Gerenciando seu tempo em um local de trabalho ocupado

Desde os primórdios da televisão, os programas de culinária têm sido um fenômeno popular durante o dia. Onde guias para fazer as sobremesas perfeitas em casa deram lugar a programas como Hell's Kitchen e Masterchef, eles ainda dominam as ondas de ar e nossas aplicações de streaming favoritas.

A maneira como os concorrentes têm que lutar contra o relógio para preparar um prato vencedor mostra uma semelhança impressionante com quantos de nós temos que lutar para realizar todo o nosso trabalho em uma determinada semana. Se não é um fluxo infinito de e-mails, são as pessoas agendando reuniões ou pedidos constantes de atualizações e entregas de projetos.

Então, como você pode administrar melhor seu tempo para não se sentir tão sobrecarregado? Vamos descobrir.

Conheça suas prioridades e tenha um plano

Todos nós já tivemos aqueles dias em que parece que você está remando sem frutos contra a maré. Não importa a rapidez com que você tente fazer as coisas cada vez mais, cada vez mais você entra. Em um local de trabalho ocupado, a gestão do tempo é crucial para o sucesso.

O primeiro passo, antes de fazer qualquer outra coisa, é identificar suas prioridades. Se você não sabe o que é importante tanto para aquele dia como a longo prazo, como pode saber onde colocar sua atenção? Comece por fazer uma lista de tudo o que você precisa fazer. Isto não é necessariamente o que você vai fazer hoje (chegaremos a isso mais tarde), mas sim olhar para os diferentes projetos em que você tem interesse ou coisas que se enquadram em seu escopo em um determinado trimestre.

Com sua lista em mãos, categorize tudo em três grupos: urgente, importante e agradável de ter/ fazer. Qualquer coisa no primeiro/urgente grupo são aquelas tarefas que requerem atenção imediata. Tarefas importantes são aquelas que contribuem para o sucesso a longo prazo de seu negócio, mas você tem algum tempo para chegar a elas. As tarefas agradáveis são exatamente isso e, se você estiver muito ocupado, deve ser delegado ou eliminado.

Agora que você tem suas prioridades ordenadas, é hora de planejar seu dia. Um plano diário vai ajudá-lo a manter-se no caminho certo e evitar distrações. Pegue os itens de sua coluna urgente e veja o que precisa ser feito naquele dia. Ponha isso no topo de seu plano. Se você tiver várias coisas, pondere coisas como impacto para decidir que ordem fazer. Depois de ter feito isso, acrescente as outras tarefas seguindo um processo semelhante. Certifique-se de que você está agendando tempo suficiente para tarefas importantes primeiro, antes de passar para tarefas menos importantes.

Tente não gastar muito tempo criando seu plano. Com o tempo, você vai encontrar um ritmo que funciona para você. Ter um plano pronto ajudará você a se sentir mais no controle, o que pode reduzir o estresse e aumentar a produtividade. Lembre-se de manter seu plano flexível. Emergências podem surgir e é importante ser capaz de ajustar seu plano de acordo.

Tech é seu amigo

Muitas vezes pode parecer que existem mais e mais aplicações para tudo o que fazemos em nossas vidas. A partir de agendamento uma reunião com amigos para seu supermercado favorito, como você começa a trabalhar naqueles que precisa e quais não precisa?

A chave que você deve procurar para se perguntar é - isso facilita minha vida? Se não, por que você a está usando? Em um local de trabalho ocupado, há alguns que achamos que podem ajudar:

Um sistema de bilhetagem. Procure algo que ajude a dividir os projetos em pedaços gerenciáveis que você possa designar para os membros de sua equipe. Você pode administrar sua carga de trabalho de forma mais eficaz, certificar-se de que as coisas sejam entregues a tempo e ter check-in-ins regulares com a equipe para garantir que as coisas permaneçam nos trilhos.

