Iniziamo con una semplice domanda: cos'è Google Calendar? Forse non è una sorpresa, ma Google Calendar è uno strumento di gestione del tempo e di programmazione (https://doodle.com/en/scheduling-tool/) sviluppato da Google.

È un calendario digitale che consente agli utenti di creare e gestire eventi, programmare riunioni, impostare promemoria e condividere i propri calendari con altri. È possibile accedervi da qualsiasi dispositivo che si connetta al web o tramite le sue applicazioni mobili per iOS e Android.

Un calendario digitale è essenziale per rimanere organizzati nel mondo frenetico di oggi. Google Calendar offre un'interfaccia facile da usare per gestire eventi e attività e impostare promemoria per assicurarsi che nulla venga dimenticato. Inoltre, la possibilità di condividere i calendari con altri utenti consente di evitare di prenotare due volte gli eventi e di migliorare il coordinamento e la comunicazione con i team e i clienti. Se siete utenti di Gmail, il calendario si integra in modo nativo, rendendo facile la programmazione di eventi e riunioni. Vediamo come configurare il calendario di Google.

Come creare e gestire gli eventi?

È davvero facile creare eventi di Google Calendar.

Iniziate aprendo Google Calendar in un browser web o nell'applicazione mobile. Se non si dispone di un account Google, è necessario crearne uno.

Per creare un nuovo evento, trovare la data desiderata e fare clic sull'ora che si desidera prenotare nella visualizzazione del calendario. In alternativa, potete fare clic sul "+" nell'angolo in alto a sinistra. Si apriranno un paio di opzioni tra cui scegliere: evento, tempo di concentrazione e fuori ufficio.

Scegliere "Evento" e apparirà una casella al centro dello schermo. Inserire un titolo, il luogo e gli orari di inizio e fine. È inoltre possibile aggiungere ospiti, impostare promemoria e aggiungere videoconferenze, se necessario.

Per aggiungere ospiti, fare clic sulla sezione "Aggiungi ospiti" e inserire gli indirizzi e-mail delle persone che si desidera invitare. È anche possibile aggiungere ospiti dai propri contatti. Per farlo, digitate le prime lettere del loro nome o del loro indirizzo e-mail e apparirà una tendina con le opzioni disponibili.

I promemoria non sono chiamati promemoria in Google Calendar, ma si possono impostare. Cliccando su "Altre opzioni" in fondo al riquadro, si accede a una nuova pagina con tutti i dettagli dell'evento. Accanto alla campana, sotto il luogo della riunione, è presente una casella con la dicitura "Notifica". Facendo clic su questa casella e sulle opzioni di tempo accanto, è possibile personalizzare il momento in cui gli utenti vengono avvisati dell'evento. È anche possibile cambiare "Notifica" in "E-mail" e ricevere un promemoria via e-mail. Se si desidera inviare più di un promemoria, è sufficiente fare clic su "Aggiungi notifica" e apparirà una nuova riga.

Una volta fatto tutto questo, potete aggiungere una descrizione se volete che le persone abbiano un'idea del tema dell'evento. Non dimenticate di premere "Salva" in alto a destra.

È anche facile gestire gli eventi di Google Calendar. Per modificare un evento, fare clic su di esso e, quando appare la casella, selezionare la matita. A questo punto è possibile aggiornare i dettagli secondo le proprie esigenze. È possibile farlo anche facendo doppio clic sull'evento. Per eliminare una riunione, fare clic su di essa e selezionare il cestino. Per spostare un evento, fare clic e tenere premuto su di esso, quindi trascinarlo nella nuova data e ora.

Come utilizzare le diverse viste?

Google Calendar offre diverse visualizzazioni per gestire gli impegni nel modo desiderato.

Vista giornaliera: Questa vista mostra una ripartizione di ciò che accade in ogni ora del giorno. È utile per dare un'occhiata rapida alla vostra agenda e controllare cosa sta succedendo e per quanto tempo.

*Vista settimanale***:** Come la vista giornaliera, ma con i dettagli di ciò che accade nell'intera settimana. È utile per avere una visione d'insieme degli impegni della settimana e per pianificare il futuro.

*Vista mese***:** Consente di ingrandire la visualizzazione di ciò che accade nell'arco del mese.

*Vista calendario***:** Questa è un po' diversa dalle altre. Elenca tutto ciò che è presente nel calendario, separato per giorno e se si partecipa, si potrebbe partecipare o si è rifiutato.

È disponibile anche una visualizzazione per anno e una visualizzazione per cinque giorni, che è come la visualizzazione per settimana ma mostra solo i cinque giorni successivi.

Per passare da una visualizzazione all'altra e personalizzare il calendario, è possibile utilizzare le schede in alto a destra dello schermo. Utilizzare la visualizzazione più adatta alle proprie esigenze. Che sia giornaliera, settimanale o mensile, assicuratevi che vi aiuti a essere produttivi.

Come personalizzare la visualizzazione del calendario di Google?

La personalizzazione della vista di Google Calendar, ad esempio cambiando il colore degli eventi, può rendere l'agenda più facile da capire. È relativamente facile personalizzare le viste di Google Calendar.

Se non è già presente sul lato sinistro dello schermo, facendo clic sulle tre linee nell'angolo in alto a sinistra si aprirà un pannello di approfondimento. Da qui è possibile vedere il mese a colpo d'occhio, un riquadro "Incontro con..." che consente di trovare il tempo con i colleghi che utilizzano Google Calendar e le levette "Il mio calendario" per decidere cosa vedere. Ci sono anche alcuni approfondimenti per vedere quanto tempo si trascorre nelle riunioni.

Se si desidera utilizzare i codici colore di Google Calendar, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi evento per scegliere i colori e aggiungere un'etichetta, utile se si desidera raggruppare determinati eventi.