Verslag over de stand van zaken op het gebied van vergaderen 2021

3 belangrijke punten uit ons rapport ‘State of Meetings’

Hoe zijn vergaderingen in 2020 eigenlijk veranderd? Wat zullen de gevolgen van deze verandering op de lange termijn zijn? En zou 2020 de manier waarop we vergaderen voorgoed veranderd kunnen hebben?

Dit zijn alle vragen die we in dit rapport willen beantwoorden.

2020 heeft ons leven op allerlei manieren veranderd, en de manier waarop we werken vormde daarop geen uitzondering. Overal ter wereld dwongen nationale lockdowns en reisbeperkingen bedrijven om nieuwe manieren te bedenken om de deuren open te houden.

In ons rapport ‘State of Meetings’ hebben we meer dan 30 miljoen vergaderingen geanalyseerd die tussen 1 januari en 31 december via Doodle zijn geboekt. Hier zijn drie dingen die je moet weten.

Virtuele vergaderingen worden steeds populairder en zijn niet meer weg te denken

Uit ons onderzoek bleek dat virtuele vergaderingen de afgelopen jaren weliswaar al steeds vaker voorkwamen, maar dat 2020 voor de doorbraak zorgde die ze nodig hadden om een vast onderdeel van het bedrijfsleven te worden.

Uit een onderzoek van Doodle bleek dat bijna 60 procent van de respondenten bang was dat het lastiger zou worden om online met klanten om te gaan. Veel van die zorgen hadden te maken met dingen als technische problemen, onvermijdelijke afleidingen zoals achtergrondgeluiden en het ontbreken van de juiste apparatuur. In 2020 werden mensen gedwongen om deze angsten onder ogen te zien.

Wereldwijd steeg het aantal virtuele 1-op-1-gesprekken met maar liefst 1.230 procent. In landen als de Verenigde Staten waren er aanwijzingen dat gesprekken over de geestelijke gezondheid en kortere bijpraatgesprekken hieraan hebben bijgedragen.

Ook het aantal virtuele groepsbijeenkomsten nam toe. Tussen januari en december steeg het aantal bijeenkomsten met drie of meer deelnemers met 613 procent. In het Verenigd Koninkrijk bleek uit onze gegevens dat meer mensen afspraken maakten op tijdstippen waarop ze normaal gesproken naar hun werk zouden reizen en weer terug. Ondanks de zorgen van veel bedrijven – 61 procent van de werkgevers gaf aan Hun medewerkers waren thuis net zo gefocust als op kantoor. Ze vonden ook dat de samenwerking was verbeterd of hetzelfde was gebleven.

Nu virtuele vergaderingen het werk juist bevorderen in plaats van belemmeren, zien velen de mogelijke voordelen die werken op afstand voor hun organisatie kan opleveren. Bedrijven kunnen hun kantoorruimte inkrimpen en overstappen op hot-desking. Dat bespaart het bedrijf niet alleen geld, maar kan ook voordelen voor het personeel opleveren. Onderzoek van Barco bevestigt dit met 85 procent van de mensen zegt dat ze graag een hybride werkmodel zouden willen, waarbij ze afwisselend thuis en op kantoor werken. Bovendien kan het wegvallen van het lange woon-werkverkeer voor het personeel en het mogelijk maken van flexibeler werken het mentale welzijn aanzienlijk verbeteren, wat op zijn beurt leidt tot minder verzuim onder het personeel.

In het volledige rapport kun je lezen welke andere aspecten van het werkende leven volgens ons zullen veranderen dankzij virtuele vergaderingen.

Reken maar op meer online sollicitatiegesprekken

Werven op afstand was al in opkomst. Steeds meer bedrijven – vooral start-ups en bedrijven in de techsector – zagen het als een haalbaardere manier om de juiste mensen aan te trekken. Door COVID-19 moest de rest van de wereld wel wel bijblijven.

We hebben niet alleen gezien dat meer bedrijven dan ooit hun werving volledig online doen, maar er zijn ook aanwijzingen dat we in één jaar tijd zo’n vijf jaar vooruit zijn gesprongen.

Laten we Spotify eens als voorbeeld nemen. Vorig jaar, nadat het bedrijf zijn werkwijze had aangepast om met COVID-19 om te gaan, besloot het dat medewerkers kan overal ter wereld op afstand werken. Mark Zuckerberg, de CEO van Facebook, zei dat hij iets soortgelijks bij Facebook verwachtte. Hij vertelde het personeel dat de helft van het personeel van die sociale-mediagigant zou de komende vijf tot tien jaar op afstand gaan werken.

Naarmate er meer op afstand wordt gewerkt, wordt er ook meer op afstand geworven, en dat blijkt uit de cijfers in ons rapport. Virtuele werving en onboarding zijn van januari tot december met 64 procent gestegen.

Virtuele werving kan bedrijven ook op andere manieren helpen. Bedrijven krijgen steeds meer inzicht in geestelijk welzijn en het voorkomen van burn-out dan een paar jaar geleden. Door sollicitatiegesprekken en de inwerkperiode online te doen, kunnen bedrijven hun processen stroomlijnen, ze efficiënter maken en ervoor zorgen dat hun medewerkers tevreden en gezond blijven.

Ondanks dat er steeds vaker thuis wordt gewerkt, gebruiken we nog steeds onze mobieltjes om vergaderingen te plannen

Dit is zo’n resultaat dat tegelijkertijd verrassend en toch te verwachten lijkt. De mobiele technologie is de afgelopen jaren exponentieel gegroeid, dus het lijkt logisch dat mensen hun telefoon gebruiken om afspraken te boeken.

Aan de andere kant, nu er meer mensen dan ooit vanuit huis werken (en velen van ons daar vastzitten vanwege reisbeperkingen), is er een beetje een kloof tussen mensen die de hele dag achter hun computer zitten en het boeken van vergaderingen.

In 2020 werd meer dan 60 procent van de vergaderingen die we boekten via een mobiele telefoon geregeld. In vergelijking met 2019 is het aantal mensen dat vergaderingen via een desktop boekte bijna gehalveerd, van iets meer dan 38 procent naar 21,3 procent.

We denken dat daar een paar redenen voor zijn.

Er zijn nu meer apparaten dan ooit die met elkaar synchroniseren. Neem bijvoorbeeld je laptop: als je je agenda bijwerkt, worden de wijzigingen automatisch doorgevoerd op je telefoon. Het lijkt dan ook logisch dat als er een vergadering verschijnt terwijl je op je telefoon zit, je die gewoon bevestigt.

De prijzen van technologie, vooral mobiele en videoapparatuur, zijn de afgelopen jaren enorm gedaald. Denk eens terug aan vergaderingen van 10 of 20 jaar geleden. Om virtueel aan een vergadering deel te nemen, had je dure apparatuur nodig (waarvoor vaak bijvoorbeeld een eigen telefoonlijn nodig was). Nu kun je met programma’s als Zoom en Microsoft Teams overal virtueel (woordspeling bedoeld) aan vergaderingen deelnemen.

Ons rapport ‘State of Meetings 2020’

Dit is slechts een greep uit wat ons rapport laat zien over vergaderingen in 2020. Als je het volledige rapport wilt lezen, kun je het gratis downloaden.