Znaczenie informacji zwrotnej podczas planowania spotkań

W Przemówienie wygłoszone podczas uroczystości ukończenia studiów na Uniwersytecie Stanforda w 2005 roku, były dyrektor generalny firmy Apple, Steve Jobs, powiedział: „Jedynym sposobem na osiągnięcie doskonałości w pracy jest miłość do tego, co się robi. Jeśli jeszcze tego nie znalazłeś, szukaj dalej. Nie zadowalaj się byle czym. Tak jak w przypadku wszystkich spraw sercowych, po prostu poczujesz, kiedy to znajdziesz”. Miał rację. Znalezienie czegoś, co cię pasjonuje, sprawia, że praca nie wydaje się pracą.

Ale co zrobimy, gdy znajdziemy tę wymarzoną pracę? To przecież nie może być koniec drogi, prawda? Na co jeszcze można skierować swoją uwagę, motywację i energię?

Rozwój osobisty jest ważny niezależnie od tego, gdzie pracujemy. Jest ważny dla Ciebie, Twoich współpracowników i Twojej firmy. Uzyskiwanie informacji zwrotnej to świetny sposób na osiągnięcie tego celu. Nie tylko pomoże Ci to stać się bardziej wszechstronną osobą, ale także sprawi, że Twoi pracownicy poczują się wysłuchani – co przełoży się na większą wydajność. Spotkania stanowią kluczowy element codziennej pracy każdego dyrektora generalnego, członka kadry kierowniczej czy przedsiębiorcy planowanie, przyjrzyjmy się, jak możemy wykorzystać opinie, aby Twoja strona naprawdę się wyróżniała.

Dlaczego opinie są ważne

Jeśli chodzi o planowanie spotkań, uwzględnienie opinii innych może przynieść naprawdę spore korzyści.

Po pierwsze, poprawia to komunikację i współpracę w zespole. Pytając współpracowników, interesariuszy lub pracowników o opinię na temat danego spotkania, można lepiej zrozumieć, co powinni z niego wynieść. Oznacza to, że spotkania grupowe, rozmowy i spotkania są bardziej produktywne, skuteczne i wydajne, ponieważ skupiasz się na tym, co naprawdę ważne, i nie rozpraszają Cię nieistotne kwestie.

Zauważysz również, że podejmowanie decyzji stanie się łatwiejsze. Informacje zwrotne zapewnią Ci szerszy wachlarz pomysłów i punktów widzenia, co oznacza, że przed podjęciem ostatecznej decyzji będziesz mógł rozważyć wszystkie aspekty danej kwestii. Ponadto, gdy członkowie zespołu czują, że ich głos jest brany pod uwagę, a ich wkład jest doceniany, chętniej akceptują podejmowane przez ciebie decyzje. Będą zaplanować z wyprzedzeniem na swoje spotkania i angażuj się, mając świadomość, że to ma znaczenie.

To prowadzi nas do ostatniej kwestii. Pracownicy, którzy czują, że ktoś ich słucha, będą wykazywać większą odpowiedzialność i zaangażowanie w to, co robią. Będą też bardziej zadowoleni ze swojej pracy i mniej skłonni do wypalić się. Gdy pracownicy będą mieli pewność, że mogą zwrócić się do Ciebie ze swoimi obawami lub propozycjami zmian, będą czuli się pewniej w wykonywaniu swoich obowiązków. Podczas spotkań będą zabierać głos, co powinno przyczynić się do zwiększenia efektywności osiągania wyników.

Jak zebrać opinie

Skoro już wiemy, dlaczego informacja zwrotna jest potrzebna, to w jaki sposób zebrać odpowiednie informacje, aby faktycznie coś zmienić?

Po spotkaniu ankieta dotycząca ustalania harmonogramu Ankieta lub kwestionariusz to dobry sposób na uzyskanie szybkiej reakcji na to, co właśnie się wydarzyło.

Załóżmy, że pracujesz z dużą grupą osób i zwracasz się do nich w Spotkania indywidualne nie zawsze będzie to praktyczne rozwiązanie. Szybka ankieta pozwoli ci trzymać rękę na pulsie i upewnić się, że zmierzasz we właściwym kierunku. Poza tym to świetny sposób na uzyskanie anonimowych opinii, co może się przydać, jeśli niektórzy członkowie twojego zespołu niechętnie wyrażają swoje zdanie osobiście.

Jeśli chcesz uzyskać anonimowe opinie, możesz skorzystać z formularzy połączonych z Kalendarz Google konto, aby utworzyć kilka pytań, i po prostu nie prosić o podawanie żadnych danych umożliwiających identyfikację, takich jak adres e-mail czy imię i nazwisko.

Oczywiście spotkania indywidualne lub grupy fokusowe to zawsze świetne rozwiązanie, jeśli naprawdę chcesz uzyskać lub potrzebujesz tak szczegółowych opinii. Korzystanie z aplikacja do planowania dla firm może pomóc Ci znaleźć termin dogodny dla wszystkich.

Jeśli właśnie zakończyłeś duże spotkanie, podział na mniejsze grupy, a nawet indywidualne rozmowy, może sprawić, że wszyscy poczują się swobodniej, dzieląc się swoimi przemyśleniami i opiniami – bez konieczności robienia tego przed dużą grupą.

Na koniec, jeśli utworzyłeś plik porządek obrad, warto przeznaczyć trochę czasu na zbieranie opinii na bieżąco. Pozwól uczestnikom wspólnie ocenić spotkanie za pomocą narzędzi takich jak Mentimeter czy Sli.do. Możesz też po prostu zapytać ich, co ich zdaniem się sprawdziło, a co nie, i zanotować ich uwagi.

Jak sprawić, by opinie miały znaczenie

Nie zbieraj opinii od innych, jeśli nie zamierzasz na ich podstawie podjąć żadnych działań – to pierwsza ważna lekcja. Ustal priorytety wśród najważniejszych poruszonych kwestii i obaw, a następnie opracuj plan ich rozwiązania.

Jeśli to jest cykliczne spotkanie, warto rozważyć przeznaczenie trochę czasu na omówienie tej kwestii i sprawdzenie, czy da się ją rozwiązać. Może to być specjalnie wyznaczony czas na początku sesji przeznaczony na swobodną dyskusję lub konkretny punkt porządku obrad, w ramach którego omówione zostaną konkretne uwagi.

Warto również pamiętać, że uwzględnianie opinii nie zawsze musi mieć charakter negatywny. Oprócz skarg i problemów obejmuje to również nowe pomysły i sugestie. Zachęcaj wszystkich uczestników do aktywnego udziału i zaangażowania oraz pamiętaj o skontaktowaniu się z każdą osobą, która zaproponowała pomysł, którego nie masz czasu przeanalizować. Może to oznaczać wykorzystanie kalendarz planowania aby umożliwić im umówienie się z Tobą na spotkanie po zakończeniu zebrania.

Oprócz działań następczych należy na bieżąco śledzić otrzymane opinie, aby z czasem móc ocenić postępy. Należy ustalić, co się sprawdza, a co nie, i wprowadzić niezbędne zmiany.

Pokonywanie wyzwań

Może to wszystko wydawać się nieco zbyt proste, ale nie obejdzie się bez pewnych wyzwań.

Jeśli masz spotkania grupowe gdy projekt działa już od jakiegoś czasu, ludzie mogą wykazywać opór przed zmianami. Ludzie są istotami przywiązanymi do swoich nawyków – bardzo łatwo i szybko przyzwyczajamy się do dotychczasowych sposobów działania. Dlatego ważne jest, aby jasno przekazać, jak istotne jest uwzględnianie informacji zwrotnej oraz jakie korzyści przyniesie to zespołowi. Ważne jest również upewnienie się, że współpracownicy rozumieją, w jaki sposób ich opinie zostaną wykorzystane oraz jakich zmian mogą się spodziewać.

Dla każdego menedżera czy przedsiębiorcy czas zawsze będzie stanowił problem – zwłaszcza jeśli chodzi o zbieranie i analizowanie opinii. Aplikacja Doodle narzędzie do śledzenia dostępności pomaga w zarządzaniu wydajnością i automatyzacji harmonogramu. Dzięki temu powinieneś zyskać wystarczająco dużo czasu, by skupić się przede wszystkim na pozyskiwaniu potrzebnych informacji.

Na koniec pojawia się pytanie: jak mierzyć sukces? W niektórych przypadkach będzie to łatwe. Weźmy na przykład rzeczy, które da się wyrazić liczbowo – w takich przypadkach odpowiednie wskaźniki powinny zmieniać się w pożądanym kierunku. A co z tym, czego nie da się zmierzyć? Śledź opinie ludzi i ustal konkretne cele podjąć odpowiednie działania. Nawet jeśli jest to coś, czego nie da się zmierzyć, jeśli postępujesz właściwie, powinieneś zacząć dostrzegać pozytywne zmiany.