A importância do feedback quando reuniões de planejamento

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Bobby Rae

Bobby Rae

Updated: 3 de ago. de 2023

Feddback session

Em 2005 Stanford commencement speech, o ex-CEO da Apple Steve Jobs disse: "A única maneira de se fazer um grande trabalho é amar o que se faz. Se você ainda não o encontrou, continue procurando. Não se contente. Como com todos os assuntos do coração, você saberá quando o encontrar". Ele estava certo. Encontrar algo pelo qual você é apaixonado significa que o trabalho não parece ser trabalho.

Mas o que fazemos quando encontramos aquele trabalho de sonho? Certamente isso não pode ser o fim da estrada? A que mais você pode voltar seu foco, dirigir e energia?

O desenvolvimento pessoal é importante, não importa onde trabalhamos. Para você, seus colegas e sua empresa. Obter feedback é uma ótima maneira de conseguir isso. Não só pode ajudá-lo a se tornar uma pessoa mais completa, mas seu pessoal se sentirá escutado - levando a uma maior produtividade. Com as reuniões uma parte fundamental de qualquer CEO, executivo ou empresário diariamente agendamento, vejamos como podemos usar o feedback para fazer o seu brilhar.

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Por que o feedback é importante

Quando se trata de planejar reuniões, a incorporação de feedback pode ter alguns benefícios bastante grandes.

Para começar, melhora a comunicação e a colaboração dentro de sua equipe. Quando você pergunta a colegas, partes interessadas ou funcionários o que eles pensam de uma sessão, você é capaz de entender melhor o que eles precisam para poder tirar. Isto significa que reuniões de grupo, entrevistas e catch-ups são mais produtivos, eficazes e eficientes porque você se concentra nas coisas que importam e não se distrai com tangentes.

Você também descobrirá que sua tomada de decisão se torna mais fácil. O feedback lhe dará uma gama maior de idéias e perspectivas, o que significa que você pode pensar em todos os lados de uma discussão antes de fazer uma escolha final. Além disso, quando os membros da equipe sentem que suas vozes estão sendo ouvidas e sua contribuição é valorizada, é mais provável que eles se associem às decisões que você toma. Eles irão planejar com antecedência para suas reuniões e contribuirão sabendo que isso é importante.

Isto nos leva ao nosso último ponto. Os funcionários que se sentem escutados terão maior responsabilidade e propriedade pelas coisas que fazem. Eles também ficarão mais felizes em seus empregos e menos propensos a burn out. Quando estiverem confiantes de que podem vir até você com preocupações ou sugestões de mudança, sentir-se-ão mais confiantes em fazer seu trabalho. Nas reuniões, eles se manifestam, o que deve melhorar a eficiência da entrega de resultados.

Como obter feedback

Agora sabemos por que o feedback é necessário, como reunimos as informações corretas para realmente fazer a diferença?

Um pós-encontro survey for scheduling um acompanhamento ou questionário é bom para obter uma reação rápida ao que acabou de acontecer.

Digamos que você esteja trabalhando com um grande grupo de pessoas, falar com elas em 1:1 reuniões não será sempre prático. Uma pesquisa rápida permite que você mantenha o dedo no pulso e se certifique de que está indo na direção certa. Além disso, é uma ótima maneira de obter feedback anônimo, o que pode ser útil se alguns membros de sua equipe estiverem hesitantes em falar pessoalmente.

Se o feedback anônimo é o que você deseja, você pode usar seus Formulários vinculados a uma conta Google Calendar para criar algumas perguntas e simplesmente não pedir nenhuma informação de identificação, como e-mail ou nome.

Naturalmente, reuniões 1:1 ou grupos de foco são sempre ótimas se você realmente quer ou precisa desse feedback detalhado. Usando um aplicativo de agendamento para negócios pode ajudar você a encontrar um tempo para todos.

Se você acabou de concluir uma grande reunião, dividir-se em grupos menores ou até mesmo em reuniões individuais pode permitir que todos se sintam mais confortáveis para compartilhar seus pensamentos e opiniões - sem ter que fazê-lo na frente de um grande grupo.

Finalmente, se você criou uma meeting agenda, você pode agendar algum tempo para um feedback em tempo real. Deixe as pessoas marcarem a reunião como um grupo usando algo como Mentimeter ou Sli.do. Alternativamente, simplesmente pergunte-lhes o que acharam que funcionou bem, o que não funcionou e tome nota do que eles dizem.

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Como fazer valer esse feedback

Não colete feedback das pessoas se você não vai agir sobre isso - essa é a primeira lição importante. Dê prioridade às questões e preocupações mais importantes levantadas e trabalhe em um plano para resolvê-las.

Se for uma reunião recorrente, então pense em reservar algum tempo para falar sobre o assunto e ver se há uma maneira de superá-lo. Este poderia ser um espaço de tempo dedicado no início da sessão para discussão aberta ou um item específico da agenda onde um feedback específico é abordado.

Outra coisa a ter em mente é que a incorporação de feedback nem sempre tem que ser negativa. Além de reclamações e problemas, isso também significa incluir novas idéias e sugestões. Incentivar a participação ativa e o engajamento de todos os participantes e garantir o acompanhamento de qualquer pessoa que tenha sugerido uma idéia que não tenha tempo de explorar. Isto pode significar usar seu calendário de agendamento para deixá-los reservar algum tempo com você após a reunião.

Assim como o acompanhamento, acompanhe o feedback recebido, para que seu progresso possa ser medido ao longo do tempo. Descubra o que está funcionando, o que não está e faça os ajustes necessários.

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Superar desafios

Tudo isso pode parecer um pouco fácil demais, mas não virá sem seus desafios.

Se você tiver reuniões de grupo que você tenha corrido por algum tempo, as pessoas podem ser resistentes à mudança. Os seres humanos são criaturas de hábitos - nós nos colocamos muito fácil e rapidamente em nossos caminhos. É por isso que é importante comunicar claramente que a incorporação de feedback é importante e os benefícios que terá para a equipe. Também é importante garantir que seus colegas entendam como o que eles dizem será usado e as mudanças que eles podem esperar ver.

Para qualquer executivo ou empresário, o tempo sempre será um problema - especialmente quando se trata de reunir e analisar o feedback. O Doodle availability tracker é útil na gestão de sua produtividade e na automatização de sua agenda. Isto deve liberar tempo suficiente para que você possa priorizar a obtenção das informações necessárias.

Finalmente, a questão é como você mede o sucesso? Para alguns aspectos, será fácil. Pegue coisas que podem ser quantificadas - você deve ver as métricas certas se moverem da maneira correta. Mas e quanto às coisas que não podem ser medidas? Mantenha-se a par do que as pessoas dizem e estabeleça metas específicas para agir de acordo com isso. Mesmo que seja algo que não possa ser medido, você deve começar a ver as coisas se moverem em uma direção positiva, se você estiver fazendo isso corretamente.

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