L'importance du retour d'information lors de planification des réunions

Temps de lecture : 5 minutes

Bobby Rae

Bobby Rae

Mise à jour : 3 août 2023

Feddback session

Dans un 2005 Stanford commencement speech, l'ancien PDG d'Apple Steve Jobs a déclaré : "La seule façon de faire du bon travail est d'aimer ce que vous faites. Si vous ne l'avez pas encore trouvé, continuez à chercher. Ne vous contentez pas de cela. Comme pour toutes les questions de cœur, vous saurez quand vous l'aurez trouvé." Il avait raison. Trouver quelque chose qui vous passionne signifie que le travail ne ressemble pas à du travail.

Mais que fait-on quand on trouve le job de ses rêves ? Ça ne peut pas être la fin de la route ? A quoi d'autre pouvez-vous consacrer votre attention, votre dynamisme et votre énergie ?

Le développement personnel est important, quel que soit l'endroit où l'on travaille. Pour vous, vos collègues et votre entreprise. Obtenir un retour d'information est un excellent moyen d'y parvenir. Non seulement cela peut vous aider à devenir une personne plus équilibrée, mais votre personnel se sentira écouté, ce qui se traduira par une meilleure productivité. Les réunions étant un élément clé du quotidien de tout PDG, cadre ou entrepreneur (https://doodle.com/en/product/polls/), voyons comment utiliser le retour d'information pour faire briller le vôtre.

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Pourquoi le retour d'information est important

Lorsqu'il s'agit de planifier des réunions, l'intégration du retour d'information peut avoir des avantages considérables.

Tout d'abord, cela améliore la communication et la collaboration au sein de votre équipe. Lorsque vous demandez à vos collègues, aux parties prenantes ou aux employés ce qu'ils pensent d'une session, vous êtes en mesure de mieux comprendre ce qu'ils doivent pouvoir en retirer. Cela signifie que les réunions de groupe, les entretiens et les rattrapages sont plus productifs, efficaces et efficients, car vous vous concentrez sur les choses qui comptent et n'êtes pas distraits par des tangentes.

Vous constaterez également que votre prise de décision devient plus facile. Le retour d'information vous donnera un plus grand éventail d'idées et de perspectives, ce qui signifie que vous pourrez réfléchir à tous les aspects d'une discussion avant de faire un choix définitif. De plus, lorsque les membres de l'équipe ont l'impression que leur voix est entendue et que leur contribution est appréciée, ils sont plus susceptibles d'adhérer aux décisions que vous prenez. Ils [planifieront à l'avance (https://doodle.com/en/the-value-of-advance-planning-why-it-pays-to-be-organized/) vos réunions et contribueront en sachant que cela compte.

Ceci nous amène à notre dernier point. Les employés qui se sentent écoutés assumeront davantage de responsabilités et s'approprieront les choses qu'ils font. Ils seront également plus heureux dans leur travail et moins susceptibles de s'épuiser. S'ils savent qu'ils peuvent venir vous voir pour vous faire part de leurs préoccupations ou de leurs suggestions de changement, ils seront plus confiants dans leur travail. Dans les réunions, ils prennent la parole, ce qui devrait améliorer l'efficacité de l'obtention des résultats.

Comment recueillir les commentaires

Maintenant que nous savons pourquoi le retour d'information est nécessaire, comment recueillir les bonnes informations pour faire réellement la différence ?

Un suivi ou un questionnaire post-réunion sondage pour la planification permet d'obtenir une réaction rapide à ce qui vient de se passer.

Supposons que vous travaillez avec un grand groupe de personnes, leur parler lors de réunions 1:1 ne sera pas toujours pratique. Une enquête rapide vous permet de prendre le pouls et de vous assurer que vous allez dans la bonne direction. De plus, c'est un excellent moyen d'obtenir un retour anonyme, ce qui peut être utile si certains membres de votre équipe hésitent à s'exprimer en personne.

