Vikten av återkoppling vid planering av möten

I en Tal vid Stanfords examensceremoni 2005, sa Apples före detta vd Steve Jobs: ”Det enda sättet att göra ett fantastiskt arbete är att älska det man gör. Om du inte har hittat det än, fortsätt att leta. Nöj dig inte med mindre. Precis som med alla hjärtefrågor kommer du att känna när du har hittat det.” Han hade rätt. När man hittar något man brinner för känns arbetet inte som arbete.

Men vad gör vi när vi hittar vårt drömjobb? Det kan väl inte vara slutet på resan? Vad mer kan man rikta sin uppmärksamhet, sin drivkraft och sin energi mot?

Personlig utveckling är viktigt oavsett var vi arbetar. För dig, dina kollegor och ditt företag. Att få feedback är ett utmärkt sätt att uppnå detta. Det kan inte bara hjälpa dig att bli en mer välrounded person, utan dina medarbetare kommer också att känna sig hörda – vilket leder till ökad produktivitet. Eftersom möten är en viktig del av vardagen för alla VD:ar, chefer och entreprenörer schemaläggning, låt oss se hur vi kan använda feedback för att få just din att lysa.

Varför feedback är viktigt

När det gäller att planera möten kan det ge stora fördelar att ta hänsyn till synpunkter.

Till att börja med förbättrar det kommunikationen och samarbetet inom ditt team. När du frågar kollegor, intressenter eller medarbetare vad de tycker om ett möte får du en bättre förståelse för vad de behöver för att kunna dra nytta av det. Det innebär att gruppmöten, intervjuer och uppföljningar blir mer produktiva, effektiva och ändamålsenliga eftersom du fokuserar på det som är viktigt och inte distraheras av sidospår.

Du kommer också att märka att det blir lättare att fatta beslut. Feedback ger dig ett bredare spektrum av idéer och perspektiv, vilket innebär att du kan överväga alla aspekter av en diskussion innan du fattar ett slutgiltigt beslut. Dessutom, när teammedlemmarna känner att deras röster blir hörda och att deras synpunkter värdesätts, är det mer troligt att de ställer sig bakom de beslut du fattar. De kommer att planera i förväg till era möten och bidra med vetskapen om att det spelar roll.

Detta leder oss till vår sista punkt. Medarbetare som känner sig lyssnade på tar större ansvar och engagemang för det de gör. De kommer också att trivas bättre på jobbet och är mindre benägna att bränna ut sig. När de känner sig trygga nog att vända sig till dig med synpunkter eller förslag på förändringar, kommer de att känna sig mer självsäkra i sitt arbete. Under mötena tar de till orda, vilket bör bidra till att resultaten uppnås mer effektivt.

Hur man samlar in synpunkter

Nu när vi vet varför feedback är nödvändigt, hur samlar vi då in rätt information för att verkligen åstadkomma en förändring?

Efter mötet enkät för schemaläggning En uppföljning eller ett frågeformulär är ett bra sätt att få en snabb reaktion på det som just har hänt.

Anta att du arbetar med en stor grupp människor och talar till dem på 1:1-möten är inte alltid det mest praktiska. En snabb enkät gör att du kan hålla fingret på pulsen och se till att du är på rätt väg. Dessutom är det ett utmärkt sätt att få anonym feedback, vilket kan vara användbart om vissa i ditt team tvekar att säga vad de tycker ansikte mot ansikte.

Om du vill ha anonym feedback kan du använda dina formulär som är kopplade till en Google Kalender skapa ett konto för att ställa några frågor och helt enkelt inte be om några personuppgifter, såsom e-postadress eller namn.

Naturligtvis är 1:1-möten eller fokusgrupper alltid ett utmärkt sätt om man verkligen vill ha eller behöver så detaljerad feedback. Att använda en schemaläggningsapp för företag kan hjälpa dig att hitta en tid som passar alla.

Om du just har avslutat ett stort möte kan det vara bra att dela upp deltagarna i mindre grupper eller till och med ha enskilda samtal, så att alla känner sig mer bekväma med att dela med sig av sina tankar och åsikter – utan att behöva göra det inför en stor grupp.

Slutligen, om du har skapat en dagordning för mötet, kan du avsätta lite tid för feedback i realtid. Låt deltagarna betygsätta mötet gemensamt med hjälp av ett verktyg som Mentimeter eller Sli.do. Alternativt kan du helt enkelt fråga dem vad de tyckte fungerade bra och vad som inte fungerade, och anteckna vad de säger.

Hur man får feedbacken att göra skillnad

Samla inte in synpunkter från andra om du inte tänker agera utifrån dem – det är den första viktiga lärdomen. Prioritera de viktigaste frågorna och synpunkterna som har framförts och utarbeta en plan för att ta itu med dem.

Om det är en återkommande möte, överväg då att avsätta lite tid för att diskutera frågan och se om det finns något sätt att lösa den. Det kan handla om en särskild tidslucka i början av mötet för en öppen diskussion eller en specifik punkt på dagordningen där man tar upp konkret feedback.

En annan sak att tänka på är att feedback inte alltid behöver vara negativ. Förutom klagomål och problem handlar det också om att ta till sig nya idéer och förslag. Uppmuntra alla deltagare att delta aktivt och engagera sig, och se till att följa upp med alla som har kommit med ett förslag som du inte hinner gå in på närmare. Det kan innebära att du använder din schemaläggningskalender så att de kan boka in en tid hos dig efter mötet.

Förutom uppföljningen bör du även hålla koll på den feedback du har fått, så att du kan mäta utvecklingen över tid. Ta reda på vad som fungerar och vad som inte fungerar, och gör de justeringar som behövs.

Övervinna utmaningar

Det här kanske låter lite för enkelt, men det kommer inte att vara helt utan utmaningar.

Om du har gruppmöten Eftersom ni har arbetat på det här sättet ett tag kan det hända att folk är motvilliga till förändring. Människor är vanedjur – vi fastnar väldigt lätt och snabbt i våra invanda mönster. Därför är det viktigt att tydligt förmedla att det är viktigt att ta till sig feedback och vilka fördelar det kommer att ha för teamet. Det är också viktigt att se till att dina kollegor förstår hur det de säger kommer att användas och vilka förändringar de kan förvänta sig.

För alla företagsledare och entreprenörer kommer tiden alltid att vara ett problem – särskilt när det gäller att samla in och analysera synpunkter. Doodle tillgänglighetsövervakare är till hjälp när det gäller att hantera din produktivitet och automatisera din schemaläggning. Detta bör frigöra tillräckligt med tid för att du ska kunna prioritera att skaffa den information du behöver.

Slutligen är frågan: hur mäter man framgång? För vissa aspekter är det enkelt. Ta till exempel saker som går att kvantifiera – då bör man se att de rätta nyckeltalen utvecklas i rätt riktning. Men hur är det med saker som inte går att mäta? Håll koll på vad folk säger och sätt upp konkreta mål att agera utifrån det. Även om det är något som inte går att mäta bör du börja se att saker och ting utvecklas i positiv riktning om du gör det på rätt sätt.