Est sur la même longueur d'onde lors de la planification des réunions ?

En 1896, les habitants de Detriot ont assisté à un spectacle - une invention qui allait changer le monde. Par une matinée de juin, Henry Ford fait l'essai de son premier véhicule à quatre roues appelé the Quadricle. Il était loin de se douter que cette invention mènerait à la fondation de la société Ford Motor et à des milliards de voitures dans le monde entier.

En parlant de l'entreprise, Ford a dit de façon célèbre : "Se réunir est un début, rester ensemble est un progrès, travailler ensemble est un succès." Que vous soyez PDG, cadre, indépendant ou manager, vous savez que travailler avec les autres est crucial pour obtenir des résultats. C'est pourquoi ce que Ford dit ici est important. Vous pouvez organiser toutes les réunions du monde, mais les organiser n'est qu'un début - la productivité est la clé. Alors, comment faire en sorte que les gens soient sur la même longueur d'onde lorsque vous organisez une réunion en ligne ? C'est ce que nous allons découvrir.

Comprendre votre public

Avant même d'envisager de programmer votre réunion, vous devez savoir qui sera présent. C'est l'un des aspects les plus importants pour s'assurer que tout le monde reste concentré. Inviter les mauvaises personnes ne fera qu'entraîner des réunions improductives et des conversations hors sujet.

Cela peut sembler évident, mais commencez par identifier les personnes dont vous avez besoin, et non celles que vous voulez. Même s'il peut être agréable d'avoir un visage amical dans une réunion, s'il n'apporte pas de valeur ajoutée, pourquoi est-il là ? Assurez-vous de planifier à l'avance - qu'il s'agisse d'une personne de votre entreprise ou d'une personne extérieure - et réfléchissez à la manière dont sa contribution fera avancer la réunion.

Si vous êtes freelance, vous serez souvent amené à rencontrer de nouveaux clients. Cela vaut la peine de prendre le temps d'en savoir un peu plus sur eux et sur la personne qui prend les décisions clés. Adaptez votre argumentaire en fonction de ce qui leur conviendra le mieux pour maximiser vos chances de réussite. Si vous n'êtes pas sûr de vous, il est toujours utile de faire un sondage pour trouver du temps avec un ami pour en discuter.

Une fois que vous savez qui vous rencontrez, vous devez vous assurer que vous savez quelles sont vos attentes. Par exemple, vous êtes chef de projet. Quels résultats concrets voulez-vous en retirer et être en mesure d'en assurer le suivi pour faire avancer les choses ?

Vous voulez également vous assurer que vous savez ce que vous devez dire aux participants pour qu'ils se préparent à l'avance. S'il y a des rapports particuliers à lire ou des éléments spécifiques nécessaires pour participer - ils doivent le savoir. Ceci est particulièrement important lorsqu'il s'agit de réunions à distance.

Réunir les gens avec les bons outils

Maintenant que vous savez qui vous devez faire venir à votre réunion, le défi est de savoir comment. Envoyer manuellement des courriels dans les deux sens vous donnera l'impression d'un champ de mines sans fin dont vous aurez beaucoup de chance de vous sortir.

Doodle est un outil de planification qui devrait vous faciliter la tâche. Disons que vous êtes un entrepreneur très occupé. Le Sondage de groupe vous permettra de sélectionner les heures auxquelles vous êtes libre d'envoyer vos invitations afin de trouver ce qui convient le mieux à chacun. Il peut même envoyer des rappels automatiques qui vous permettront d'obtenir les réponses dont vous avez besoin et que personne ne manque l'événement.

Si vous êtes un consultant indépendant et que vous devez être plus flexible dans la façon dont vos clients vous contactent, Booking Page vous facilitera la tâche. Choisissez simplement les heures auxquelles vous souhaitez être libre et envoyez-leur un lien. Ils réserveront le moment qui leur convient. Vous pouvez créer plusieurs pages de réservation pour répondre à une variété de clients. Vous leur demandez toutes les informations dont vous avez besoin avant - ce qui vous permet de vous préparer en fonction des besoins.

L'utilisation d'un outil comme Doodle permet également d'établir un lien avec votre calendrier, de sorte que vous ne risquez jamais de faire une double réservation. Disons que vous êtes un utilisateur de Google Calendar, le connecter à Doodle signifie que lorsque vous avez quelque chose de déjà programmé - personne ne pourra réserver ce moment avec vous.

Une application de planification pour les entreprises sera essentielle pour gérer votre emploi du temps chargé. Elle libérera tellement de temps qui serait normalement utilisé à faire des allers-retours avec les gens. Cela signifie que vous pouvez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.

Établir un ordre du jour

Vous avez fait vos préparatifs, trouvé les personnes dont vous avez besoin et réservé un moment pour vous réunir. Que faire ensuite ? Eh bien, si vous voulez que tout le monde soit sur la même longueur d'onde, vous devez établir un ordre du jour.

En plus d'informer vos invités de toute lecture préalable à la réunion, un ordre du jour leur permettra de savoir de quoi il est question et de s'en tenir aux sujets pertinents. Une grande erreur que les gens commettent souvent est d'avoir un plan dans leur tête, mais de ne pas le communiquer. Assurez-vous d'écrire ce qui sera abordé et faites-le circuler lorsque la réunion de groupe est confirmée.

Il est également essentiel que l'ordre du jour soit concis. Une brève description de chaque sujet et leur classement par ordre de priorité sont des éléments clés pour s'assurer que vous abordez les sujets dont vous avez vraiment besoin. Si vous le pouvez, indiquez qui parlera de chaque section ou à quel endroit vous devez agir. Les horaires peuvent également vous aider si vous savez que vous êtes pressé par le temps, ce qui peut souvent arriver si vous scheduling avec beaucoup de personnes.

Enfin, assurez-vous de prévoir un rétroaction à la réunion sur ce que vous voulez couvrir. Vous pourriez avoir oublié quelque chose qui est essentiel à ce que vous voulez couvrir. Cela permet également de renforcer l'idée que vous êtes ouvert à une discussion honnête.

Devenir plus efficace

Même avec les meilleures intentions du monde, les réunions peuvent facilement déraper. Il est toujours possible de les rendre plus productives, notamment pour que les participants soient sur la même longueur d'onde.

N'ayez pas peur d'utiliser la technologie pour faciliter vos réunions. Si vous souhaitez qu'un expert se connecte à distance, utilisez un outil de vidéoconférence. Ou envisagez un tableau blanc numérique où les participants peuvent ajouter des notes autocollantes au plan de la réunion pour faciliter le suivi.

La façon dont vous agissez pendant la réunion sera également importante pour obtenir de bons résultats. Soyez ouvert et accueillant pour encourager la participation active. Établissez des règles de base pour le déroulement de la réunion et veillez à ce que même la personne la plus silencieuse de la salle ait la possibilité de contribuer. Cela permettra à l'équipe de collaborer efficacement.

N'ayez pas peur d'utiliser un chronomètre et de faire avancer les discussions. Parfois, tout ne peut pas être décidé lors d'une réunion. Préparez-vous à déplacer les sujets vers un suivi qui pourra avoir lieu avec les personnes concernées par la suite. Vous pouvez même utiliser Doodle pour planifier un sondage rapide à cet effet.