व्यस्त कार्यस्थल में अपने समय का प्रबंधन

टेलीविजन के शुरुआती दिनों से ही, कुकिंग शो दिन के समय का एक लोकप्रिय चलन रहे हैं। जहाँ घर पर परफेक्ट डेज़र्ट बनाने के गाइड्स ने जैसे शो को रास्ता दे दिया है नरक की रसोई और मास्टरशेफ़, वे अभी भी टीवी चैनलों और हमारे पसंदीदा स्ट्रीमिंग ऐप्स पर छाए हुए हैं।

जिस तरह प्रतियोगियों को विजेता व्यंजन तैयार करने के लिए समय के खिलाफ जंग लड़नी पड़ती है, वह कई मायनों में उस संघर्ष से मिलता-जुलता है जो हमें किसी भी सप्ताह में अपना सारा काम पूरा करने के लिए करना पड़ता है। अगर ईमेलों की अनंत धारा नहीं होती, तो लोग होते हैं। बैठकों का समय तय करना या परियोजना अपडेट और डिलीवरी के लिए लगातार अनुरोध।

तो आप अपने समय का प्रबंधन कैसे कर सकते हैं ताकि आप इतने अभिभूत महसूस न करें? आइए जानें।

अपनी प्राथमिकताओं को जानें और एक योजना बनाए रखें।

हम सभी ने ऐसे दिन देखे हैं जब ऐसा लगता है कि आप व्यर्थ ही लहरों के खिलाफ पैडल मार रहे हैं। आप जितनी तेजी से काम करने की कोशिश करते हैं, उतना ही अधिक काम आ जाता है। एक व्यस्त कार्यस्थल में सफलता के लिए समय प्रबंधन अत्यंत महत्वपूर्ण है।

सबसे पहला कदम, इससे पहले कि आप कुछ और करें, है अपनी प्राथमिकताओं की पहचान करेंयदि आपको यह नहीं पता कि उस दिन और दीर्घकालिक रूप से क्या महत्वपूर्ण है, तो आप यह कैसे जान सकते हैं कि अपना ध्यान कहाँ केंद्रित करना है? सबसे पहले उन सभी कामों की एक सूची बनाएं जिन्हें आपको करना है। यह जरूरी नहीं कि आप आज ही ये काम करेंगे (हम उस पर बाद में आएंगे); यह उन विभिन्न परियोजनाओं को देखने के बारे में है जिनमें आपकी हिस्सेदारी है या जो किसी भी तिमाही में आपके दायरे में आते हैं।

अपनी सूची हाथ में लेकर, सभी कार्यों को तीन समूहों में वर्गीकृत करें: तात्कालिक, महत्वपूर्ण और करना/होना अच्छा। पहले/तत्काल समूह में आने वाले कार्य वे हैं जिन्हें तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है। महत्वपूर्ण कार्य वे हैं जो आपके व्यवसाय की दीर्घकालिक सफलता में योगदान करते हैं, लेकिन इन्हें पूरा करने के लिए आपके पास कुछ समय है। 'nice-to-have' कार्य ठीक वैसे ही हैं, और यदि आप बहुत व्यस्त हैं तो इन्हें सौंप देना या हटा देना चाहिए।

अब जब आपकी प्राथमिकताएँ तय हो चुकी हैं, तो अपने दिन की योजना बनाने का समय आ गया है। एक दैनिक योजना आपको सही राह पर बने रहने और विचलनों से बचने में मदद करेगी। अपने 'तत्काल' कॉलम से आइटम लें और देखें कि उस दिन क्या-क्या करना है। उसे अपनी योजना में सबसे ऊपर रखें। यदि आपके पास कई काम हैं, तो प्रभाव जैसे कारकों का मूल्यांकन करके तय करें कि उन्हें किस क्रम में करना है। इसके बाद, इसी तरह की प्रक्रिया अपनाते हुए अन्य कार्य जोड़ें। सुनिश्चित करें कि आप अनुसूचीकरण कम महत्वपूर्ण कार्यों पर आगे बढ़ने से पहले, महत्वपूर्ण कार्यों के लिए पर्याप्त समय।

