Gestire il proprio tempo in un luogo di lavoro pieno di impegni

Fin dagli albori della televisione, i programmi di cucina sono stati un fenomeno popolare del giorno. Se le guide per preparare i dolci perfetti a casa hanno lasciato il posto a programmi come Hell's Kitchen e Masterchef, essi dominano ancora l'etere e le nostre app di streaming preferite.

Il modo in cui i concorrenti devono lottare contro il tempo per preparare un piatto vincente è molto simile a quello in cui molti di noi devono lottare per portare a termine il proprio lavoro in una settimana. Se non è un flusso infinito di e-mail, è la gente che programma riunioni o le continue richieste di aggiornamenti e consegne di progetti.

Come potete quindi gestire il vostro tempo in modo migliore per non sentirvi così sopraffatti? Scopriamolo.

Conoscere le priorità e avere un piano

Tutti noi abbiamo avuto quei giorni in cui ci sembra di remare inutilmente controcorrente. Per quanto si cerchi di fare in fretta, le cose da fare sono sempre di più. In un ambiente di lavoro pieno di impegni, la gestione del tempo è fondamentale per il successo.

Il primo passo, prima di fare qualsiasi altra cosa, è identificare le priorità. Se non sapete cosa è importante per quel giorno e per il lungo periodo, come potete sapere dove porre la vostra attenzione? Iniziate a fare un elenco di tutto ciò che dovete fare. Non si tratta necessariamente di ciò che farete oggi (ci arriveremo dopo), ma di esaminare i diversi progetti in cui siete coinvolti o le cose che rientrano nel vostro ambito in un determinato trimestre.

Con l'elenco in mano, suddividete tutto in tre gruppi: urgente, importante e da fare. I compiti del primo gruppo sono quelli che richiedono un'attenzione immediata. Le attività importanti sono quelle che contribuiscono al successo a lungo termine della vostra azienda, ma avete un po' di tempo per svolgerle. Le cose piacevoli sono esattamente questo e, se siete troppo occupati, dovrebbero essere delegate o eliminate.

Ora che avete stabilito le vostre priorità, è il momento di pianificare la giornata. Un piano giornaliero vi aiuterà a rimanere in carreggiata e a evitare le distrazioni. Prendete le voci della colonna delle urgenze e guardate cosa c'è da fare quel giorno. Mettetelo in cima al vostro piano. Se ci sono più cose da fare, valutatene l'impatto per decidere l'ordine in cui farle. Dopo aver fatto questo, aggiungete gli altri compiti seguendo un processo simile. Assicuratevi di programmare il tempo sufficiente per le attività importanti, prima di passare a quelle meno importanti.

Cercate di non perdere troppo tempo a creare il vostro piano. Con il tempo, troverete il ritmo che fa per voi. Avere un piano in atto vi aiuterà a sentirvi più in controllo, il che può ridurre lo stress e aumentare la produttività. Ricordate di mantenere il vostro piano flessibile. Possono verificarsi delle emergenze ed è importante essere in grado di modificare il proprio piano di conseguenza.

La tecnologia è vostra amica

Spesso si ha l'impressione che ci siano sempre più applicazioni per ogni cosa che facciamo nella nostra vita. Dalla programmazione di un incontro con gli amici al vostro supermercato preferito, come fate a capire quali sono quelle che vi servono e quali no?

La domanda chiave che dovreste porvi è: "Questo rende la mia vita più facile? Se non lo fa, perché lo state usando? In un luogo di lavoro molto frequentato, ne esistono alcuni che riteniamo possano essere d'aiuto:

Un sistema di ticketing. Cercate qualcosa che vi aiuti a suddividere i progetti in parti gestibili da assegnare ai membri del vostro team. Potete gestire il vostro carico di lavoro in modo più efficace, assicurarvi che le cose vengano consegnate in tempo e fare controlli regolari con il team per assicurarvi che le cose rimangano in linea.

