Optimiser la productivité tout en travaillant à distance

Si vous deviez parler à quelqu'un du début des années 2000 des pratiques de travail, il est presque certain qu'il se moquerait de vous en disant que la plupart des emplois de bureau peuvent être effectués à distance. Pourtant, c'est vrai. Le COVID a peut-être accéléré le processus, mais de nombreuses entreprises étaient déjà sur la bonne voie.

Le recensement américain de 2010 a révélé qu'environ 9,5 % des personnes travaillaient à distance. En 2020, ce chiffre passera à environ 44 %, soit une augmentation de près de 364 %. Avec un nombre aussi important de personnes travaillant à domicile, les entreprises ont modifié leurs pratiques en conséquence. Mais qu'en est-il des travailleurs ? Comment passer d'un bureau à un poste à distance et maintenir la productivité ? C'est ce que nous allons voir.

Les avantages du travail à distance

Le travail à distance est en plein essor depuis des années et il n'est pas difficile de comprendre pourquoi. Lorsque vous parvenez à le faire fonctionner correctement, il peut changer la donne pour les employés et les employeurs.

Pour commencer, la flexibilité à elle seule fait des merveilles pour améliorer la satisfaction des employés. Le travail à domicile permet à votre personnel de créer ses propres horaires et de travailler comme il l'entend - tant qu'il trouve le temps de rencontrer ses collègues et ses clients selon les besoins. Cela signifie qu'ils peuvent travailler quand ils sont le plus productifs, que ce soit tôt le matin ou tard le soir.

Cela signifie également qu'ils peuvent s'occuper de leurs affaires personnelles au fur et à mesure qu'elles se présentent sans avoir à se soucier de prendre des congés. Par exemple, un graphiste indépendant peut travailler de chez lui le matin, faire quelques courses dans la journée, puis retravailler le soir quand les enfants dorment. Il peut prendre du temps pour rencontrer des clients tout en faisant d'autres choses.

Puisque nous parlons de flexibilité, nous ne pouvons pas manquer le fait que le travail à domicile améliore généralement l'équilibre entre le travail et la vie privée d'une personne. Dans une enquête de FlexJobs, 73 % des personnes ont déclaré que le travail à distance leur permettait de mieux concilier travail et engagements personnels.

Lorsque vos employés peuvent travailler depuis leur domicile, ils peuvent éliminer le temps et le stress liés aux déplacements. Ils ne sont pas non plus constamment distraits par des choses moins importantes, ce qui signifie qu'ils accomplissent les tâches importantes plus rapidement. Ils ont ainsi plus de temps à consacrer à leur famille et à leurs amis, à leurs loisirs, à éviter l'épuisement et à prendre soin de leur santé physique et mentale.

C'est également excellent pour vous en tant qu'employeur. Sans avoir besoin d'un grand bureau en centre-ville, vous pouvez réduire les coûts. En général, les personnes qui travaillent à domicile se connectent plus tôt, restent plus tard et s'enregistrent plus régulièrement. Les projets peuvent ainsi être menés à bien plus rapidement et avec une meilleure qualité, car vos employés ne se précipitent pas vers la sortie pour faire des choses personnelles à la fin de la journée.

Les défis du travail à distance

Nous avons parlé des avantages, il faut donc être juste et considérer les défis que cela peut entraîner.

L'une des plus grandes difficultés que vous rencontrerez probablement est la capacité à programmer des réunions productives. Avec tout le monde dans différents endroits, il peut être difficile de s'assurer que tout le monde est engagé. Les gens seront constamment distraits, se parleront les uns aux autres et répondront aux messages qui surgissent d'autres collègues, non présents.

Vous comptez également sur les employés pour avoir une bonne installation technique à domicile. Il ne s'agit pas seulement du matériel professionnel, comme leur ordinateur portable, que vous leur fournissez, mais d'une connexion Internet solide et d'une compréhension des outils, comme les tableaux blancs virtuels, pour collaborer efficacement.

Même si vous arrivez à faire fonctionner tout cela, il y a toujours un plus grand risque de mauvaise communication. Lorsque tout le monde se trouve à des endroits différents, il peut être difficile de s'assurer que tout le monde est sur la même page.

Comment être aussi productif que possible

En pesant les points positifs et négatifs, comment pouvez-vous vous assurer que vous et votre équipe maximisez votre productivité lorsque vous travaillez à distance ?

Commencez par vous assurer que vous avez mis en place une routine. Lorsque vous passez du bureau au travail à domicile, il peut être facile de se laisser distraire. Ne soyez pas tenté de vous prélasser sur le canapé toute la journée. Créez plutôt un plan qui vous aide à rester concentré et à respecter les consignes. Par exemple, fixez une heure de début et de fin pour votre journée de travail et soyez strict pour vous y tenir.

Évitez, autant que possible, de travailler depuis le canapé ou même votre lit. Créez un espace de travail désigné qui vous aide à éviter les distractions. Par exemple, installez un bureau à domicile avec un bureau, une chaise et tous les outils dont vous avez besoin pour travailler. Il n'est pas nécessaire que ce soit sa propre pièce si vous n'avez pas l'espace nécessaire, assurez-vous simplement que c'est un endroit où votre travail est prioritaire. Il doit également vous permettre de programmer des réunions et de les tenir sans être interrompu.

Tirez le meilleur parti de la technologie. Il existe une tonne d'outils et d'applications qui peuvent vous aider à rester productif tout en travaillant à distance. Par exemple, l'utilisation de Doodle est un excellent moyen d'organiser des réunions à distance avec des collègues car il s'intègre nativement aux outils de vidéoconférence. Essayez de ne pas être trop figé dans la façon dont vous faisiez les choses au bureau. Vous travaillez à domicile maintenant, donc votre façon de travailler sera différente.

Naviguer dans les réunions à distance

Les réunions à distance étant susceptibles d'être votre plus grande pierre d'achoppement pour le travail à distance, voyons comment vous pouvez atténuer le risque et être plus productif.

La préparation est essentielle. On peut dire cela pour la plupart des choses dans la vie, mais lorsqu'il s'agit de réunions, surtout si elles se déroulent à distance, c'est essentiel. Réservez du temps dans votre journée pour planifier à l'avance et pensez aux réunions que vous avez, aux informations dont vous avez besoin et aux préparatifs à effectuer.

Veillez à rester engagé et encouragez ceux qui participent à la réunion avec vous à le faire également. Dans une réunion à distance, la tentation est encore plus grande de rester assis et de laisser les autres parler. Cela ne mènera pas à des réunions productives. Au lieu de cela, veillez à poser des questions, à contribuer à la conversation et à vous assurer que vous restez concentré sur la tâche à accomplir.

Appropriez-vous vos suivis. Il est peu probable que vous quittiez une réunion sans avoir à en faire, sous une forme ou une autre. Assurez-vous de noter tout ce dont vous avez besoin d'une explication plus approfondie ou toute action qui vous a été assignée.

Le fait de travailler à distance ne signifie pas forcément que vous êtes moins productif. Soyez conscient que vous travaillerez différemment, planifiez à l'avance et vérifiez régulièrement avec votre équipe pour vous assurer que tout est sur la bonne voie. La flexibilité accrue pour vous et votre équipe devrait conduire à d'excellents résultats.