Suggerimenti e trucchi per pianificare le riunioni in un luogo di lavoro remoto

Nel 1966, The Futurist pubblicò una newsletter che faceva previsioni sulla vita nel 2020. Dalle casalinghe che fanno la spesa in videochiamata alle persone pagate per non lavorare - dato che le macchine ne hanno eliminato la necessità - alcuni suggerimenti si avvicinano a un paragone ottimistico di 1984 di George Orwell.

Per quanto la tecnologia ci abbia aiutato negli ultimi anni, non ha eliminato il lavoro. Detto questo, lo ha reso più facile e il lavoro a distanza è solo uno dei modi. Tanto che, secondo un rapporto di Remote.com, due terzi delle aziende statunitensi prevedono di offrire modalità di lavoro a distanza o flessibili nei prossimi cinque anni.

Il lavoro flessibile è ottimo per aumentare la produttività e il morale del personale, ma come fare per essere sicuri di entrare in contatto con il proprio team, prendere decisioni efficaci e ottenere risultati aziendali? Ecco alcuni consigli per pianificare al meglio le riunioni con i dipendenti remoti.

Cominciamo con la programmazione.

Quando si tratta di programmare in un luogo di lavoro remoto, non si può sottovalutare quanto sia fondamentale una comunicazione chiara.

Stabilite un calendario coerente di riunioni schedule. Con tutti coloro che lavorano in tutto il mondo, i check-in con il vostro team vi aiutano ad assicurarvi di sapere cosa sta succedendo e vi aiutano a pianificare e prendere decisioni. Le riunioni ricorrenti non devono essere difficili da pianificare. Trovate un orario che vada bene per tutti e fissatelo con largo anticipo, in modo che le persone possano pianificarlo nella loro settimana. In questo modo tutti sapranno quando aspettarsi le riunioni, si ridurrà il numero di richieste dell'ultimo minuto e si farà in modo che tutti arrivino preparati.

Scegliete lo strumento videoconferenze che fa per voi. Esistono molte piattaforme di riunioni virtuali diverse, da Zoom a Google Meet. Ognuna di esse offre caratteristiche diverse, quindi assicuratevi di scegliere quella che funziona meglio per le esigenze del vostro team, è facile da usare e si integra nel vostro flusso di lavoro.

Strumenti come Doodle possono aiutarvi a programmare le riunioni e a ridurre le email per trovare un orario che vada bene per tutti. Per esempio, come manager, potete creare una Pagina di prenotazione che permetta al vostro team di collegarsi con voi, ma solo quando siete liberi.

Rilevamento del fuso orario. Se i membri del team si trovano in diverse parti del mondo, è fondamentale conoscere i diversi fusi orari. Doodle è in grado di farlo automaticamente, contribuendo a rendere la programmazione ancora più fluida. Fate un sondaggio e scoprite quanto è facile.