Uno strumento di pianificazione. Una app di programmazione per il business come Doodle è fondamentale per riprendere il controllo della vostra giornata. Ad esempio, Pagina di prenotazione consente di impostare la propria disponibilità e di condividerla con un unico link. In questo modo, se qualcuno deve prenotare un appuntamento con voi, non dovete fare altro che inviare il link e lui sceglierà la fascia oraria che fa al caso suo. Semplice. L'eliminazione delle e-mail che vanno avanti e indietro vi permette di concentrarvi su compiti più importanti.

Si tratta di un'applicazione che funziona in background sul vostro computer e che tiene traccia di come impiegate il vostro tempo. Su base settimanale o giornaliera, può produrre un rapporto per farvi sapere quali sono i siti web e le attività in cui passate più tempo. È quindi possibile modificare le proprie abitudini di conseguenza per aumentare la produttività.

Dire di no e resistere all'impulso di fare multitasking

Non è sempre facile, soprattutto quando l'ufficio è pieno di lavoro, ma il multitasking può essere il più grande ostacolo alla produttività. Una ricerca dell'American Psychological Association dimostra che il multitasking può ridurre la produttività fino al 40%. Quando si cerca di svolgere più attività contemporaneamente, non si è in grado di dedicare a ciascuna di esse la massima attenzione. Questo porta a errori e probabilmente a dover impiegare più tempo per portare a termine le cose rispetto a quando ci si concentra su una sola alla volta.

Evitate il multitasking concentrandovi sul vostro piano giornaliero. Avete stabilito delle priorità per un motivo, quindi concentratevi sull'inizio della vostra lista e lavorate su ogni compito a turno. In questo modo non solo aumenterete la produttività, ma tutto ciò che fate sarà anche di qualità superiore.

Pensate a programmare un "tempo di concentrazione" per eliminare le distrazioni. Questo dovrebbe comportare il silenziamento delle notifiche di posta elettronica e l'evitamento dei social media.

Un aspetto che va di pari passo con il multitasking è la capacità di dire di no. Tutti vogliamo affrontare nuove sfide, ma dobbiamo conoscere i nostri limiti e stabilire dei confini. È necessario essere realistici su quanto possiamo fare. Per quanto non vogliamo deludere i clienti e i colleghi, occuparsi di troppe cose influisce sulla nostra salute mentale e può portare al burnout.

Che ci crediate o no, esiste un modo "efficace" per dire no. Dovete essere chiari e diretti nella vostra risposta. Spiegate perché non potete assumervi maggiori responsabilità e offrite una soluzione alternativa. Ad esempio, suggerite un'altra persona con maggiore disponibilità o offrite di aggiungerla alla vostra pianificazione per il prossimo trimestre. Non è una debolezza dire di no e non ci si deve sentire in colpa per averlo fatto.

Delegare. Ecco a cosa serve il vostro team

Come leader, imparare a delegare è molto importante per avere successo. La fiducia nel team che avete costruito per portare a termine i compiti è il modo in cui vi assicurerete di non sovraccaricarvi di lavoro e in cui il team potrà sviluppare competenze e crescere nelle sue capacità. Delegare in modo efficace è il modo in cui si può ottenere di più in meno tempo.

Come abbiamo detto in precedenza, iniziate a capire quali sono le cose che potete delegare. Si tratta sicuramente della maggior parte delle cose che rientrano nel vostro elenco di cose "piacevoli da fare", ma potrebbero anche essere compiti critici per l'azienda. Per esempio, se nel vostro team c'è qualcuno che ha delle competenze particolari, potrebbe essere opportuno che si occupi di qualcosa.

Una volta deciso chi deve occuparsi di un compito, assicuratevi di programmare un po' di tempo con loro per parlarne. Spiegate chiaramente cosa devono fare, la data di scadenza e dove possono trovare supporto se non da voi. Può anche essere utile dare loro un'idea di come questo si inserisca negli obiettivi aziendali più ampi.

Quando iniziano a lavorare, assicuratevi di fare controlli regolari per verificare che tutto sia in regola e che non ci siano problemi. Permettete loro di rivolgersi a voi e incoraggiate una discussione aperta per evitare sfide o ritardi imprevisti.

Non dimenticate di riconoscere i successi e di incoraggiarli a fornire feedback sul vostro stile di gestione.