Conozca sus prioridades y tenga un plan
Todos hemos tenido esos días en los que parece que remamos infructuosamente contracorriente. No importa lo rápido que intentes hacer las cosas, cada vez llegan más. En un lugar de trabajo ajetreado, la gestión del tiempo es crucial para el éxito.
El primer paso, antes de hacer nada, es identificar tus prioridades. Si no sabes lo que es importante tanto para ese día como a más largo plazo, ¿cómo puedes saber dónde poner tu atención? Empieza por hacer una lista de todo lo que tienes que hacer. No se trata necesariamente de lo que vas a hacer hoy (ya hablaremos de ello más adelante), sino de examinar los distintos proyectos en los que participas o las cosas que entran dentro de tu ámbito de actuación en un trimestre determinado.
Con la lista en la mano, clasifícalo todo en tres grupos: urgente, importante y agradable de tener/hacer. Todo lo que esté en el primer grupo/urgente son aquellas tareas que requieren atención inmediata. Las tareas importantes son las que contribuyen al éxito a largo plazo de tu empresa, pero tienes algo de tiempo para ocuparte de ellas. Las tareas agradables son exactamente eso y, si estás demasiado ocupado, deberías delegarlas o eliminarlas.
Ahora que tienes tus prioridades ordenadas, es hora de planificar tu día. Un plan diario te ayudará a mantener el rumbo y evitar distracciones. Coge los elementos de tu columna de urgentes y mira lo que hay que hacer ese día. Colócalo al principio de tu plan. Si tienes varias cosas, sopesa aspectos como el impacto para decidir en qué orden hacerlas. Una vez hecho esto, añade las demás tareas siguiendo un proceso similar. Asegúrate de que estás programando suficiente tiempo para las tareas importantes primero, antes de pasar a las menos importantes.
Intenta no dedicar demasiado tiempo a crear tu plan. Con el tiempo, encontrarás un ritmo que te funcione. Disponer de un plan te ayudará a sentir que tienes más control, lo que puede reducir el estrés y aumentar la productividad. Recuerda mantener tu plan flexible. Pueden surgir emergencias y es importante poder ajustar tu plan en consecuencia.
La tecnología es tu amiga
A menudo puede parecer que cada vez hay más aplicaciones para todo lo que hacemos en nuestras vidas. Desde programar una reunión con amigos hasta tu supermercado favorito, ¿cómo empiezas a saber cuáles necesitas y cuáles no?
La pregunta clave que debes hacerte es: ¿me facilita esto la vida? Si no es así, ¿por qué lo utiliza? En un lugar de trabajo ajetreado, hay algunas que creemos que pueden ayudar:
Un sistema de tickets. Busca algo que te ayude a dividir los proyectos en partes manejables que puedas asignar a los miembros de tu equipo. Puedes gestionar tu carga de trabajo de forma más eficaz, asegurarte de que las cosas se entregan a tiempo y tener comprobaciones periódicas con el equipo para asegurarte de que las cosas van por buen camino.
Una herramienta de programación. Una aplicación de programación para empresas como Doodle es clave para recuperar el control de tu día. Por ejemplo, Booking Page te permite establecer tu disponibilidad y compartirla con un solo enlace. Esto significa que si alguien tiene que reservar tiempo contigo, todo lo que tienes que hacer es enviar el enlace y que elijan una franja horaria que les venga bien. Muy sencillo. Elimina los correos electrónicos de ida y vuelta y te permite centrarte en tareas más importantes.
*Una aplicación para perder el tiempo: es algo que se ejecuta en segundo plano en tu ordenador y registra cómo empleas tu tiempo. Semanal o diariamente, puede elaborar un informe para que sepas en qué sitios web o actividades pasas más tiempo. Así puedes ajustar tus hábitos en consecuencia para aumentar la productividad.