Come mantenere tutti sulla stessa pagina durante la programmazione delle riunioni

Nel 1896, gli abitanti di Detriot assistettero a uno spettacolo: un'invenzione che avrebbe cambiato il mondo. In una mattina di giugno, Henry Ford guidò il suo primo veicolo a quattro ruote chiamato il Quadricolo. Non sapeva che questa invenzione avrebbe portato alla fondazione della Ford Motor Company e a miliardi di automobili in tutto il mondo.

Parlando di affari, Ford disse notoriamente: "Unirsi è un inizio, restare uniti è un progresso, lavorare insieme è un successo". Se siete un amministratore delegato, un dirigente, un libero professionista o un manager, sapete che lavorare con gli altri è fondamentale per ottenere risultati. Ecco perché ciò che Ford dice qui è importante. Si possono fare tutte le riunioni del mondo, ma la produttività è solo l'inizio. Quindi, come si fa a mantenere le persone sulla stessa pagina quando la programmazione delle riunioni online? Scopriamolo.

Capire il proprio pubblico

Prima ancora di iniziare a pensare di programmare la riunione, è necessario sapere chi sarà presente. È uno degli aspetti più importanti per assicurarsi che tutti rimangano concentrati. Invitare le persone sbagliate porterà solo a riunioni improduttive e a conversazioni fuori strada.

Può sembrare un'ovvietà, ma iniziate a individuare chi vi serve, non chi volete. Per quanto possa essere piacevole avere un volto amichevole in una riunione, se non aggiunge valore, perché è lì? Assicuratevi di pianificare in anticipo - che si tratti di qualcuno della vostra azienda o di un esterno - e pensate a come il loro contributo farà progredire la riunione.

Se siete liberi professionisti, vi capiterà spesso di incontrare nuovi clienti. Vale la pena di dedicare un po' di tempo a scoprire qualcosa di più su di loro e su chi è la persona che prende le decisioni chiave. Adattate la vostra proposta di vendita a ciò che funziona meglio per loro, per massimizzare le vostre possibilità di successo. Se non siete sicuri, è sempre utile fare un sondaggio per trovare il tempo di parlarne con un amico.

Una volta che sapete con chi dovete incontrarvi, dovete essere sicuri di sapere quali sono le vostre aspettative. Ad esempio, siete un project manager. Quali sono i risultati concreti che volete ottenere e su cui volete poter fare seguito per far progredire le cose?

Dovete anche assicurarvi di sapere cosa dovete dire ai partecipanti per prepararvi in anticipo. Se ci sono relazioni particolari da leggere o elementi specifici necessari per partecipare, devono saperlo. Questo è particolarmente importante quando si tratta di riunioni a distanza.

Riunire le persone con gli strumenti giusti

Ora sapete chi dovete far partecipare alla riunione, la sfida è come. Mandare avanti e indietro manualmente le e-mail sembrerà un campo minato infinito dal quale sarete molto fortunati a trovare la via d'uscita.

Doodle è uno strumento di programmazione che dovrebbe rendere tutto questo molto più semplice. Supponiamo che siate un imprenditore impegnato. Sondaggio di gruppo vi permetterà di selezionare gli orari in cui siete liberi di inviare gli inviti per trovare qualcosa che vada bene per tutti. Può anche inviare promemoria automatici per assicurarsi di ottenere le risposte necessarie e che nessuno si perda l'evento.

Se siete consulenti freelance e avete bisogno di essere più flessibili nel modo in cui i vostri clienti si mettono in contatto con voi, Pagina prenotazioni lo renderà facile. Basta scegliere gli orari in cui volete essere liberi e inviare loro un link. Saranno loro a prenotare l'orario che preferiscono. È possibile creare più pagine di prenotazione per soddisfare una varietà di clienti, in cui si richiedono tutte le informazioni necessarie in anticipo, consentendo di prepararsi in base alle esigenze.

L'utilizzo di uno strumento come Doodle si collega anche al vostro calendario, in modo da non rischiare mai una doppia prenotazione. Se siete utenti di Google Calendar, collegarlo a Doodle significa che quando avete qualcosa di già programmato, nessuno potrà prenotare quell'ora con voi.

Un'app di programmazione per le aziende sarà essenziale per gestire i vostri impegni. Libererà molto tempo che normalmente verrebbe utilizzato per andare avanti e indietro con le persone. In questo modo potrete concentrarvi sulla crescita della vostra attività.

Definire un'agenda

Avete fatto i preparativi, avete scelto chi vi serve e avete prenotato l'ora in cui riunirvi. E poi? Se volete che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, dovete avere un ordine del giorno della riunione.

Oltre a far conoscere ai vostri invitati qualsiasi lettura precedente alla riunione, un ordine del giorno farà in modo che sappiano di cosa si parlerà e che si limitino agli argomenti pertinenti. Un grande errore che spesso si commette è quello di avere un piano in testa, ma di non comunicarlo. Assicuratevi di scrivere ciò che verrà trattato e di inviarlo quando la riunione di gruppo è confermata.

È anche essenziale mantenere l'ordine del giorno al punto. Una breve descrizione di ogni argomento e l'ordine di priorità sono fondamentali per assicurarsi di affrontare le cose veramente necessarie. Se è possibile, includete chi parlerà di ogni sezione o dove si parla delle azioni da intraprendere. I tempi possono essere utili anche se sapete di avere poco tempo a disposizione, cosa che può accadere spesso se dovete programmare con molte persone.

Infine, assicuratevi di consentire il feedback della riunione su ciò che volete trattare. Potreste aver dimenticato qualcosa che è fondamentale per ciò che volete trattare. Questo aiuta anche a rafforzare l'idea che siete aperti a una discussione onesta.

Più efficienza

Anche con le migliori intenzioni, le riunioni possono uscire facilmente dai binari. C'è sempre spazio per renderle più produttive, soprattutto per mantenere le persone sulla stessa lunghezza d'onda.

Non abbiate paura di usare la tecnologia per facilitare le riunioni. Se volete che un esperto si colleghi da remoto, utilizzate uno strumento di videoconferenza. Oppure prendete in considerazione una lavagna digitale dove i partecipanti possono aggiungere note adesive al piano della riunione per facilitare il follow-up.

Anche il modo in cui vi comportate durante la riunione è importante per ottenere buoni risultati. Siate aperti e accoglienti per incoraggiare la partecipazione attiva. Stabilite delle regole di base per lo svolgimento della riunione e assicuratevi che anche la persona più silenziosa nella stanza abbia la possibilità di contribuire. In questo modo il team collaborerà in modo efficace.

Non abbiate paura di avere un timer e di far proseguire le discussioni. A volte non è possibile decidere tutto in una riunione. Siate pronti a spostare gli argomenti in un follow-up che può essere fatto con le persone interessate dopo. Potete anche usare Doodle per pianificare un rapido sondaggio.