Zarządzanie czasem w intensywnym środowisku pracy

Od samych początków telewizji programy kulinarne są popularnym zjawiskiem w ramówce dziennej. Tam, gdzie poradniki dotyczące przygotowywania idealnych domowych deserów ustąpiły miejsca programom takim jak Hell’s Kitchen oraz „Masterchef” – nadal dominują one w telewizji i w naszych ulubionych serwisach streamingowych.

Sposób, w jaki uczestnicy muszą walczyć z czasem, aby przygotować zwycięską potrawę, wykazuje uderzające podobieństwo do tego, jak wielu z nas musi zmagać się, by zdążyć wykonać wszystkie zadania w danym tygodniu. Jeśli nie jest to niekończący się strumień e-maili, to są to ludzie planowanie spotkań lub ciągłe prośby o informacje na temat postępów w projekcie i terminów realizacji.

Jak więc lepiej zarządzać swoim czasem, żeby nie czuć się aż tak przytłoczonym? Sprawdźmy to.

Określ swoje priorytety i przygotuj plan

Wszyscy mieliśmy takie dni, kiedy czujemy się, jakbyśmy bezskutecznie walczyli z prądem. Bez względu na to, jak szybko staramy się załatwić sprawy, wciąż pojawia się coraz więcej zadań. W intensywnym środowisku pracy zarządzanie czasem ma kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu.

Pierwszym krokiem, zanim zrobisz cokolwiek innego, jest określ swoje priorytety. Jeśli nie wiesz, co jest ważne zarówno w danym dniu, jak i w dłuższej perspektywie, skąd masz wiedzieć, na czym skupić swoją uwagę? Zacznij od sporządzenia listy wszystkiego, co musisz zrobić. Niekoniecznie chodzi o to, co zamierzasz zrobić dzisiaj (do tego wrócimy później) – chodzi o przeanalizowanie różnych projektów, w które jesteś zaangażowany, lub spraw, które wchodzą w zakres twoich obowiązków w danym kwartale.

Mając listę pod ręką, podziel wszystko na trzy grupy: pilne, ważne i „miło by było mieć/zrobić”. Wszystko, co znajduje się w pierwszej grupie (pilne), to zadania wymagające natychmiastowej uwagi. Zadania ważne to te, które przyczyniają się do długoterminowego sukcesu Twojej firmy, ale masz trochę czasu, aby się nimi zająć. Zadania, które „byłoby miło wykonać”, są właśnie tym – i jeśli jesteś zbyt zajęty, należy je delegować lub wyeliminować.

Skoro już ustaliłeś swoje priorytety, czas zaplanować dzień. Plan dzienny pomoże ci trzymać się obranego kursu i uniknąć rozpraszania uwagi. Wybierz zadania z kolumny „pilne” i sprawdź, co musisz zrobić tego dnia. Umieść je na początku planu. Jeśli masz kilka zadań, rozważ takie czynniki jak ich znaczenie, aby zdecydować, w jakiej kolejności je wykonać. Gdy to zrobisz, dodaj pozostałe zadania, postępując w podobny sposób. Upewnij się, że planowanie najpierw poświęcić wystarczająco dużo czasu na ważne zadania, a dopiero potem zająć się tymi mniej ważnymi.

Staraj się nie poświęcać zbyt wiele czasu na opracowywanie planu. Z czasem znajdziesz rytm, który będzie Ci odpowiadał. Posiadanie planu pomoże Ci poczuć większą kontrolę nad sytuacją, co może zmniejszyć stres i zwiększyć wydajność. Pamiętaj, aby Twój plan był elastyczny. Mogą zdarzyć się sytuacje awaryjne i ważne jest, aby móc odpowiednio dostosować swój plan.

Technologia to twój przyjaciel

Często można odnieść wrażenie, że pojawia się coraz więcej aplikacji do wszystkiego, czym zajmujemy się w życiu. Od planowanie Wybierasz się z przyjaciółmi do ulubionego supermarketu – jak w ogóle zacząć ustalać, które produkty są ci potrzebne, a które nie?

Najważniejsze pytanie, jakie powinieneś sobie zadać, brzmi: czy to ułatwia mi życie? Jeśli nie, to dlaczego z tego korzystasz? W intensywnym środowisku pracy jest kilka rozwiązań, które naszym zdaniem mogą okazać się pomocne:

System sprzedaży biletów. Poszukaj rozwiązania, które pomoże Ci podzielić projekty na łatwe do opanowania części, które następnie będziesz mógł przydzielić członkom swojego zespołu. Dzięki temu będziesz mógł skuteczniej zarządzać swoim obciążeniem pracą, zadbać o terminową realizację zadań oraz mieć regularne spotkania współpracować z zespołem, aby zapewnić, że wszystko przebiega zgodnie z planem.

