Het rapport over tijdindeling

Bepaal zelf over je tijd – Een enquête onder thuiswerkers

Voor degenen onder ons die het afgelopen jaar vanuit huis hebben gewerkt, was er geen einde aan de nieuwe uitdagingen waar we mee te maken kregen. Sommige daarvan – zoals achtergrondgeluiden of een slechte internetverbinding – kun je relatief snel oplossen. Andere, zoals Zoom-moeheid of de druk op onze mentale gezondheid, vragen meer tijd en moeite van zowel werkgevers als werknemers. Volgens een Volgens een recent rapport van Asana is het aantal gevallen van burn-out in 2020 met 71 procent gestegen, omdat mensen moesten wennen aan nieuwe manieren van werken.

In onze enquête ‘Own your Time’ hebben we 1.000 mensen die op afstand werken in de Verenigde Staten gevraagd naar hun ervaringen met thuiswerken. Hier zijn een paar van de bevindingen:

Vrije dagen en tijd om je te concentreren zijn belangrijk

Hoewel thuiswerken veel voordelen biedt, brengt het ook nieuwe problemen met zich mee – veel werknemers hebben hier nog nooit eerder mee te maken gehad. Een toename van het aantal uitnodigingen voor vergaderingen en het gevoel dat je verplicht bent om deel te nemen, is daar slechts één voorbeeld van. Dit heeft er op zijn beurt toe geleid dat veel bedrijven melden dat steeds meer werknemers last hebben van een burn-out.

Zoom-moeheid nam in 2020 exponentieel toe door COVID en de noodzaak om op afstand te werken. Klinisch gedragsanalist Laura Dudley, legt uit dat de aandoening komt door een ‘overbelasting’ van onze hersenen – omdat we non-verbale signalen moeten compenseren waar we normaal gesproken op vertrouwen als we iemand face-to-face spreken.

Veel bedrijven ondernemen nu actie om burn-out aan te pakken en nieuwe manieren te vinden om ervoor te zorgen dat hun medewerkers tevreden en gezond blijven.

Uit onze enquête bleek dat 58 procent van de mensen aangaf dat hun bedrijf een ‘vergaderloze dag’ had ingesteld – een dag waarop geen interne of externe vergaderingen mochten worden gepland. Iets meer dan de helft daarvan (55 procent) vond wekelijks plaats, terwijl ongeveer 30 procent maandelijks plaatsvond.

Dagen zonder vergaderingen zijn misschien niet de wondermiddel tegen burn-out en vergadermoeheid, maar er zijn sterke aanwijzingen dat ze wel degelijk helpen.

Gemiddeld duurt het 23 minuten om weer in ‘de zone’ te komen als je wordt gestoord. Als je maar twee vergaderingen op een dag hebt (en we weten allemaal dat het vaak minstens het dubbele is), ben je al meer dan 45 minuten kwijt alleen al om je productiviteit weer op peil te krijgen.

Facebook en Bij Asana is het beleid dat er op woensdag geen vergaderingen zijn en zeggen dat het medewerkers heeft geholpen om zich te concentreren op veeleisende projecten, in de wetenschap dat ze niet gestoord zouden worden. Bij Doodle letten we er ook op hoe we ervoor kunnen zorgen dat onze teams hun tijd optimaal benutten en niet uitgeput raken door een heleboel onnodige vergaderingen. We kijken voortdurend na hoeveel vergaderingen onze medewerkers hebben en of die wel nodig zijn.

Als het gaat om je concentreren, bleek uit ons onderzoek dat mensen die op afstand werken er veel bewuster op letten dat ze daarvoor tijd in hun agenda reserveren. Meer dan 80 procent van onze respondenten gaf aan dat ze dat deden.

Bijna de helft (52 procent) van de ondervraagden gaf aan minstens een uur te hebben gereserveerd om zich op hun werk te concentreren – 65 procent van hen deed dit elke dag. Hoewel een derde van de mensen verwachtte tijdens die concentratietijd gestoord te worden, zei meer dan 80 procent dat ze meer werk gedaan kregen.

Hoewel het niet per se iets is waar we het over zouden hebben gehad als we op kantoor zouden werken, is focus-tijd – en vooral het feit dat je die tijd reserveert – cruciaal als je thuis werkt.

In tegenstelling tot vroeger, toen je naar je werk ging, achter je bureau ging zitten en gewoon aan de slag ging, word je thuis omringd door afleidingen. Je raakt makkelijk in een spiraal en brengt de dag door met de was doen of spelletjes spelen met de kinderen, omdat er geen gestructureerde kantooromgeving is die je hersenen duidelijk maakt dat het tijd is om te werken.

Natuurlijk zijn er manieren om te proberen je te concentreren, zoals een aparte werkplek of even wegblijven van sociale media, en door de juiste tools te gebruiken om je tijd optimaal te benutten. Als je in de verkoop zit, zou je bijvoorbeeld een CRM-systeem zoals Salesforce of Hubspot kunnen gebruiken. Of stel dat je een drukke recruiter bent en de hele dag door talloze kandidaten moet interviewen. Doodle’s Boekingspagina Zo kun je dat proces stroomlijnen, ruimte vrijmaken en tijd vrijmaken om andere dingen te doen.

Als je thuis een burn-out wilt voorkomen, zijn pauzes echt essentieel. Uit onze enquête bleek dat 72 procent van de mensen zegt zich na een pauze weer fris te voelen en minder uitgeput te zijn.

Op de vraag hoe lang ze pauze nemen, geeft de meerderheid van de mensen (38 procent) aan 30 minuten te nemen, gevolgd door 15 minuten (33 procent) en 45 minuten (15 procent). Slechts 13 procent van de mensen neemt elke dag een uur pauze.

Het komt vaak voor dat mensen die thuiswerken het gevoel hebben dat ze de hele tijd moeten doorwerken, zodat hun baas niet denkt dat ze hun tijd verspillen. Maar, Psychologen hebben benadrukt dat regelmatige pauzes belangrijk zijn voor zowel de lichamelijke als de geestelijke gezondheid - en dan heb ik het nog niet eens over het feit dat ze je productiever kunnen maken.

Bij Doodle moedigen we medewerkers aan om te werken op een manier die voor hen productief is. Als dat bijvoorbeeld betekent dat ze halverwege de dag een uurtje of twee de tijd nemen om te gaan hardlopen en hun focus weer op te schudden, vinden we dat prima. We bieden ook toegang tot apps zoals Headspace en moedigen onze teams aan om die te gebruiken op manieren die hen helpen te ontspannen. We werken als één groot team en willen dat iedereen open is en praat over eventuele zorgen die ze hebben – ook als ze zich overwerkt of opgebrand voelen.

In ons recente rapport ‘State of Meetings’ hebben we gekeken naar hoe vergaderingen er in de toekomst uit zouden kunnen zien. Je kunt het hier lezen hier.