdagen, is dat niet alleen frustrerend, maar het is ook een verspilling van middelen die je productiviteit ondermijnt en de winst van je organisatie in gevaar brengt.

Volgens onze Doodle-gegevens verliest meer dan 70% van de professionals elke week tijd door onnodige of afgezegde vergaderingen. Meer dan een derde van de professionals ziet de inefficiëntie als gevolg van gemiste of afgezegde vergaderingen als de grootste bedreiging voor de tijd van hun bedrijf.

Stel dat de rollen eens omgedraaid zijn. Als jij dan degene bent die vaak afspraken met klanten mist, op het laatste moment afzegt of te laat komt, is het probleem nog veel groter: je zet niet alleen je eigen baan op het spel, maar ook de reputatie en de financiële levensvatbaarheid van je bedrijf. Te laat komen kan je duur komen te staan. Gemiste, afgezegde, uitgestelde en slecht georganiseerde vergaderingen kost Amerikaanse bedrijven 399 miljard dollar per jaar. Is het de moeite waard om een paar herinneringen in te stellen?

2. Zorg dat je je goed voorbereidt

Herinneringen zijn er niet alleen om no-shows en late afzeggingen te voorkomen; ze kunnen ook helpen om je vergaderingen te verbeteren. Toen we professionals in het VK, de VS en Duitsland vroegen wat volgens hen bijdraagt aan een productieve vergaderervaring, zeiden ze:

• Duidelijke doelen stellen (72%)

• Een duidelijke agenda hebben (67%)

• Dat er niet te veel mensen in de kamer zijn (35%)

• Visuele prikkels, zoals video’s en presentaties (27%)

Bedrijven met een slimme en efficiënte vergadercultuur gebruiken herinneringen om ervoor te zorgen dat deelnemers op de juiste plek en op het juiste tijdstip aanwezig zijn, en om te controleren of iedereen de agenda heeft gelezen en eventuele suggesties of wijzigingen rechtstreeks bij de organisator van de vergadering heeft aangevraagd. Herinneringen worden gebruikt om materiaal, zoals rapporten en presentaties, te verstrekken dat deelnemers vóór de vergadering moeten lezen, zodat de geplande tijd voor zinvolle discussies en besluitvorming gewaarborgd blijft.

3. Geef het goede voorbeeld

Je vergeet al snel dat Rudy Giuliani, lang voordat hij persconferenties hield op de parkeerplaatsen van tuinbedrijven, de meest succesvolle burgemeester van New York was. Giuliani en zijn politiechef, William Bratton, pakten de hoge criminaliteitscijfers van de stad aan met een tactiek die bekendstaat als de ‘broken windows-theorie’. De theorie komt er in feite op neer dat het wegwerken van zichtbare tekenen van criminaliteit (ingeslagen ramen, graffiti, vervallen gebouwen, enz.) verdere criminaliteit ontmoedigt en de ernst van misdrijven vermindert.

Mensen hebben de neiging om zich aan hoge normen te houden of juist naar lage normen af te glijden; als je binnen je organisatie succesvolle, productieve vergaderingen wilt houden, doe je er goed aan de ‘broken windows’-theorie toe te passen.

Bijna 90% van de professionals raakt regelmatig gefrustreerd door ineffectieve of slecht georganiseerde vergaderingen of conferentie- en videogesprekken met slechte verbinding, dus ervoor zorgen dat je die op orde hebt, is een prima begin. De grootste ergernissen zijn onder andere:

• Mensen die tijdens vergaderingen telefoontjes aannemen.

• Deelnemers die te laat komen of eerder weggaan.

• Mensen die niet luisteren of anderen onderbreken.

• Deelnemers die tijdens een vergadering aan het eten zijn.

• Deelnemers die niets bijdragen aan de discussie.

Met dat alles in gedachten kan het heel handig zijn om, voordat je bij elkaar komt, een herinnering te sturen met niet alleen de meest recente agenda, maar ook een aantal basisregels:

• Even een vriendelijke herinnering: zorg dat je op tijd bent en blijf betrokken en bereid om mee te doen tot het einde van de vergadering.

• Neem geen laptops mee, tenzij je een presentatie geeft, en zorg dat je mobiele apparaten uit het zicht liggen en op stil staan.

