Conheça suas prioridades e tenha um plano
Todos nós já tivemos aqueles dias em que parece que você está remando sem frutos contra a maré. Não importa a rapidez com que você tente fazer as coisas cada vez mais, cada vez mais você entra. Em um local de trabalho ocupado, a gestão do tempo é crucial para o sucesso.
O primeiro passo, antes de fazer qualquer outra coisa, é identificar suas prioridades. Se você não sabe o que é importante tanto para aquele dia como a longo prazo, como pode saber onde colocar sua atenção? Comece por fazer uma lista de tudo o que você precisa fazer. Isto não é necessariamente o que você vai fazer hoje (chegaremos a isso mais tarde), mas sim olhar para os diferentes projetos em que você tem interesse ou coisas que se enquadram em seu escopo em um determinado trimestre.
Com sua lista em mãos, categorize tudo em três grupos: urgente, importante e agradável de ter/ fazer. Qualquer coisa no primeiro/urgente grupo são aquelas tarefas que requerem atenção imediata. Tarefas importantes são aquelas que contribuem para o sucesso a longo prazo de seu negócio, mas você tem algum tempo para chegar a elas. As tarefas agradáveis são exatamente isso e, se você estiver muito ocupado, deve ser delegado ou eliminado.
Agora que você tem suas prioridades ordenadas, é hora de planejar seu dia. Um plano diário vai ajudá-lo a manter-se no caminho certo e evitar distrações. Pegue os itens de sua coluna urgente e veja o que precisa ser feito naquele dia. Ponha isso no topo de seu plano. Se você tiver várias coisas, pondere coisas como impacto para decidir que ordem fazer. Depois de ter feito isso, acrescente as outras tarefas seguindo um processo semelhante. Certifique-se de que você está agendando tempo suficiente para tarefas importantes primeiro, antes de passar para tarefas menos importantes.
Tente não gastar muito tempo criando seu plano. Com o tempo, você vai encontrar um ritmo que funciona para você. Ter um plano pronto ajudará você a se sentir mais no controle, o que pode reduzir o estresse e aumentar a produtividade. Lembre-se de manter seu plano flexível. Emergências podem surgir e é importante ser capaz de ajustar seu plano de acordo.
Tech é seu amigo
Muitas vezes pode parecer que existem mais e mais aplicações para tudo o que fazemos em nossas vidas. A partir de agendamento uma reunião com amigos para seu supermercado favorito, como você começa a trabalhar naqueles que precisa e quais não precisa?
A chave que você deve procurar para se perguntar é - isso facilita minha vida? Se não, por que você a está usando? Em um local de trabalho ocupado, há alguns que achamos que podem ajudar:
Um sistema de bilhetagem. Procure algo que ajude a dividir os projetos em pedaços gerenciáveis que você possa designar para os membros de sua equipe. Você pode administrar sua carga de trabalho de forma mais eficaz, certificar-se de que as coisas sejam entregues a tempo e ter check-in-ins regulares com a equipe para garantir que as coisas permaneçam nos trilhos.
Uma ferramenta de programação. Uma aplicação de agendamento para negócios como Doodle é a chave para retomar o controle de seu dia. Por exemplo Booking Page permite definir sua disponibilidade e compartilhá-la com um único link. Isto significa que se alguém tiver que reservar tempo com você, tudo o que você faz é enviar o link e eles escolhem um espaço que funcione para eles. Simples. A remoção do e-mail para frente e para trás permite que você se concentre em tarefas mais importantes.
*Isto é algo que roda no fundo do seu computador e rastreia como você gasta seu tempo. Em uma base semanal ou diária, ele pode produzir um relatório para que você saiba em quais websites/atividades você gasta mais tempo. Você pode então ajustar seus hábitos de acordo com aumentar a produtividade.