अपनी योजना बनाने में बहुत अधिक समय न लगाएँ। समय के साथ, आपको एक ऐसा लय मिल जाएगा जो आपके लिए काम करेगा। एक योजना होने से आपको अधिक नियंत्रण का एहसास होगा, जिससे तनाव कम हो सकता है और उत्पादकता बढ़ाएँअपनी योजना को लचीला बनाए रखना याद रखें। आपात स्थिति उत्पन्न हो सकती है और इसलिए अपनी योजना को तदनुसार समायोजित करना महत्वपूर्ण है।

टेक आपका दोस्त है

अक्सर ऐसा महसूस होता है कि हमारे जीवन में हम जो कुछ भी करते हैं, उसके लिए दिन-ब-दिन और भी अधिक ऐप्स उपलब्ध हो रहे हैं। से अनुसूचीकरण दोस्तों के साथ मिलने से लेकर अपने पसंदीदा सुपरमार्केट तक, आप यह कैसे पता लगाना शुरू करेंगे कि आपको किन चीज़ों की ज़रूरत है और किनकी नहीं?

आपको खुद से जो मुख्य बात पूछनी चाहिए, वह यह है – क्या इससे मेरी ज़िंदगी आसान हो रही है? अगर नहीं, तो आप इसका इस्तेमाल क्यों कर रहे हैं? एक व्यस्त कार्यस्थल में, हमें लगता है कि ये कुछ चीज़ें मददगार हो सकती हैं:

एक टिकटिंग प्रणाली। ऐसी कोई चीज़ खोजें जो आपको परियोजनाओं को प्रबंधनीय हिस्सों में विभाजित करने में मदद करे जिन्हें आप अपनी टीम के सदस्यों को सौंप सकें। आप अपने कार्यभार को अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं, सुनिश्चित कर सकते हैं कि चीजें समय पर पूरी हों और आपके पास नियमित जाँच टीम के साथ यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सही राह पर बना रहे।

एक अनुसूचीकरण उपकरण। एक व्यवसाय के लिए शेड्यूलिंग ऐप जैसा Doodle यह आपके दिन पर फिर से नियंत्रण पाने की कुंजी है। उदाहरण के लिए बुकिंग पेज यह आपको अपनी उपलब्धता निर्धारित करने और एक ही लिंक के माध्यम से साझा करने की सुविधा देता है। इसका मतलब है कि अगर किसी को आपके साथ समय बुक करना हो, तो आपको बस लिंक भेजना है और वे अपने लिए उपयुक्त स्लॉट चुन लेते हैं। सरल। ईमेल के बार-बार आदान-प्रदान को हटाकर आप अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

समय बर्बाद करने वाला ऐप। यह आपके कंप्यूटर की पृष्ठभूमि में चलने वाला एक प्रोग्राम है जो यह ट्रैक करता है कि आप अपना समय कैसे बिताते हैं। साप्ताहिक या दैनिक आधार पर, यह एक रिपोर्ट तैयार कर सकता है जो आपको बताती है कि आप किन वेबसाइटों/गतिविधियों पर सबसे अधिक समय व्यतीत करते हैं। आप फिर अपनी आदतों को उसी के अनुसार समायोजित कर सकते हैं। उत्पादकता बढ़ाएँबिंदु

न कहें और एक साथ कई काम करने की इच्छा का विरोध करें।

यह हमेशा आसान नहीं होता, खासकर जब आपका कार्यालय व्यस्त हो, लेकिन एक साथ कई काम करना उत्पादकता के लिए सबसे बड़ी बाधा हो सकती है। अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन द्वारा अनुसंधान यह दर्शाता है कि मल्टीटास्किंग आपकी उत्पादकता को 40 प्रतिशत तक कम कर सकती है। जब आप एक साथ कई कार्य करने की कोशिश करते हैं, तो आप प्रत्येक कार्य पर अपना पूरा ध्यान नहीं दे पाते। इससे त्रुटियाँ होती हैं और संभवतः आपको काम पूरा करने में अधिक समय लगता है, बजाय इसके कि आप एक समय में एक कार्य पर ध्यान केंद्रित करें।

