Capire il proprio pubblico
Prima ancora di iniziare a pensare di programmare la riunione, è necessario sapere chi sarà presente. È uno degli aspetti più importanti per assicurarsi che tutti rimangano concentrati. Invitare le persone sbagliate porterà solo a riunioni improduttive e a conversazioni fuori strada.
Può sembrare un'ovvietà, ma iniziate a individuare chi vi serve, non chi volete. Per quanto possa essere piacevole avere un volto amichevole in una riunione, se non aggiunge valore, perché è lì? Assicuratevi di pianificare in anticipo - che si tratti di qualcuno della vostra azienda o di un esterno - e pensate a come il loro contributo farà progredire la riunione.
Se siete liberi professionisti, vi capiterà spesso di incontrare nuovi clienti. Vale la pena di dedicare un po' di tempo a scoprire qualcosa di più su di loro e su chi è la persona che prende le decisioni chiave. Adattate la vostra proposta di vendita a ciò che funziona meglio per loro, per massimizzare le vostre possibilità di successo. Se non siete sicuri, è sempre utile fare un sondaggio per trovare il tempo di parlarne con un amico.
Una volta che sapete con chi dovete incontrarvi, dovete essere sicuri di sapere quali sono le vostre aspettative. Ad esempio, siete un project manager. Quali sono i risultati concreti che volete ottenere e su cui volete poter fare seguito per far progredire le cose?
Dovete anche assicurarvi di sapere cosa dovete dire ai partecipanti per prepararvi in anticipo. Se ci sono relazioni particolari da leggere o elementi specifici necessari per partecipare, devono saperlo. Questo è particolarmente importante quando si tratta di riunioni a distanza.
Riunire le persone con gli strumenti giusti
Ora sapete chi dovete far partecipare alla riunione, la sfida è come. Mandare avanti e indietro manualmente le e-mail sembrerà un campo minato infinito dal quale sarete molto fortunati a trovare la via d'uscita.
Doodle è uno strumento di programmazione che dovrebbe rendere tutto questo molto più semplice. Supponiamo che siate un imprenditore impegnato. Sondaggio di gruppo vi permetterà di selezionare gli orari in cui siete liberi di inviare gli inviti per trovare qualcosa che vada bene per tutti. Può anche inviare promemoria automatici per assicurarsi di ottenere le risposte necessarie e che nessuno si perda l'evento.
Se siete consulenti freelance e avete bisogno di essere più flessibili nel modo in cui i vostri clienti si mettono in contatto con voi, Pagina prenotazioni lo renderà facile. Basta scegliere gli orari in cui volete essere liberi e inviare loro un link. Saranno loro a prenotare l'orario che preferiscono. È possibile creare più pagine di prenotazione per soddisfare una varietà di clienti, in cui si richiedono tutte le informazioni necessarie in anticipo, consentendo di prepararsi in base alle esigenze.
L'utilizzo di uno strumento come Doodle si collega anche al vostro calendario, in modo da non rischiare mai una doppia prenotazione. Se siete utenti di Google Calendar, collegarlo a Doodle significa che quando avete qualcosa di già programmato, nessuno potrà prenotare quell'ora con voi.
Un'app di programmazione per le aziende sarà essenziale per gestire i vostri impegni. Libererà molto tempo che normalmente verrebbe utilizzato per andare avanti e indietro con le persone. In questo modo potrete concentrarvi sulla crescita della vostra attività.