De complete gids voor planningsplatforms

Planning lost cruciale bedrijfsproblemen op

Hoe worden vergaderingen in jouw organisatie geregeld? Regelt iedereen dat zelf? Of wordt de planning verzorgd door teams die zich uitsluitend bezighouden met het beheer van vergaderingen voor leidinggevenden of bepaalde groepen? Als de planning niet door administratief personeel wordt gedaan, wordt er misschien van elke medewerker verwacht dat hij of zij zijn of haar eigen agenda bijhoudt. Wie de planning van vergaderingen ook regelt, maakt daar waarschijnlijk gebruik van digitale tools. En als je alleen maar basistools gebruikt, zoals een agenda en e-mail, ben je ongetwijfeld ontzettend veel tijd kwijt aan het plannen van die vergaderingen.

Een geschikt moment vinden om bij elkaar te komen, is voor groepen van welke omvang dan ook een uitdaging. Het plannen van vergaderingen binnen een organisatie met tools die daar niet geschikt voor zijn, kost niet alleen veel tijd, maar kan ook leiden tot lagere productiviteit en een slechter moreel onder medewerkers. Volgens ons rapport ‘State of Meetings 2019’ kan het heen-en-weer mailen om een tijdstip voor één vergadering te vinden wel 30 minuten duren. Complexe vergaderingen met deelnemers uit verschillende organisaties vormen een nog grotere uitdaging. Als de inefficiëntie bij het plannen van vergaderingen wordt vermenigvuldigd met het aantal medewerkers in het bedrijf, kan de druk op de bedrijfsmiddelen overweldigend worden.

Agenda- en e-mailtools zijn simpelweg niet geschikt om de planningsbehoeften van de complexe, moderne onderneming aan te kunnen. Dit heeft geleid tot een toenemende vraag naar geavanceerdere technologieplatforms voor planning, zodat bedrijven – en hun medewerkers – productiever, samenwerkingsgerichter en efficiënter kunnen omgaan met hun vergaderingen. Het eindresultaat zal duurzame innovatie en bedrijfsgroei zijn.

Wat is een platform voor planningstechnologie?

Een STP (Scheduling Technology Platform) is een kant-en-klaar softwareplatform waarmee bedrijven efficiënt en effectief vergaderingen kunnen plannen binnen hun hele organisatie. Een STP past zich aan aan de unieke vergadergegevens van jouw organisatie. Dit kan gaan om de deelnemers die nodig zijn voor de vergadering (of je nu wel of geen toegang hebt tot de agenda’s van de deelnemers), het type vergadering en mogelijke dagen en tijden voor de vergadering. Kortom, je vergadergegevens zijn het wie, wat, wanneer en waar van je geplande vergadering.

Een STP moet ook werken via verschillende touchpoints waar mensen toegang hebben tot het STP en ermee kunnen communiceren. Dat kunnen native apps (iOS, Android), desktop-apps, webbrowsers, browserextensies enz. zijn. Bovendien kunnen deze STP’s de mogelijkheid bieden om externe applicaties of producten te hosten die verschillende gebruiksscenario’s mogelijk maken, waarbij hetzelfde technologische raamwerk wordt gebruikt of waarop ze zijn gebouwd. STP’s kunnen worden onderverdeeld in drie categorieën op basis van hun functies, complexiteit en vermogen om verschillende gebruiksscenario’s aan te kunnen.

Drie niveaus van technologieplatforms voor planning

Niveau 1: Soorten afzonderlijke bijeenkomsten STP’s van niveau 1 zijn beperkt qua functionaliteit en in hun integratiemogelijkheden met andere tools. Functioneel gezien plannen ze meestal maar één soort vergadering: één-op-één-gesprekken, groepsvergaderingen (voor meer dan twee personen) of afspraken (passieve vergaderplanning). STP’s van niveau 1 integreren op twee verschillende manieren met je agenda. Je kunt er afspraken mee bekijken terwijl je komende vergaderingen plant. Ook kunnen afgeronde vergaderingen worden gesynchroniseerd met de gekoppelde agenda. Vaak worden deze koppelingen rechtstreeks met Microsoft- of Google-diensten tot stand gebracht. Ze kunnen ook indirect worden afgehandeld via de standaard exportfunctie van een online agenda: de ICS-feed.