अपनी दैनिक योजना पर ध्यान केंद्रित करके मल्टीटास्किंग से बचें। आपने प्राथमिकताएँ एक कारण से तय की हैं, इसलिए अपनी सूची के शीर्ष से शुरू करें और प्रत्येक कार्य को एक-एक करके पूरा करें। न केवल आप उत्पादकता बढ़ाएँ, लेकिन जो कुछ भी आप करते हैं, वह भी उच्च गुणवत्ता का होना चाहिए।

सोचिए अनुसूचीकरण विक्षेपों को दूर करने के लिए कुछ 'फोकस समय'। इसमें आपके ईमेल सूचनाओं को म्यूट करना और सोशल मीडिया से बचना शामिल होना चाहिए।

मल्टीटास्किंग के साथ-साथ 'ना' कहने की क्षमता भी आती है। हम सभी नई चुनौतियाँ स्वीकार करना चाहते हैं, लेकिन अपनी सीमाएँ जानें और सीमाएँ निर्धारित करें। हमें यथार्थवादी होना चाहिए कि हम कितना कर सकते हैं। जिस तरह हम ग्राहकों और सहकर्मियों को निराश नहीं करना चाहते, वैसे ही बहुत अधिक काम लेने से आपकी मानसिक सेहत पर असर पड़ेगा और अंततः यह बर्नआउट.

चाहे आप विश्वास करें या न करें, 'ना' कहने का एक 'प्रभावी' तरीका है। आपको अपनी प्रतिक्रिया में स्पष्ट और सीधा होना चाहिए। बताएं कि आप अधिक जिम्मेदारियाँ क्यों नहीं ले सकते और एक वैकल्पिक समाधान पेश करें। यह किसी ऐसे व्यक्ति का सुझाव दे सकता है जिसके पास अधिक उपलब्धता या इसे अपनी अगली तिमाही की योजना में शामिल करने की पेशकश करना। 'नहीं' कहना कोई कमजोरी नहीं है और आपको ऐसा कहने पर दोषी महसूस नहीं करना चाहिए।

प्रत्यायित करें। आपकी टीम इसी के लिए है।

एक नेता के रूप में, काम सौंपना सीखना सफलता के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। आपने जो टीम बनाई है, उस पर भरोसा करके कार्य पूरे करवाना ही वह तरीका है जिससे आप खुद पर अत्यधिक बोझ नहीं डालेंगे और आपकी टीम अपनी क्षमताओं में विकास कर सकेगी। प्रभावी ढंग से कार्य सौंपना कम समय में अधिक काम पूरा करने का तरीका है।

जैसा कि हमने पहले चर्चा की थी, शुरुआत करें यह पता लगाने से कि आप कौन-सी चीज़ें सौंप सकते हैं। ये निश्चित रूप से आपकी 'चाहने योग्य' सूची की अधिकांश चीज़ें होंगी, लेकिन कुछ व्यावसायिक रूप से महत्वपूर्ण कार्य भी हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी टीम में कोई ऐसा व्यक्ति है जिसके पास विशेष कौशल है, तो उसके लिए कोई कार्य संभालना समझदारी होगी।

एक बार जब आप यह तय कर लें कि कोई कार्य किसे सौंपना है, तो सुनिश्चित करें कि आप अनुसूचीकरण उनके साथ इस पर चर्चा करने के लिए कुछ समय निकालें। उन्हें स्पष्ट रूप से बताएं कि उन्हें क्या करना है, अंतिम तिथि क्या है, और यदि सहायता आपके पास नहीं है तो वे कहां से सहायता प्राप्त कर सकते हैं। यह भी उपयोगी हो सकता है कि आप उन्हें बताएं कि यह व्यापक व्यावसायिक लक्ष्यों में कैसे फिट बैठता है।

जब वे चल पड़ें, तो सुनिश्चित करें कि आपके पास हो। नियमित जाँच यह सुनिश्चित करने के लिए कि सब कुछ सही दिशा में है और कोई समस्या नहीं है। उन्हें आपसे संपर्क करने दें और किसी भी अप्रत्याशित चुनौती या देरी से बचने के लिए खुली चर्चा को प्रोत्साहित करें।

सफलता को पहचानना और उन्हें प्रोत्साहित करना न भूलें। प्रतिक्रिया दें आपकी प्रबंधन शैली पर।