• Sommige documenten moet je voor de vergadering doorlezen, want als de vergadering en de discussie eenmaal begonnen zijn, is er geen tijd meer om ze te lezen.

Als alles aan de organisatie van je vergaderingen efficiëntie, professionaliteit en productiviteit uitstraalt, kun je er zeker van zijn dat de deelnemers zich van hun beste kant zullen laten zien en dat de inhoud, de besluitvorming en de opvolging al even indrukwekkend zullen zijn.

4. Bouw sterkere relaties op

Elk contact, elk telefoontje of elke vergadering met een klant is een kans om de buitengewone en heldhaftige grootsheid van je bedrijf over te brengen. Bijna tweederde van de klanten heeft een positiever beeld van bedrijven die rechtstreeks met hen communiceren. Maar slecht georganiseerde of onproductieve vergaderingen hebben ook invloed. Meer dan een kwart van de professionals denkt dat slechte vergaderingen een negatieve invloed hebben op hun klantrelaties.

Herinneringen hebben meerdere doelen. Ten eerste zijn ze, zoals we in het vorige punt al bespraken, de ideale kans om te laten zien dat je oog voor detail hebt, betrouwbaar bent en professioneel te werk gaat. Bovendien ben je in een klantgericht bedrijf er om je klant van dienst te zijn en waarde te bieden; je moet ernaar streven om al hun contacten met je bedrijf zo gemakkelijk en soepel mogelijk te laten verlopen. Herinneringen zorgen precies daarvoor.

Je kunt de tijd, datum en locatie van de vergadering nog eens doorgeven. Vermeld ook eventuele inloggegevens, zodat ze die bij de hand hebben en niet door oude e-mails hoeven te spitten om te zien hoe ze aan het gesprek kunnen deelnemen. Voeg een samenvatting toe van wat er besproken gaat worden, eventuele verplichte leesopdrachten en de gewenste resultaten van de vergadering. Je wordt de beste vergadering die je klant elke week heeft.

5. Kansen om extra te verkopen

Als het nu nog niet duidelijk is, dan leggen we het je even uit: herinneringen zijn niet alleen een manier om ervoor te zorgen dat mensen op tijd bij vergaderingen zijn, maar ook een extra communicatiemoment waarmee je de waarden van je bedrijf, je diensten en je aandacht voor de behoeften van je klanten kunt uitdragen. Daarom is elke herinnering een kans om je klanten extra waarde te bieden, waardoor ze misschien een ander product of een andere dienst gaan proberen, of nog langer trouw blijven aan je bedrijf.

Je zou bij je herinneringen misschien een link kunnen toevoegen naar je nieuwste blogbericht of een relevant brancherapport. Je zou een casestudy kunnen toevoegen van een andere klant die met soortgelijke uitdagingen te maken had. Je zou zelfs een korte video kunnen maken en insluiten waarin wordt laten zien hoe een klant van aanvullende diensten zou kunnen profiteren.

Herinneringen kunnen ook een manier zijn om je te onderscheiden, zodat je in de ogen van je klanten een stapje voor blijft op je concurrenten. Stel bijvoorbeeld dat je klant het ontzettend druk heeft en de neiging heeft om te laat te komen of zelfs afspraken te missen vanwege zijn of haar overvolle agenda. Dan kun je in plaats van de gebruikelijke herinnering per e-mail een sms-herinnering sturen. Sms-berichten hebben een 98% Het openingspercentage is hoog: bijna alle sms’jes worden binnen drie minuten gelezen, dus de kans is groter dat je herinnering opvalt dan een e-mail. Juist die aandacht voor detail zal zeker indruk maken op de klant.

Dus omarm deze herinnering en maak er een integraal, doordacht en strategisch onderdeel van je vergaderprocessen van. Je zult merken dat je vergaderingen beter, soepeler en proactiever verlopen, en dat nieuwe klanten in de rij staan om zelf je veelgeprezen vergaderefficiëntie te ervaren. Bovendien onthoud je misschien wel eens een huwelijksverjaardag of verjaardag.

Wist je dat je Doodle voor je kunt laten werken? Kijk eens op onze integratiepagina om te ontdekken wat je kunt doen.