Niveau 2: Verschillende soorten vergaderingen + integraties Als een STP een organisatie kan helpen bij het plannen van meer dan één soort vergadering – of kan worden geïntegreerd met tools die verder gaan dan alleen een agenda – wordt het beschouwd als een STP van niveau 2. STP’s van niveau 2 kunnen op organisatieniveau verbinding maken met de agenda’s van medewerkers. Ze kunnen efficiënt grote groepsvergaderingen organiseren (zoals bestuurs- of teamvergaderingen), maar ook aparte één-op-één-afspraken tussen teamleden inplannen. Groepsvergaderingen en één-op-één-afspraken die met een niveau 2 STP worden ingepland, worden automatisch gesynchroniseerd met de gekoppelde agenda’s van de deelnemende leden.

STP’s van niveau 2 kunnen naadloos worden geïntegreerd met andere software, bijvoorbeeld met een CRM (zoals Salesforce), of kunnen integreren met andere bedrijfssoftware via een tool van een derde partij, zoals Zapier. De meeste STP’s die momenteel op de markt zijn, zijn STP’s van niveau 2.

Niveau 3: Geïntegreerde, flexibele en veilige planning voor de moderne onderneming Wat onderscheidt STP’s van niveau 3 van die van niveau 2? Middelen, investeringen en beveiligingsfuncties die nog meer waarde voor je organisatie opleveren.

STP’s van niveau 3 kunnen verschillende soorten vergaderingen inplannen, integreren met andere bedrijfstools, het mogelijk maken om applicaties te bouwen binnen hun planningsplatform en ondersteuning bieden bij het plannen via een API (Application Programming Interface). STP’s in deze categorie voldoen ook aan de eisen van grote bedrijven op het gebied van beveiliging, privacy en schaalbaarheid.

Vergaderingen worden efficiënt aangemaakt met het onderliggende planningsraamwerk van de STP. Er worden taken toegewezen, mogelijke dag- en tijdopties worden gekozen (of automatisch bepaald in geavanceerdere STP’s) en de uiteindelijke afspraak wordt vervolgens toegevoegd aan de agenda’s van de deelnemers. STP’s van niveau 3 kunnen dit raamwerk gebruiken, of aan anderen aanbieden, om producten te bouwen die aan meer gebruiksscenario’s voldoen of planningsproblemen oplossen die specifiek zijn voor individuele bedrijven. Ze kunnen bedrijven ook toegang geven tot bepaalde functies en gegevens, of vergaderingen programmatisch plannen via een API.

Moderne bedrijven met duizenden medewerkers hebben complexe behoeften, niet alleen op het gebied van organisatorische efficiëntie (zoals het plannen van vergaderingen tussen duizenden medewerkers), maar ook op het gebied van beveiliging, want het is van cruciaal belang dat alle applicaties die door die duizenden medewerkers worden gebruikt, veilig zijn. STP’s op dit niveau ondersteunen single sign-on (SSO), een veilig, webgebaseerd authenticatiemechanisme dat bedreigingen van buitenaf voor de IT-infrastructuur van een organisatie tot een minimum beperkt. STP’s op dit niveau zijn ook flexibel genoeg om mee te groeien met je bedrijf, zodat ze de dagelijkse planningsbehoeften van tienduizenden medewerkers kunnen ondersteunen, die nu op afstand werken.

Waarom je bedrijf een planningssysteem nodig heeft

• Vind je het lastig om een moment te vinden om met collega’s of klanten af te spreken?

• Heb je te veel vergaderingen of ga je naar onnodige vergaderingen?

• Stuur je e-mails heen en weer of stem je je agenda af met anderen?

• Plan je vaak vergaderingen met mensen buiten je team, maar heb je geen toegang tot hun agenda’s?

• Heb je medewerkers die op afstand en verspreid over verschillende locaties werken? Is het lastig om met tijdzones om te gaan?

• Liggen projecten stil, of vorderen ze te traag, omdat je niet de juiste mensen bij elkaar kunt krijgen om beslissingen te nemen?

• Heb je het gevoel dat je omzet of kansen misloopt omdat je klanten niet goed worden bediend?

Als je op een van de bovenstaande vragen ‘ja’ hebt geantwoord, is planningssoftware misschien wel iets voor jouw bedrijf. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie.