Kennen Sie Ihre Prioritäten und haben Sie einen Plan
Wir alle kennen diese Tage, an denen man das Gefühl hat, vergeblich gegen den Strom zu paddeln. Egal, wie schnell man versucht, die Dinge zu erledigen, es kommt immer mehr dazu. An einem geschäftigen Arbeitsplatz ist Zeitmanagement entscheidend für den Erfolg.
Der erste Schritt, bevor Sie irgendetwas anderes tun, besteht darin, Ihre Prioritäten zu bestimmen. Wenn Sie nicht wissen, was an diesem Tag und auf längere Sicht wichtig ist, wie können Sie dann wissen, worauf Sie Ihre Aufmerksamkeit richten sollen? Beginnen Sie damit, eine Liste mit allem zu erstellen, was Sie tun müssen. Dabei geht es nicht unbedingt darum, was Sie heute tun werden (dazu kommen wir später), sondern um die verschiedenen Projekte, an denen Sie beteiligt sind, oder um Dinge, die in einem bestimmten Quartal in Ihren Aufgabenbereich fallen.
Wenn Sie Ihre Liste in der Hand haben, teilen Sie alles in drei Gruppen ein: dringend, wichtig und schön zu haben/zu tun. Alles, was in die erste/dringende Gruppe fällt, sind Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen. Wichtige Aufgaben sind solche, die zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens beitragen, aber Sie haben etwas Zeit, um sie zu erledigen. Die "Nice-to-haves" sind genau das und sollten, wenn Sie zu beschäftigt sind, delegiert oder gestrichen werden.
Jetzt, da Sie Ihre Prioritäten geordnet haben, ist es an der Zeit, Ihren Tag zu planen. Ein Tagesplan wird Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Ablenkungen zu vermeiden. Nehmen Sie die Punkte aus Ihrer Dringlichkeitsspalte und schauen Sie, was an diesem Tag erledigt werden muss. Setzen Sie das an den Anfang Ihres Plans. Wenn Sie mehrere Dinge zu erledigen haben, wägen Sie ab, wie wichtig sie sind, um zu entscheiden, in welcher Reihenfolge Sie sie erledigen wollen. Danach fügen Sie die anderen Aufgaben nach einem ähnlichen Verfahren hinzu. Achten Sie darauf, dass Sie zuerst genügend Zeit für die wichtigen Aufgaben einplanen, bevor Sie zu den weniger wichtigen übergehen.
Versuchen Sie, nicht zu viel Zeit mit der Erstellung Ihres Plans zu verbringen. Mit der Zeit werden Sie einen Rhythmus finden, der für Sie funktioniert. Wenn Sie einen Plan haben, haben Sie das Gefühl, die Kontrolle zu haben, was Stress reduzieren und die Produktivität erhöhen kann. Denken Sie daran, Ihren Plan flexibel zu halten. Es können Notfälle auftreten, und es ist wichtig, dass Sie Ihren Plan entsprechend anpassen können.
Technik ist Ihr Freund
Es kommt einem oft so vor, als gäbe es immer mehr Apps für alles, was wir in unserem Leben tun. Von der Planung eines Treffens mit Freunden bis hin zu deinem Lieblingssupermarkt - wie soll man da noch herausfinden, welche man braucht und welche nicht?
Die wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Macht das mein Leben einfacher? Wenn nicht, warum benutzen Sie es dann? An einem vielbeschäftigten Arbeitsplatz gibt es einige, die unserer Meinung nach hilfreich sein können:
Ein Ticketingsystem. Suchen Sie nach einem System, das Ihnen hilft, Projekte in überschaubare Abschnitte zu unterteilen, die Sie den Mitgliedern Ihres Teams zuweisen können. So können Sie Ihr Arbeitspensum effektiver verwalten, sicherstellen, dass alles rechtzeitig geliefert wird, und regelmäßige Check-Ins mit dem Team abhalten, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt.
Ein Terminplanungswerkzeug. Eine Terminplanungs-App für Unternehmen wie Doodle ist der Schlüssel, um die Kontrolle über Ihren Tag zurückzuerlangen. Mit Booking Page kannst du zum Beispiel deine Verfügbarkeit einstellen und sie mit einem einzigen Link teilen. Das heißt, wenn jemand einen Termin bei Ihnen buchen möchte, brauchen Sie nur den Link zu senden, und derjenige sucht sich einen Termin aus, der ihm passt. Ganz einfach. Da das Hin und Her von E-Mails entfällt, können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
*Eine App, die im Hintergrund Ihres Computers läuft und aufzeichnet, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Wöchentlich oder täglich kann sie einen Bericht erstellen, der Ihnen mitteilt, auf welchen Websites/Aktivitäten Sie die meiste Zeit verbringen. Sie können dann Ihre Gewohnheiten entsprechend anpassen, um die Produktivität zu steigern.