Att hantera sin tid på en hektisk arbetsplats

Ända sedan televisionens barndom har matlagningsprogram varit ett populärt fenomen under dagtid. Där program som visar hur man lagar perfekta desserter hemma har ersatts av program som Hell’s Kitchen och Masterchef – de dominerar fortfarande tv-utbudet och våra favoritappar för strömning.

Det sätt på vilket tävlingsdeltagarna måste kämpa mot klockan för att laga en vinnande rätt påminner påfallande mycket om hur många av oss måste kämpa för att hinna med allt arbete under en vanlig vecka. Om det inte är en ändlös ström av e-postmeddelanden, så är det människor planera möten eller ständiga förfrågningar om projektuppdateringar och leveranser.

Hur kan du då hantera din tid på ett bättre sätt för att inte känna dig fullt så överväldigad? Låt oss ta reda på det.

Ha klart för dig vad som är viktigt och ha en plan

Vi har alla upplevt sådana dagar när det känns som om man förgäves kämpar mot strömmen. Oavsett hur snabbt man än försöker hinna med, så dyker det upp allt fler uppgifter. På en hektisk arbetsplats är tidshantering avgörande för framgång.

Det första steget, innan du gör något annat, är att bestäm vilka prioriteringar du har. Om du inte vet vad som är viktigt både för just den dagen och på längre sikt, hur ska du då kunna veta vad du ska lägga din uppmärksamhet på? Börja med att göra en lista över allt du behöver göra. Det här är inte nödvändigtvis det du ska göra idag (det kommer vi till senare), utan det handlar om att se över de olika projekt du är delaktig i eller saker som faller inom ditt ansvarsområde under ett visst kvartal.

Med din lista till hands ska du dela in allt i tre grupper: brådskande, viktigt och trevligt att ha/göra. Allt i den första gruppen, det vill säga det brådskande, är uppgifter som kräver omedelbar uppmärksamhet. Viktiga uppgifter är sådana som bidrar till ditt företags långsiktiga framgång, men som du har lite tid på dig att ta itu med. Det som är trevligt att ha är precis det, och om du har för mycket att göra bör dessa uppgifter delegeras eller strykas.

Nu när du har ordnat dina prioriteringar är det dags att planera din dag. En dagsplan hjälper dig att hålla dig på rätt spår och undvika distraktioner. Ta upp punkterna från din kolumn för brådskande ärenden och se vad som behöver göras just den dagen. Sätt det högst upp på din plan. Om du har flera saker, väg in faktorer som påverkan för att bestämma i vilken ordning du ska göra dem. När du har gjort det lägger du till de andra uppgifterna på samma sätt. Se till att du schemaläggning tillräckligt med tid för att först ta itu med de viktiga uppgifterna, innan man går vidare till de mindre viktiga.

Försök att inte lägga för mycket tid på att utarbeta din plan. Med tiden kommer du att hitta en rytm som passar dig. Att ha en plan på plats hjälper dig att känna att du har bättre kontroll, vilket kan minska stressen och öka produktiviteten. Tänk på att hålla din plan flexibel. Det kan uppstå oförutsedda händelser och det är viktigt att kunna anpassa planen efter omständigheterna.

Tekniken är din vän

Det kan ofta kännas som om det finns fler och fler appar för allt vi gör i våra liv. Från schemaläggning När du ska handla med vännerna på din favoritbutik – hur ska man ens börja ta reda på vilka varor man behöver och vilka man inte behöver?

Den viktigaste frågan du bör ställa dig är: Gör det här mitt liv enklare? Om inte, varför använder du det då? På en hektisk arbetsplats finns det några saker som vi tror kan vara till hjälp:

Ett biljettsystem. Leta efter något som hjälper dig att dela upp projekt i hanterbara delar som du kan fördela mellan medlemmarna i ditt team. På så sätt kan du hantera din arbetsbelastning mer effektivt, se till att uppgifterna levereras i tid och få regelbundna avstämningar tillsammans med teamet för att se till att allt går enligt plan.

Ett verktyg för schemaläggning. A schemaläggningsapp för företag som Doodle är avgörande för att återta kontrollen över din dag. Till exempel Booking Page gör att du kan ange din tillgänglighet och dela den via en enda länk. Det innebär att om någon behöver boka tid hos dig behöver du bara skicka länken, så väljer de själva ett tidsfönster som passar dem. Enkelt. Genom att slippa mejlväxlingen kan du fokusera på viktigare uppgifter.

En app som är slöseri med tid. Det här är ett program som körs i bakgrunden på din dator och registrerar hur du använder din tid. Varje vecka eller varje dag kan det skapa en rapport som visar vilka webbplatser och aktiviteter du lägger mest tid på. Du kan sedan anpassa dina vanor därefter för att öka produktiviteten.

Säg nej och motstå frestelsen att göra flera saker samtidigt

Det är inte alltid lätt, särskilt när det är fullt upp på kontoret, men att göra flera saker samtidigt kan vara det största hindret för produktiviteten. Forskning utförd av American Psychological Association visar att multitasking kan minska din produktivitet med upp till 40 procent. När du försöker utföra flera uppgifter samtidigt kan du inte ägna varje uppgift din fulla uppmärksamhet. Detta leder till misstag och innebär sannolikt att du måste lägga ner mer tid på att få saker gjorda än om du istället fokuserade på en uppgift i taget.

Undvik att göra flera saker samtidigt genom att fokusera på din dagliga plan. Du har prioriterat av en anledning, så börja längst upp på listan och arbeta dig igenom varje uppgift i tur och ordning. Du kommer inte bara att öka produktiviteten, men allt du gör bör också hålla en högre kvalitet.

Tänk på schemaläggning lite ”fokustid” för att undvika distraktioner. Det innebär att du stänger av e-postaviseringarna och undviker sociala medier.

Något som går hand i hand med multitasking är förmågan att säga nej. Vi vill alla ta oss an nya utmaningar, men det är viktigt att känna till sina gränser och sätta tydliga gränser. Man måste vara realistisk när det gäller hur mycket man faktiskt kan klara av. Även om vi inte vill göra kunder och kollegor besvikna, kommer det att påverka din mentala hälsa om du tar på dig för mycket, och det kan i slutändan leda till utbrändhet.

Tro det eller ej, men det finns ett ”effektivt” sätt att säga nej. Du måste vara tydlig och rak i ditt svar. Förklara varför du inte kan ta på dig fler uppgifter och föreslå en alternativ lösning. Det kan till exempel handla om att föreslå någon annan som har mer tillgänglighet eller erbjuda dig att ta med det i din planering för nästa kvartal. Det är ingen svaghet att säga nej, och du ska inte känna dig skyldig för att du säger det.

Delegera. Det är ju det ditt team är till för

Som ledare är det oerhört viktigt att lära sig att delegera för att lyckas. Genom att lita på att det team du har byggt upp klarar av att utföra uppgifterna ser du till att du inte överbelastar dig själv och att de kan utveckla sina färdigheter och växa i sina roller. Att delegera på ett effektivt sätt är hur du kan hinna med mer på kortare tid.

Som vi diskuterade tidigare bör du börja med att ta reda på vilka uppgifter du kan delegera. Det kommer säkert att handla om de flesta sakerna på din lista över ”bra att ha”, men det kan också röra sig om vissa verksamhetskritiska uppgifter. Om du till exempel har någon i ditt team som besitter särskilda färdigheter kan det vara lämpligt att låta den personen ta hand om vissa uppgifter.

När du väl har bestämt vem som ska ta hand om en uppgift, se till att du schemaläggning Ägna lite tid åt dem för att diskutera saken. Förklara tydligt vad de behöver göra, när uppgiften ska vara klar och var de kan få hjälp om de inte kan få det av dig. Det kan också vara bra att ge dem en uppfattning om hur detta passar in i de övergripande verksamhetsmålen.

När de sätter igång, se till att ha regelbundna avstämningar för att se till att allt går enligt plan och att det inte uppstår några problem. Låt dem vända sig till dig och uppmuntra till en öppen diskussion för att undvika oväntade utmaningar eller förseningar.

Glöm inte att uppmärksamma framgångar och uppmuntra dem att ge feedback på din ledarstil.