Comprenda a su público
Antes incluso de empezar a considerar programar su reunión, necesita saber quién va a estar allí. Es uno de los aspectos más importantes para asegurarse de que todo el mundo se mantiene centrado. Invitar a las personas equivocadas sólo conducirá a reuniones improductivas y conversaciones fuera de lugar.
Puede parecer una obviedad, pero empieza por saber a quién necesitas, no a quién quieres. Por mucho que sea agradable tener una cara amiga en una reunión, si no aporta valor, ¿para qué está ahí? Asegúrate de planificar con antelación -ya sea alguien de tu empresa o externo- y piensa en cómo su contribución hará avanzar la reunión.
Si eres autónomo, a menudo tendrás que reunirte con nuevos clientes. Merece la pena dedicar tiempo a averiguar un poco más sobre ellos y quién es la persona que toma las decisiones clave. Adapta tu discurso de ventas a lo que más les convenga para maximizar tus posibilidades de éxito. Si no estás seguro, siempre es útil hacer una encuesta para encontrar tiempo con un amigo y charlar sobre el tema.
Una vez que sepas con quién te vas a reunir, debes asegurarte de que conoces cuáles son tus expectativas. Por ejemplo, eres gestor de proyectos. ¿Qué resultados prácticos quieres obtener y poder hacer un seguimiento para que las cosas avancen?
También debe asegurarse de saber qué debe decir a los asistentes para que se preparen de antemano. Si hay informes concretos que leer o elementos específicos necesarios para participar, deben saberlo. Esto es especialmente importante cuando se trata de reuniones a distancia.
Reunir a la gente con las herramientas adecuadas
Ahora que ya sabes a quién tienes que convocar a la reunión, el reto es cómo hacerlo. Enviar y recibir correos electrónicos manualmente te parecerá un campo de minas interminable del que tendrás mucha suerte si consigues salir.
Doodle es una herramienta de programación que debería hacer esto mucho más fácil. Digamos que eres un empresario muy ocupado. Encuesta en grupo te permitirá seleccionar las horas que tienes libres para enviar a tus invitados y encontrar algo que funcione mejor para todos. Incluso puede enviar recordatorios automáticos que te asegurarán obtener las respuestas que necesitas y que nadie se pierda el evento.
Si eres un consultor autónomo y necesitas ser más flexible con la forma en que tus clientes se ponen en contacto contigo, Booking Page te lo pondrá fácil. Sólo tienes que elegir las horas que quieres tener libres y enviarles un enlace. Ellos reservarán la hora que les venga bien. Puedes hacer varias Páginas de Reservas para adaptarlas a una variedad de clientes, en las que pidas toda la información que necesites antes, lo que te permitirá prepararte según las necesidades.
El uso de una herramienta como Doodle también enlaza con tu calendario, por lo que nunca corres el riesgo de una doble reserva. Digamos que eres usuario de Google Calendar, conectarlo a Doodle significa que cuando ya tengas algo programado, nadie podrá reservar esa hora contigo.
Una aplicación de programación para empresas va a ser esencial para navegar por tu apretada agenda. Liberará mucho tiempo que normalmente se utilizaría yendo y viniendo con la gente. Esto significa que puedes centrarte en hacer crecer tu negocio.