Uma ferramenta de programação. Uma aplicação de agendamento para negócios como Doodle é a chave para retomar o controle de seu dia. Por exemplo Booking Page permite definir sua disponibilidade e compartilhá-la com um único link. Isto significa que se alguém tiver que reservar tempo com você, tudo o que você faz é enviar o link e eles escolhem um espaço que funcione para eles. Simples. A remoção do e-mail para frente e para trás permite que você se concentre em tarefas mais importantes.

*Isto é algo que roda no fundo do seu computador e rastreia como você gasta seu tempo. Em uma base semanal ou diária, ele pode produzir um relatório para que você saiba em quais websites/atividades você gasta mais tempo. Você pode então ajustar seus hábitos de acordo com aumentar a produtividade.

Diga não e resista ao impulso de multitarefa

Nem sempre é fácil, especialmente quando seu escritório está ocupado, mas o multitarefa pode ser a maior barreira à produtividade. [A pesquisa da Associação Americana de Psicologia mostra que o multitarefa pode reduzir sua produtividade em até 40 por cento. Quando você tenta fazer múltiplas tarefas ao mesmo tempo, você não é capaz de dar a cada tarefa sua total atenção. Isto leva a erros e provavelmente você terá que gastar mais tempo para fazer as coisas do que se você se concentrar apenas em uma de cada vez.

Evite a multitarefa, concentrando-se em seu plano diário. Você deu prioridade por uma razão, portanto, concentre-se em começar no topo de sua lista e trabalhar em cada tarefa por sua vez. Não apenas você aumentará a produtividade, mas tudo o que você fizer também deverá ser de maior qualidade.

Pense em agendamento algum 'tempo de foco' para eliminar distrações. Isto deve envolver emudecer suas notificações por e-mail e evitar as mídias sociais.

Algo que anda de mãos dadas com o multitarefa é encontrar a capacidade de dizer não. Todos nós queremos enfrentar novos desafios, mas conhecemos seus limites e estabelecemos limites. Você precisa ser realista sobre o quanto podemos fazer. Por mais que não queiramos desapontar os clientes e colegas, assumir demasiadas tarefas afetará sua saúde mental e poderá eventualmente levar a burnout.

Acredite ou não, há uma forma "eficaz" de dizer não. Você deve ser claro e direto em sua resposta. Dê uma explicação de porque você não pode assumir mais responsabilidades e ofereça uma solução alternativa. Isso poderia ser sugerir alguém que tenha mais availability ou oferecer para adicioná-la ao seu planejamento para o próximo trimestre. Não é um ponto fraco dizer não e você não deve se sentir culpado por dizer não.

Delegar. É para isso que serve sua equipe

Como líder, aprender a delegar é tão importante para ter sucesso. Confiar na equipe que você construiu para completar tarefas é como você vai garantir que você não se sobrecarregue e que eles possam desenvolver habilidades e crescer em suas capacidades. Delegar efetivamente é como você pode fazer mais em menos tempo.

Como discutimos anteriormente, comecemos por trabalhar sobre o que você pode delegar. Esta será definitivamente a maioria das coisas em sua lista de "prazer em ter", mas pode ser também algumas tarefas críticas para os negócios. Por exemplo, se você tiver alguém em sua equipe que tenha um conjunto de habilidades particulares, pode fazer sentido que eles assumam alguma coisa.

Uma vez decidido quem deve assumir uma tarefa, certifique-se de que você está agendando algum tempo com eles para conversar sobre o assunto. Explique claramente o que eles precisam fazer, a data de vencimento e onde eles podem encontrar apoio se isso não for de você. Também pode ser útil dar-lhes uma idéia de como isto se encaixa nos objetivos comerciais mais amplos.

Quando eles começarem, tenha certeza de ter check-ins regulares para ter certeza de que tudo está no caminho certo e de que não há problemas. Permita que eles venham até você e encoraje uma discussão aberta para evitar quaisquer desafios ou atrasos inesperados.

Não se esqueça de reconhecer o sucesso e encorajá-los a prover feedback sobre seu estilo de gestão.