Narzędzie do planowania. A aplikacja do planowania dla firm jak Doodle ma kluczowe znaczenie dla odzyskania kontroli nad swoim dniem. Na przykład Booking Page pozwala ustawić dostępność i udostępnić ją za pomocą jednego linku. Oznacza to, że jeśli ktoś chce umówić się z Tobą na spotkanie, wystarczy, że wyślesz mu link, a on wybierze dogodny dla siebie termin. To proste. Dzięki wyeliminowaniu wymiany e-maili możesz skupić się na ważniejszych zadaniach.

Aplikacja, która tylko marnuje czas. Jest to program działający w tle na komputerze, który śledzi, jak spędzasz czas. Co tydzień lub codziennie może generować raport, dzięki któremu dowiesz się, na jakich stronach internetowych lub podczas jakich czynności spędzasz najwięcej czasu. Następnie możesz odpowiednio dostosować swoje nawyki, aby zwiększyć wydajność.

Powiedz „nie” i powstrzymaj się przed wykonywaniem wielu zadań naraz

Nie zawsze jest to łatwe, zwłaszcza gdy w biurze panuje duży ruch, ale wykonywanie wielu zadań jednocześnie może stanowić największą przeszkodę dla wydajności. Badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne pokazuje, że wielozadaniowość może obniżyć wydajność nawet o 40 procent. Kiedy próbujesz wykonywać kilka zadań naraz, nie jesteś w stanie poświęcić każdemu z nich pełnej uwagi. Prowadzi to do błędów i prawdopodobnie sprawi, że wykonanie zadań zajmie ci więcej czasu niż gdybyś skupiał się na jednym zadaniu na raz.

Unikaj wykonywania wielu zadań jednocześnie, skupiając się na swoim planie dnia. Ustaliliście priorytety nie bez powodu, więc zacznijcie od pierwszego punktu na liście i realizujcie kolejne zadania po kolei. Nie tylko zwiększyć wydajność, ale wszystko, co robisz, powinno być również lepszej jakości.

Zastanów się nad tym planowanie trochę „czasu na skupienie”, aby wyeliminować czynniki rozpraszające uwagę. Powinno to obejmować wyciszenie powiadomień z poczty elektronicznej oraz unikanie mediów społecznościowych.

Z wielozadaniowością wiąże się umiejętność odmowy. Wszyscy chcemy podejmować nowe wyzwania, ale należy znać swoje ograniczenia i wyznaczać granice. Trzeba realistycznie oceniać, ile jesteśmy w stanie zrobić. Choć nie chcemy rozczarować klientów i współpracowników, branie na siebie zbyt wielu obowiązków wpłynie negatywnie na nasze zdrowie psychiczne i może ostatecznie doprowadzić do wypalenie zawodowe.

Wierzcie lub nie, ale istnieje „skuteczny” sposób na odmowę. Wasza odpowiedź musi być jasna i bezpośrednia. Wyjaśnijcie, dlaczego nie możecie podjąć się dodatkowych obowiązków, i zaproponujcie alternatywne rozwiązanie. Może to być wskazanie innej osoby, która ma więcej dostępność lub zaproponować, że uwzględnisz to w planach na następny kwartał. Odmowa nie jest oznaką słabości i nie powinieneś czuć się winny z tego powodu.

Deleguj zadania. Po to właśnie jest twój zespół

Dla lidera umiejętność delegowania zadań ma ogromne znaczenie dla osiągnięcia sukcesu. Zaufanie do zespołu, który stworzyłeś, i przekonanie, że wykona on powierzone zadania, pozwoli ci uniknąć przeciążenia, a członkom zespołu umożliwi rozwijanie umiejętności i poszerzanie kompetencji. Skuteczne delegowanie zadań w ten sposób możesz zrobić więcej w krótszym czasie.

Jak już wspomnieliśmy wcześniej, zacznij od ustalenia, jakie zadania możesz delegować. Z pewnością będą to głównie zadania z listy „miło by było”, ale mogą to być również zadania o kluczowym znaczeniu dla firmy. Na przykład, jeśli w Twoim zespole jest osoba posiadająca konkretne umiejętności, warto rozważyć powierzenie jej jakiegoś zadania.

Gdy już zdecydujesz, kto powinien zająć się danym zadaniem, upewnij się, że planowanie poświęć im trochę czasu, aby to z nimi omówić. Jasno wyjaśnij, co mają zrobić, jaki jest termin realizacji oraz gdzie mogą znaleźć wsparcie, jeśli nie od ciebie. Pomocne może być również przedstawienie im, jak to zadanie wpisuje się w szersze cele firmy.

Kiedy już się rozkręcą, koniecznie zadbaj o to, by mieć regularne spotkania aby upewnić się, że wszystko przebiega zgodnie z planem i nie ma żadnych problemów. Pozwól im zwrócić się do Ciebie i zachęcaj do otwartej dyskusji, aby uniknąć nieoczekiwanych trudności lub opóźnień.

Nie zapomnij docenić ich sukcesów i zachęcić ich do przekaż opinię w zależności od Twojego stylu zarządzania.