Zeitmanagement an einem geschäftigen Arbeitsplatz

Seit den Anfängen des Fernsehens sind Kochsendungen ein beliebtes Phänomen der Tageszeit. Während Anleitungen für die Zubereitung der perfekten Desserts zu Hause Shows wie Hell's Kitchen und Masterchef gewichen sind, dominieren sie immer noch den Äther und unsere Lieblings-Streaming-Apps.

Die Art und Weise, wie die Kandidaten gegen die Zeit ankämpfen müssen, um ein Siegergericht zuzubereiten, ähnelt frappierend der Art und Weise, wie viele von uns kämpfen müssen, um all ihre Arbeit in einer bestimmten Woche zu erledigen. Wenn es nicht ein endloser Strom von E-Mails ist, dann sind es Menschen, die Besprechungen planen, oder ständige Anfragen nach Projektaktualisierungen und Lieferungen.

Wie können Sie also Ihre Zeit besser einteilen, damit Sie sich nicht ganz so überfordert fühlen? Das wollen wir herausfinden.

Kennen Sie Ihre Prioritäten und haben Sie einen Plan

Wir alle kennen diese Tage, an denen man das Gefühl hat, vergeblich gegen den Strom zu paddeln. Egal, wie schnell man versucht, die Dinge zu erledigen, es kommt immer mehr dazu. An einem geschäftigen Arbeitsplatz ist Zeitmanagement entscheidend für den Erfolg.

Der erste Schritt, bevor Sie irgendetwas anderes tun, besteht darin, Ihre Prioritäten zu bestimmen. Wenn Sie nicht wissen, was an diesem Tag und auf längere Sicht wichtig ist, wie können Sie dann wissen, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit richten sollen? Beginnen Sie damit, eine Liste mit allem zu erstellen, was Sie tun müssen. Dabei geht es nicht unbedingt darum, was Sie heute tun werden (dazu kommen wir später), sondern um die verschiedenen Projekte, an denen Sie beteiligt sind, oder um Dinge, die in einem bestimmten Quartal in Ihren Aufgabenbereich fallen.

Wenn Sie Ihre Liste in der Hand haben, teilen Sie alles in drei Gruppen ein: dringend, wichtig und schön zu haben/zu tun. Alles, was in die erste/dringende Gruppe fällt, sind Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Wichtige Aufgaben sind solche, die zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beitragen, aber Sie haben etwas Zeit, um sie zu erledigen. Die "Nice-to-haves" sind genau das und sollten, wenn Sie zu beschäftigt sind, delegiert oder gestrichen werden.

Jetzt, da Sie Ihre Prioritäten geordnet haben, ist es an der Zeit, Ihren Tag zu planen. Ein Tagesplan wird Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Ablenkungen zu vermeiden. Nehmen Sie die Punkte aus Ihrer Dringlichkeitsspalte und schauen Sie, was an diesem Tag erledigt werden muss. Setzen Sie das an den Anfang Ihres Plans. Wenn Sie mehrere Dinge zu erledigen haben, wägen Sie ab, wie wichtig sie sind, um zu entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie sie erledigen wollen. Danach fügen Sie die anderen Aufgaben nach einem ähnlichen Verfahren hinzu. Achten Sie darauf, dass Sie zuerst genügend Zeit für die wichtigen Aufgaben einplanen, bevor Sie zu den weniger wichtigen übergehen.

Versuchen Sie, nicht zu viel Zeit mit der Erstellung Ihres Plans zu verbringen. Mit der Zeit werden Sie einen Rhythmus finden, der für Sie funktioniert. Wenn Sie einen Plan haben, haben Sie das Gefühl, die Kontrolle zu haben, was Stress reduzieren und die Produktivität erhöhen kann. Denken Sie daran, Ihren Plan flexibel zu halten. Es können Notfälle auftreten, und es ist wichtig, dass Sie Ihren Plan entsprechend anpassen können.

Technik ist Ihr Freund

Es kommt einem oft so vor, als gäbe es immer mehr Apps für alles, was wir in unserem Leben tun. Von der Planung eines Treffens mit Freunden bis hin zu deinem Lieblingssupermarkt - wie soll man da noch herausfinden, welche man braucht und welche nicht?

Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Macht das mein Leben einfacher? Wenn nicht, warum benutzen Sie es dann? An einem vielbeschäftigten Arbeitsplatz gibt es einige, die unserer Meinung nach hilfreich sein können:

Ein Ticketingsystem. Suchen Sie nach einem System, das Ihnen hilft, Projekte in überschaubare Abschnitte zu unterteilen, die Sie den Mitgliedern Ihres Teams zuweisen können. So können Sie Ihr Arbeitspensum effektiver verwalten, sicherstellen, dass alles rechtzeitig geliefert wird, und regelmäßige Check-Ins mit dem Team abhalten, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt.

Ein Terminplanungswerkzeug. Eine Terminplanungs-App für Unternehmen wie Doodle ist der Schlüssel, um die Kontrolle über Ihren Tag zurückzuerlangen. Mit Booking Page kannst du zum Beispiel deine Verfügbarkeit einstellen und sie mit einem einzigen Link teilen. Das heißt, wenn jemand einen Termin bei Ihnen buchen möchte, brauchen Sie nur den Link zu senden, und derjenige sucht sich einen Termin aus, der ihm passt. Ganz einfach. Da das Hin und Her von E-Mails entfällt, können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.

Eine App, die im Hintergrund Ihres Computers läuft und aufzeichnet, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wöchentlich oder täglich kann sie einen Bericht erstellen, der Ihnen mitteilt, auf welchen Websites/Aktivitäten Sie die meiste Zeit verbringen. Sie können dann Ihre Gewohnheiten entsprechend anpassen, um die Produktivität zu steigern.

Sagen Sie Nein und widerstehen Sie dem Drang zum Multitasking

Es ist nicht immer leicht, vor allem, wenn im Büro viel los ist, aber Multitasking kann das größte Hindernis für die Produktivität sein. Untersuchungen der American Psychological Association zeigen, dass Multitasking die Produktivität um bis zu 40 % verringern kann. Wenn Sie versuchen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, sind Sie nicht in der Lage, jeder Aufgabe Ihre volle Aufmerksamkeit zu widmen. Das führt zu Fehlern und wahrscheinlich dazu, dass Sie mehr Zeit aufwenden müssen, um die Dinge zu erledigen, als wenn Sie sich nur auf eine Aufgabe gleichzeitig konzentrieren.

Vermeiden Sie Multitasking, indem Sie sich auf Ihren Tagesplan konzentrieren. Es gibt einen Grund, warum Sie Prioritäten gesetzt haben. Beginnen Sie also ganz oben auf Ihrer Liste und arbeiten Sie die einzelnen Aufgaben nacheinander ab. So steigern Sie nicht nur Ihre Produktivität, sondern auch die Qualität Ihrer Arbeit.

Denken Sie darüber nach, Zeiten einzuplanen, um Ablenkungen auszuschließen. Dazu sollte gehören, dass Sie Ihre E-Mail-Benachrichtigungen stumm schalten und soziale Medien meiden.

Hand in Hand mit Multitasking geht auch die Fähigkeit, Nein zu sagen. Wir alle wollen uns neuen Herausforderungen stellen, aber Sie sollten Ihre Grenzen kennen und sich abgrenzen. Sie müssen realistisch einschätzen, wie viel wir tun können. Auch wenn wir Kunden und Kollegen nicht enttäuschen wollen, wirkt sich eine Überforderung auf unsere psychische Gesundheit aus und kann schließlich zum führen.

Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt einen "effektiven" Weg, Nein zu sagen. Sie müssen in Ihrer Antwort klar und direkt sein. Begründen Sie, warum Sie nicht mehr Verantwortung übernehmen können, und bieten Sie eine alternative Lösung an. Das kann sein, dass Sie jemanden vorschlagen, der mehr Verfügbarkeit hat, oder dass Sie anbieten, es in Ihre Planung für das nächste Quartal aufzunehmen. Es ist keine Schwäche, Nein zu sagen, und Sie sollten sich nicht schuldig fühlen, wenn Sie es tun.

Delegieren. Dafür ist Ihr Team da

Als Führungskraft ist es für den Erfolg so wichtig zu lernen, wie man delegiert. Indem Sie dem Team, das Sie aufgebaut haben, die Erledigung von Aufgaben anvertrauen, stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht selbst überfordern und die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten entwickeln und ausbauen können. Mit Effektiv delegieren können Sie in kürzerer Zeit mehr erreichen.

Wie wir bereits besprochen haben, sollten Sie zunächst herausfinden, welche Aufgaben Sie delegieren können. Das sind sicherlich die meisten Dinge, die auf Ihrer "Nice to have"-Liste stehen, aber auch einige geschäftskritische Aufgaben. Wenn Sie zum Beispiel jemanden in Ihrem Team haben, der über besondere Fähigkeiten verfügt, könnte es sinnvoll sein, dass er etwas übernimmt.

Sobald Sie sich entschieden haben, wer eine Aufgabe übernehmen soll, sollten Sie mit der betreffenden Person einen Termin vereinbaren, um die Aufgabe zu besprechen. Erläutern Sie klar und deutlich, was zu tun ist, wann der Termin ist und wo sie Unterstützung finden können, wenn sie nicht von Ihnen kommt. Es kann auch hilfreich sein, ihnen eine Vorstellung davon zu vermitteln, wie die Aufgabe in die allgemeinen Unternehmensziele passt.

Wenn es losgeht, sollten Sie regelmäßige Kontrollbesuche durchführen, um sicherzustellen, dass alles nach Plan läuft und keine Probleme auftauchen. Erlauben Sie ihnen, zu Ihnen zu kommen, und fördern Sie eine offene Diskussion, um unerwartete Herausforderungen oder Verzögerungen zu vermeiden.

Vergessen Sie nicht, Erfolge anzuerkennen und sie zu ermutigen, Feedback zu Ihrem Führungsstil zu geben.