Connaître ses priorités et avoir un plan
Nous avons tous connu ces jours où l'on a l'impression de ramer en vain à contre-courant. Quelle que soit la vitesse à laquelle vous essayez de faire les choses, il y a toujours plus à faire. Sur un lieu de travail chargé, la gestion du temps est essentielle à la réussite.
La première étape, avant toute autre chose, consiste à identifier vos priorités. Si vous ne savez pas ce qui est important à la fois pour la journée et à plus long terme, comment pouvez-vous savoir où porter votre attention ? Commencez par dresser une liste de tout ce que vous devez faire. Il ne s'agit pas nécessairement de ce que vous allez faire aujourd'hui (nous y reviendrons plus tard), mais plutôt d'examiner les différents projets auxquels vous participez ou les choses qui entrent dans votre champ d'action au cours d'un trimestre donné.
Avec votre liste en main, classez tout en trois groupes : urgent, important et agréable à avoir/à faire. Dans le premier groupe, les tâches urgentes sont celles qui nécessitent une attention immédiate. Les tâches importantes sont celles qui contribuent au succès à long terme de votre entreprise, mais vous disposez d'un certain temps pour les accomplir. Les tâches agréables sont exactement cela et, si vous êtes trop occupé, elles doivent être déléguées ou éliminées.
Maintenant que vous avez trié vos priorités, il est temps de planifier votre journée. Un plan quotidien vous aidera à rester sur la bonne voie et à éviter les distractions. Prenez les éléments de votre colonne urgente et regardez ce qui doit être fait ce jour-là. Placez-les en tête de votre plan. Si vous avez plusieurs choses à faire, évaluez des éléments comme l'impact pour décider de l'ordre dans lequel les faire. Une fois que vous avez fait cela, ajoutez les autres tâches en suivant un processus similaire. Assurez-vous que vous programmez suffisamment de temps pour les tâches importantes d'abord, avant de passer aux moins importantes.
Essayez de ne pas passer trop de temps à créer votre plan. Avec le temps, vous trouverez un rythme qui vous convient. La mise en place d'un plan vous aidera à vous sentir plus maître de la situation, ce qui peut réduire le stress et augmenter la productivité. N'oubliez pas de garder votre plan flexible. Des urgences peuvent survenir et il est important de pouvoir adapter votre plan en conséquence.
La technologie est votre amie
On a souvent l'impression qu'il existe de plus en plus d'applications pour tout ce que nous faisons dans la vie. Qu'il s'agisse de programmer une réunion avec des amis ou de votre supermarché préféré, comment faire pour déterminer celles dont vous avez besoin et celles dont vous n'avez pas besoin ?
La question clé que vous devez vous poser est la suivante : est-ce que cela me facilite la vie ? Si ce n'est pas le cas, pourquoi l'utilisez-vous ? Dans un lieu de travail très actif, nous pensons que certains outils peuvent être utiles :
Un système de billetterie. Recherchez un outil qui vous aide à décomposer les projets en morceaux gérables que vous pouvez attribuer aux membres de votre équipe. Vous pouvez ainsi gérer votre charge de travail plus efficacement, vous assurer que les projets sont livrés à temps et avoir des contrôles réguliers avec l'équipe pour vous assurer que les choses restent sur la bonne voie.
Un outil de planification. Une application de planification pour les entreprises comme Doodle est essentielle pour reprendre le contrôle de votre journée. Par exemple, Page de réservation vous permet de définir vos disponibilités et de les partager avec un seul lien. Cela signifie que si quelqu'un doit réserver du temps avec vous, tout ce que vous faites est d'envoyer le lien et ils choisissent un créneau qui leur convient. C'est simple. En supprimant les allers-retours d'e-mails, vous pouvez vous concentrer sur des tâches plus importantes.
*Il s'agit d'une application qui fonctionne en arrière-plan de votre ordinateur et qui suit la façon dont vous passez votre temps. Sur une base hebdomadaire ou quotidienne, elle peut produire un rapport pour vous indiquer les sites Web/activités sur lesquels vous passez le plus de temps. Vous pouvez alors adapter vos habitudes en conséquence pour augmenter la productivité.