Si vous souhaitez obtenir un retour d'information anonyme, vous pouvez utiliser vos formulaires liés à un compte Google Calendar pour créer des questions et ne demander aucune information d'identification telle que l'adresse électronique ou le nom.

Bien sûr, les réunions 1:1 ou les groupes de discussion sont toujours excellents si vous voulez vraiment ou avez besoin de ce retour détaillé. L'utilisation d'une application de planification pour les entreprises peut vous aider à trouver un moment pour tout le monde.

Si vous venez de terminer une grande réunion, le fait de se diviser en petits groupes ou même de faire des rattrapages individuels peut permettre à chacun de se sentir plus à l'aise pour partager ses pensées et ses opinions - sans avoir à le faire devant un grand groupe.

Enfin, si vous avez créé un ordre du jour de la réunion, vous pouvez prévoir du temps pour un feedback en temps réel. Laissez les gens noter la réunion en tant que groupe en utilisant quelque chose comme Mentimeter ou Sli.do. Sinon, demandez-leur simplement ce qui, selon eux, a bien fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et prenez note de ce qu'ils disent.

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Comment faire en sorte que le retour d'information compte

Ne recueillez pas les commentaires des gens si vous n'avez pas l'intention d'y donner suite - c'est la première leçon importante. Classez par ordre de priorité les questions et préoccupations les plus importantes et élaborez un plan pour y répondre.

S'il s'agit d'une réunion récurrente, pensez à allouer du temps pour discuter du problème et voir s'il existe un moyen de le surmonter. Il peut s'agir d'un créneau dédié au début de la session pour une discussion ouverte ou d'un point spécifique de l'ordre du jour où un feedback spécifique est abordé.

Une autre chose à garder à l'esprit est que l'incorporation du feedback ne doit pas toujours être négative. Outre les plaintes et les problèmes, il faut également inclure de nouvelles idées et suggestions. Encouragez la participation active et l'engagement de tous les participants et assurez-vous de donner suite à toute personne ayant suggéré une idée que vous n'avez pas eu le temps d'explorer. Cela peut signifier utiliser votre calendrier pour leur permettre de réserver un moment avec vous après la réunion.

En plus du suivi, gardez une trace du retour d'information que vous avez reçu, afin de pouvoir mesurer son évolution dans le temps. Découvrez ce qui fonctionne, ce qui ne fonctionne pas et faites les ajustements nécessaires.

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Surmonter les défis

Tout cela peut sembler un peu trop facile, mais cela ne se fera pas sans difficultés.

Si vous avez des réunions de groupe que vous organisez depuis un certain temps, les gens risquent de résister au changement. Les êtres humains sont des créatures d'habitudes - nous sommes très facilement et rapidement fixés sur nos habitudes. C'est pourquoi il est important de communiquer clairement sur l'importance de l'intégration du retour d'information et sur les avantages qu'il présente pour l'équipe. Il est également important de s'assurer que vos collègues comprennent comment ce qu'ils disent sera utilisé et les changements auxquels ils peuvent s'attendre.

Pour tout dirigeant d'entreprise ou entrepreneur, le temps sera toujours un problème - surtout lorsqu'il s'agit de recueillir et d'analyser le feedback. Le de Doodle (https://doodle.com/en/product/polls/) est utile pour gérer votre productivité et automatiser votre planning. Cela devrait vous libérer suffisamment de temps pour vous permettre d'obtenir en priorité les informations dont vous avez besoin.

Enfin, la question est de savoir comment mesurer le succès. Pour certains aspects, ce sera facile. Prenez les choses qui peuvent être quantifiées - vous devriez voir les bonnes métriques évoluer dans le bon sens. Mais qu'en est-il des choses qui ne peuvent pas être mesurées ? Gardez une trace de ce que les gens disent et fixez des objectifs spécifiques pour y donner suite. Même s'il s'agit de quelque chose que vous ne pouvez pas mesurer, vous devriez commencer à voir les choses évoluer dans le bon sens si vous vous y prenez bien.

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