L'importanza del feedback quando pianificazione delle riunioni

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Bobby Rae

Bobby Rae

Aggiornato: 3 ago 2023

Feddback session

In un discorso di laurea del 2005 a Stanford, l'ex CEO di Apple Steve Jobs ha detto: "L'unico modo per fare un lavoro eccellente è amare ciò che si fa. Se non l'avete ancora trovato, continuate a cercare. Non accontentatevi. Come per tutte le questioni di cuore, saprete quando lo troverete". Aveva ragione. Se trovate qualcosa che vi appassiona, il lavoro non vi sembrerà più tale.

Ma cosa facciamo quando troviamo il lavoro dei nostri sogni? Di certo non può essere la fine della strada. A cos'altro potete dedicare la vostra concentrazione, il vostro slancio e la vostra energia?

Lo sviluppo personale è importante indipendentemente dal luogo in cui lavoriamo. Per voi, per i vostri colleghi e per la vostra azienda. Il feedback è un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo. Non solo vi aiuterà a diventare una persona più completa, ma i vostri collaboratori si sentiranno ascoltati, con conseguente aumento della produttività. Dato che le riunioni sono una parte fondamentale della programmazione quotidiana di qualsiasi amministratore delegato, dirigente o imprenditore, vediamo come usare il feedback per far brillare la vostra.

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Perché il feedback è importante

Quando si tratta di riunioni di pianificazione, incorporare il feedback può avere dei vantaggi notevoli.

Per cominciare, migliora la comunicazione e la collaborazione all'interno del team. Chiedendo ai colleghi, agli stakeholder o ai dipendenti cosa pensano di una sessione, si riesce a capire meglio cosa devono portare via. Ciò significa che le riunioni di gruppo, i colloqui e le riunioni sono più produttivi, efficaci ed efficienti perché ci si concentra sulle cose che contano e non ci si lascia distrarre dalle tangenti.

Scoprirete anche che il processo decisionale diventa più facile. Il feedback vi fornirà una gamma più ampia di idee e prospettive, il che significa che potrete riflettere su tutti i lati di una discussione prima di fare una scelta definitiva. Inoltre, quando i membri del team sentono che la loro voce viene ascoltata e che il loro contributo è apprezzato, è più probabile che accettino le decisioni che prendete. Si pianificano in anticipo per le riunioni e contribuiscono sapendo che è importante.

Questo ci porta all'ultimo punto. I dipendenti che si sentono ascoltati si assumeranno una maggiore responsabilità e senso di responsabilità per le cose che fanno. Saranno anche più felici del loro lavoro e meno propensi a combustione. Quando sono sicuri di potersi rivolgere a voi con preoccupazioni o proposte di cambiamento, si sentiranno più sicuri nello svolgere il proprio lavoro. Durante le riunioni, parlano a voce alta, il che dovrebbe migliorare l'efficienza dei risultati.

Come raccogliere feedback

Ora che sappiamo perché il feedback è necessario, come possiamo raccogliere le informazioni giuste per fare la differenza?

Un sondaggio per la programmazione follow-up o un questionario post riunione è utile per ottenere una reazione rapida a ciò che è appena accaduto.

Se lavorate con un gruppo numeroso di persone, parlare con loro in riunioni 1:1 non è sempre pratico. Un rapido sondaggio vi permette di tenere il polso della situazione e di assicurarvi che state andando nella giusta direzione. Inoltre, è un ottimo modo per ottenere un feedback anonimo, che può essere utile se alcuni membri del team esitano a parlare di persona.

Se volete un feedback anonimo, potete usare il vostro Forms collegato a un account Google Calendar per creare alcune domande e semplicemente non chiedere informazioni identificative come l'e-mail o il nome.

Naturalmente, gli incontri 1:1 o i focus group sono sempre ottimi se volete o avete bisogno di un feedback dettagliato. L'uso di una app di programmazione per le aziende può aiutarvi a trovare un orario per tutti.

Se avete appena terminato una riunione di grandi dimensioni, suddividervi in gruppi più piccoli o anche in incontri individuali può permettere a tutti di sentirsi più a proprio agio nel condividere i propri pensieri e le proprie opinioni, senza doverlo fare di fronte a un gruppo numeroso.

Infine, se avete creato un ordine del giorno della riunione, potete programmare un po' di tempo per il feedback in tempo reale. Lasciate che le persone valutino la riunione come gruppo usando qualcosa come Mentimeter o Sli.do. In alternativa, chiedete semplicemente cosa pensano che abbia funzionato bene e cosa no e prendete nota di ciò che dicono.

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Come far valere il feedback

Non raccogliete feedback dalle persone se non avete intenzione di agire di conseguenza: questa è la prima importante lezione. Date la priorità ai problemi e alle preoccupazioni più importanti e lavorate a un piano per risolverli.

Se si tratta di una riunione ricorrente, considerate di dedicare un po' di tempo per discutere del problema e vedere se c'è un modo per superarlo. Potrebbe trattarsi di uno spazio di tempo dedicato all'inizio della sessione per una discussione aperta o di un punto specifico dell'ordine del giorno in cui si affronta un feedback specifico.

Un'altra cosa da tenere a mente è che il feedback incorporato non deve essere sempre negativo. Oltre ai reclami e ai problemi, significa anche includere nuove idee e suggerimenti. Incoraggiate la partecipazione attiva e il coinvolgimento di tutti i partecipanti e assicuratevi di dare seguito a chiunque abbia suggerito un'idea che non avete avuto il tempo di esplorare. Ciò potrebbe significare utilizzare il vostro calendario di programmazione per permettere loro di prenotare un po' di tempo con voi dopo la riunione.

Oltre al follow-up, tenete traccia del feedback ricevuto, in modo da poterne misurare i progressi nel tempo. Scoprite cosa funziona e cosa no e apportate le modifiche necessarie.

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Superare le sfide

Tutto questo potrebbe sembrare un po' troppo facile, ma non sarà privo di sfide.

Se avete riunioni di gruppo che gestite da tempo, le persone potrebbero essere resistenti al cambiamento. Gli esseri umani sono creature abitudinarie: è molto facile e veloce che ci fissiamo sulle nostre abitudini. Ecco perché è importante comunicare chiaramente che l'incorporazione del feedback è importante e i benefici che ne deriveranno per il team. È anche importante assicurarsi che i colleghi capiscano come verrà utilizzato ciò che dicono e quali cambiamenti possono aspettarsi di vedere.

Per qualsiasi dirigente o imprenditore il tempo è sempre un problema, soprattutto quando si tratta di raccogliere e analizzare i feedback. Il di Doodle è utile per gestire la vostra produttività e automatizzare i vostri impegni. In questo modo si dovrebbe liberare abbastanza tempo per dare priorità alle informazioni di cui si ha bisogno.

Infine, la domanda è: come si misura il successo? Per alcuni aspetti sarà facile. Prendete le cose che possono essere quantificate: dovreste vedere le metriche giuste muoversi nel modo giusto. Ma che dire degli aspetti che non possono essere misurati? Tenete traccia di ciò che le persone dicono e fissate obiettivi specifici per agire di conseguenza. Anche se si tratta di qualcosa che non si può misurare, si dovrebbe iniziare a vedere che le cose si muovono in una direzione positiva se si sta agendo nel modo giusto.

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