Massimizzare la produttività lavorando da remoto

Virtual meeting

Se doveste parlare di pratiche lavorative con qualcuno dei primi anni '00, è quasi certo che vi riderebbe in faccia dicendo che la maggior parte dei lavori d'ufficio possono essere svolti a distanza. Tuttavia, è vero. Il COVID può aver accelerato il processo, ma molte aziende erano già in viaggio.

Il censimento degli Stati Uniti del 2010 ha rivelato che circa il 9,5% delle persone lavora in remoto. Nel 2020, la percentuale salirà a circa il 44%, con un aumento di quasi il 364%. Con un numero sempre maggiore di persone che lavorano da casa, le aziende hanno modificato le pratiche per adeguarsi. Ma che ne è dei lavoratori? Come si fa a passare da un ufficio a un luogo remoto e a mantenere la produttività? Scopriamolo.

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I vantaggi del lavoro in remoto

Il lavoro a distanza è in aumento da anni e non è difficile capire perché. Quando si riesce a farlo funzionare bene, può essere una svolta sia per i dipendenti che per i datori di lavoro.

Tanto per cominciare, la flessibilità fa miracoli per migliorare la soddisfazione dei dipendenti. Lavorare da casa permette al personale di creare i propri orari e di lavorare come vuole, a patto che trovi il tempo di incontrare colleghi e clienti, come necessario. Ciò significa che possono lavorare quando sono più produttivi, che sia la mattina presto o la sera tardi.

Inoltre, possono occuparsi di questioni personali quando si presentano, senza doversi preoccupare di prendere ferie. Ad esempio, un grafico freelance potrebbe lavorare da casa la mattina, sbrigare alcune commissioni durante il giorno e poi lavorare di nuovo la sera quando i bambini dormono. Può prendersi del tempo per incontrare i clienti facendo altre cose.

Se parliamo di flessibilità, non possiamo non notare che lavorare da casa migliora in generale l'equilibrio tra lavoro e vita privata. In un sondaggio di FlexJobs, il 73% delle persone ha dichiarato che il lavoro a distanza permette di bilanciare meglio il lavoro con gli impegni personali.

Quando i vostri dipendenti possono lavorare da casa, possono eliminare il tempo e lo stress del pendolarismo. Inoltre, non vengono costantemente distratti da cose meno importanti, il che significa che riescono a portare a termine i compiti importanti più velocemente. Questo permette loro di avere più tempo da dedicare alla famiglia e agli amici, di dedicarsi agli hobby, di evitare il burnout e di prendersi cura della propria salute fisica e mentale.

È un'ottima cosa anche per voi, in quanto datori di lavoro. Senza la necessità di un grande ufficio in centro città, potete ridurre i costi. Di solito, inoltre, chi lavora da casa si collega prima, resta più a lungo e controlla più regolarmente. In questo modo i progetti possono essere portati a termine più rapidamente e con una qualità superiore, poiché i dipendenti non si affrettano a uscire dalla porta per sbrigare le loro faccende personali alla fine della giornata.

Le sfide del lavoro in remoto

Abbiamo parlato dei vantaggi, quindi dobbiamo essere onesti e considerare le sfide che può comportare.

Una delle maggiori difficoltà che probabilmente incontrerete è la capacità di programmare riunioni produttive. Con tutti i partecipanti in luoghi diversi, può essere difficile garantire che tutti siano impegnati. Le persone si distraggono continuamente, si parlano addosso e rispondono ai messaggi di altri colleghi non presenti.

Inoltre, si fa affidamento sul fatto che i dipendenti abbiano una buona configurazione tecnologica a casa. Non si tratta solo del materiale aziendale, come il computer portatile, fornito da voi, ma anche di una forte connessione a Internet e di una conoscenza degli strumenti, come le lavagne virtuali, per collaborare efficacemente.

Anche se tutto questo funziona, c'è sempre il rischio di sbagliare la comunicazione. Quando tutti si trovano in luoghi diversi, può essere difficile assicurarsi che tutti siano sulla stessa pagina.

Remote working Graphic (green grid)
Come essere il più produttivo possibile

Valutando gli aspetti positivi e negativi, come potete assicurarvi di massimizzare la produttività vostra e del vostro team quando lavorate da remoto?

Iniziate assicurandovi di avere una routine. Quando si passa dall'ufficio al lavoro da casa, può essere facile distrarsi. Non siate tentati di oziare tutto il giorno sul divano. Create invece un piano che vi aiuti a mantenere la concentrazione e ad essere attivi. Ad esempio, stabilite un orario di inizio e di fine della giornata lavorativa e rispettatelo rigorosamente.

Evitate, per quanto possibile, di lavorare dal divano o addirittura dal letto. Create uno spazio di lavoro designato che vi aiuti a evitare le distrazioni. Ad esempio, allestite un ufficio in casa con una scrivania, una sedia e tutti gli strumenti necessari per svolgere il vostro lavoro. Non deve essere una stanza a sé stante, se non avete spazio, ma assicuratevi che sia un luogo in cui il vostro lavoro abbia la priorità. Dovrebbe anche consentirvi di programmare riunioni e di tenerle senza essere interrotti.

Sfruttate al massimo la tecnologia. Esistono numerosi strumenti e applicazioni che possono aiutarvi a essere produttivi mentre lavorate a distanza. Ad esempio, l'uso di Doodle è un ottimo modo per organizzare riunioni a distanza con i colleghi perché si integra in modo nativo con strumenti di videoconferenza. Cercate di non rimanere troppo ancorati al modo in cui facevate le cose in ufficio. Ora lavorate da casa, quindi il vostro modo di lavorare sarà diverso.

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Come gestire le riunioni a distanza

Se le riunioni a distanza sono probabilmente il più grande ostacolo per il lavoro a distanza, vediamo come mitigare il rischio ed essere più produttivi.

La preparazione è fondamentale. Questo si può dire per la maggior parte delle cose nella vita, ma quando si tratta di riunioni, soprattutto se a distanza, è essenziale. Ritagliatevi un po' di tempo nella vostra giornata per pianificare in anticipo e pensate alle riunioni che avete, alle informazioni che vi servono e alla preparazione da fare.

Assicuratevi di rimanere impegnati e incoraggiate anche chi è in riunione con voi a farlo. In una riunione a distanza la tentazione di sedersi e lasciare che siano gli altri a parlare è ancora maggiore. Questo non porterà a riunioni produttive. Invece, assicuratevi di fare domande, di contribuire alla conversazione e di rimanere concentrati sul compito da svolgere.

Occupatevi dei vostri follow-up. È improbabile che si esca da una riunione senza doverli fare, in una forma o nell'altra. Assicuratevi di annotare tutto ciò di cui avete bisogno di maggiori spiegazioni o qualsiasi azione che vi è stata assegnata.

Lavorare a distanza non significa necessariamente essere meno produttivi. Siate consapevoli che lavorerete in modo diverso, pianificate in anticipo e controllate regolarmente il vostro team per assicurarvi che tutto sia in regola. La maggiore flessibilità per voi e per il vostro team dovrebbe portare a grandi risultati.

Possedere il proprio tempo

Con Doodle è possibile risparmiare fino a 45 minuti alla settimana.

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